Раздел 1.

КРАТКИЕ СВЕДЕНИЯ

ПО ПРОЕКТИРОВАНИЮ БАЗ ДАННЫХ

Назначение базы данных

MS Access - это система управление базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде. Access дает возможность автоматизировать часто выполняемые операции. MS Access - это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и облегчить выполнение работы. Таблицу MS Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере.

База данных – именованная совокупность структурированных данных предметной области, хранящаяся на материальном носителе.

Структурирование данных – процесс объединения данных по определенным параметрам.

Система MS Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов.

Работа с мастерами

Мастер – специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет за несколько минут выполнить рутинную работу. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта без какого-либо вмешательства. В данной программе имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Контекстно-зависимая справка и Помощник

Справочная система фирмы Microsoft является лучшей среди аналогичных программ. Она дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Помимо этого справочная система имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки.

Структура таблицы и типы данных

Все составляющие базы данных, таблицы, формы, отчеты, запросы и объекты хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных, является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Таблица состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, какого типа данных будут содержаться в каждом поле.

Тип данных Описание

Текстовый текст или числа, не требующие проведения (значение по умолчанию) расчетов, например номера телефонов (до 255

знаков)

Числовой числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов

Дата/время для хранения информации о дате и времени

Денежный денежные значения и числовые данные до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части

Поле МЕМО для хранения комментариев до 65535 символов

Счетчик специальное числовое поле, в котором автоматически присваивается уникальный порядковый номер каждой записи.

Гиперссылка строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу или к странице; дополнительный адрес

Мастер подстановок создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений их другой таблицы.