Поддерживайте открытое общение

Хотя отдельные члены проектной группы обычно знают о многих рисках, эта информация часто не доходит до группы в целом. Как правило, не представляет труда распространение такой информации вниз по организационной иерархии, но оказывается затруднительным передать такую информацию по ней вверх. На каждом уровне сотрудники хотят узнавать о рисках от своих подчиненных, но осторожничают с сообщением о них вышестоящим лицам. Такой ограниченный информационный поток сам по себе является потенциальным риском проекта, так как он приводит к принятию решений на основе еще более ограниченной и неполной информации. В силу этого менеджеры иерархических организаций должны поощрять и поддерживать открытое общение на темы рисков, а также обеспечивать всеобщее понимание рисков и планов по управлению ими.

Вначале определяйтесь, затем действуйте

Управление рисками связано с принятием решений в условиях неопределенности. Обобщенные формулировки рисков сохраняют значительную часть этой неопределенности и ведут к неоднозначному пониманию самого риска. Поэтому необходимы четкие описания существующих рисков, помогающие проектной группе

• обеспечить однозначное понимание риска всеми членами команды;

• понять причину (или причины) риска и их взаимоотношение с теми проблемами, которые могут возникнуть;

• иметь базу для количественного, формального анализа рисков и последующего планирования;

• дать уверенность заинтересованным в проекте сторонам и его спонсорам (sponsors) в том, что проектная группа в состоянии справиться с риском.

MSF считает необходимым внимательное отношение к конкретной, специфической информации, позволяющей минимизировать ошибки управления рисками. Такие ошибки способны свести эффективность превентивного подхода на нет или же помешать процессу смягчения последствий возникших проблем.

Не судите о положении вещей исходя только из количества рисков

Хотя члены проектной группы и ключевые заинтересованные лица часто воспринимают каждый риск как негативный фактор, важно не допускать суждения о проекте либо же бизнес-процессе исходя только из количества выявленных рисков. Риск в конце концов – это открывающаяся возможность, а не случившийся убыток или же недополученная прибыль. Дисциплина управления рисками в MSF предлагает использование структурированного процесса выявления рисков и их анализа с целью предоставления принимающим решения лицам информации не только о наличии рисков, но также и о значимости каждого из них.

Планирование управления рисками

Во время проектных фаз выработки концепции (envisioning) и планирования (planning) коллектив должен разработать формальный документ, описывающий управление рисками данного проекта. В нем необходимо дать ответы на следующие вопросы:

• В рамках каких допущений и ограничений производится управление рисками?

• Как будет реализовываться процесс управления рисками?

• Из каких шагов состоит этот процесс?

• Какие именно действия, роли участников и их обязанности, результаты характеризуют каждый шаг?

• Кто будет осуществлять действия по управлению рисками?

• Какие для этого требуются навыки/квалификация?

• Требуется ли дополнительное обучение?

• Как управление рисками данного конкретного проекта соотносится с действиями, производимыми на уровне всего предприятия?

• Какой инструментарий и какие методики будут применены?

• Какой терминологический аппарат будет использован для классификации и оценки рисков?

• Какова процедура приоритезации рисков?

• Как будут строиться планы управления рисками и планы мероприятий по смягчению возможных негативных последствий (contingency plans)?

• Как деятельность по управлению рисками будет интегрирована в общий план проекта?

• Какие действия будут предпринимать отдельные члены проектной группы для управления рисками?

• Как информация о положении дел будет распространяться внутри проектной группы? Среди заинтересованных в проекте сторон (stakeholders)? Каков механизм отчетности?

• Как будет производиться мониторинг прогресса?

• Какая инфраструктура (базы данных, программные инструменты, хранилища информации) будет использована для обеспечения процесса управления рисками?

• Каковы риски процесса управления рисками?

• Какие ресурсы доступны для управления рисками?

• Каковы временные ограничения в мероприятиях, связанных с управлением рисками?

• Кто является спонсором, и какие присутствуют заинтересованные стороны?

Планирование управления рисками не должно рассматриваться в отрыве от процесса планирования всего проекта, и деятельность по управлению рисками не должна восприниматься как “дополнительная” нагрузка к той “основной” работе, которую выполняют члены проектной группы. Поскольку риски являются неотъемлемой частью всех фаз всех проектов от начала и до конца, должны быть изначально выделены и должным образом распределены ресурсы, необходимые для эффективного управления рисками. Планирование управления рисками осуществляется проектной группой во время фаз выработки концепции и планирования (в рамках модели процесса MSF⁸), и результирующий план управления рисками должен определять конкретные действия (задачи), ответственность за которые возложена на определенных членов проектной группы. Эти задачи должны быть интегрированы в сводный план проекта (master project plan) и в сводный календарный график проекта (master project schedule).