Управление рисками на предприятии

Для получения максимальной отдачи от затрат на управление рисками важно иметь единое видение процесса управления рисками в масштабе всего предприятия.

Создание культуры управления рисками

Хотя лишь очень немногие организации отрицают необходимость управления рисками в своих проектах, большинство из них испытывают затруднения при попытках полноценного внедрения превентивного подхода к управлению рисками. Зачастую они могут произвести оценку рисков на начальном этапе каждого проекта, но оказываются не в состоянии продолжить этот процесс на последующих этапах.

Двумя основными причинами этого являются:

• Напряженный временной график работы проектной группы.

• Опасение, что повышенное внимание к рискам снизит энтузиазм заказчика или даже создаст у него негативное впечатление.

Первопричина этих воззрений проста: нередко менеджеры сами не понимают того вклада, который управление рисками вносит в проект. В результате они не выделяют достаточно времени для управления рисками (впрочем, такие менеджеры часто не выделяют достаточно времени и для другой управленческой деятельности). Затем, при возникновении дополнительных временных, бюджетных или иных ограничений, они приносят в жертву прежде всего упомянутые мероприятия по управлению рисками.

Поэтому особенно важно удостовериться в том, что все заинтересованные стороны хорошо понимают важность управления рисками. Это дает возможность сформировать культуру, в которой управление рисками занимает достойное место. Практикой многих коллективов подтверждена значимость следующих шагов, направленных на институциализацию управления рисками на предприятии:

• Обеспечьте поддержку управления рисками со стороны спонсоров.

• Ищите совета менеджеров, обладающих значительным опытом и глубокими знаниями в области управления рисками.

• Объясните всем заинтересованным сторонам важность управления рисками и возможные потери в случае его отсутствия.

• Обучите ядро менеджерского состава управлению рисками. Эти люди смогут предложить ролевые модели и рекомендации для остальных работников. Эффективным подходом к обучению управлению рисками является сочетание теоретических семинаров с практикой, предоставляемой реальными проектами.

• Приглашайте все заинтересованные стороны на мероприятия по анализу опыта, связанного с рисками, и обеспечьте их доступ ко всей отчетности.

• Введите схему поощрения членов проектной группы, эффективно выявляющих риски и/или работающих над ними.

• Убедитесь, что проектные группы учитывают риски в календарном планировании и при принятии ключевых решений.

• Собирайте отзывы заинтересованных сторон проекта об эффективности процесса управления рисками. Регулярно анализируйте и при необходимости пересматривайте этот процесс с целью обеспечения существенности и ощутимости его вклада в проект.

• Вознаграждайте выявляющих риски членов проектных групп.

Управление портфелем проектов

Организации, осуществляющие много проектов, могут значительно выиграть от процесса управления рисками, охватывающего весь портфель проектов. Выгода обычно состоит в следующем:

• Ресурсы и усилия могут быть распределены между проектами в соответствии с возникающими в них рисками.

• Каждый, кто осуществляет управление рисками на уровне проекта, имеет возможность эскалации своих вопросов и получения “внешнего” для проекта мнения о его рисках.

• Используя опыт коллег, проектные группы могут быстрее самосовершенствоваться.

• Для каждого проекта осуществляется контроль процесса управления рисками.

Заметим, что анализ рисков в рамках всего портфеля дополняет оценку рисков, производимую каждой из проектных групп. Проводящая анализ рисков портфеля группа не имеет должных знаний о конкретном проекте, чтобы определить его риски. Также она не обладает временем, необходимым для проведения мер по предотвращению рисков. Однако эта группа может внести свой вклад в анализ и планирование рисков.

Поскольку упомянутая аналитическая группа обычно состоит из более опытных менеджеров, ее члены могут использовать свои знания для помощи проектным группам в определении значимости тех или иных рисков в процессе приоритезации. Эти менеджеры могут также рекомендовать эффективные и проверенные опытом стратегии предотвращения рисков и смягчения их последствий.

Ниже приводятся рекомендации по управлению рисками портфеля проектов:

• Заручитесь поддержкой исполнительного руководства компании. Регулярно предоставляйте “наверх” отчеты о новых данных и извлеченных уроках, полученных в процессе анализа рисков портфеля проектов.

• Планируйте собрания заблаговременно. В идеале, планируйте их регулярно в такие дни, когда смогут присутствовать большинство руководителей проектов. Заблаговременно приглашайте аналитическую группу – хорошие аналитики имеют много других обязанностей.

• Тщательно выбирайте проекты, представляемые на анализ. Вы можете исходить из ежемесячного графика анализа больших проектов, но нужно также обеспечить регулярный анализ широкого спектра проектов средней величины.

• Устанавливайте фиксированный круг вопросов, рассматриваемый по каждому из проектов. Таким образом руководители проектов будут знать, что ожидать от проводимых собраний. Например, 20 минут выделяется на доклад о текущих оценках рисков, затем 20 минут идет обсуждение стратегий по предотвращению и смягчению последствий, а затем делается 5-ти минутный обзор извлеченных уроков для обмена опытом с другими проектными группами.

• Используйте стандартизированную документацию отчетности.

• Убедитесь, что все документы розданы всем участникам собрания заблаговременно. Это позволит сократить трату времени.

• Стимулируйте посещение аналитических совещаний руководителями внутрипроектных групп – либо лично, либо по телефону (т.н. “селекторное” совещание).

• Убедитесь, что проводимые встречи приносят проектным группам пользу. Часто это может быть достигнуто анализом прогресса в тех вопросах, которые, в узком понимании, не являются рисками, но где опыт аналитической группы способен помочь проектной группе.

• Избегайте персональных порицаний за сложившуюся в проекте ситуацию.

• Позволяйте каждому члену проектной команды сделать заявку о рассмотрении их проекта.