Візитні картки: діловий етикет

Під час знайомства першим представляє свою візитку той, хто займає більш низьке посадове положення.

Якщо партнери перебувають приблизно на одному посадовому рівні, то першим подає візитку молодший за віком. У випадку виникнення сумніву відносно віку, першим вручає візитку той, хто є більш увічливим.

Чоловік перший вручає жінці візитку (жінка не зобов'язана у відповідь вручати свою картку).

За правилами ділового етикету, передача візитки після закінчення ділової розмови говорить про те, що спочатку інтерес до зустрічі був невеликий.

Одержавши візитку, варто затримати на ній погляд і уважно прочитати, перш ніж покласти в кишеню. Це – додатковий знак поваги до співрозмовника.

Під час переговорів візитку співрозмовника можна покласти перед собою, щоб вона допомогла не допустити помилок у його ім'ї або посаді.

Візитні картки можна вкладати у листи, поздоровлення, квіти, при надсиланні буклетів, прес-релізів, запрошень, фотографій, театральних білетів, ін.

8.3. Вимоги до робочого місця

Правильно організовувати своє робоче місце повинен кожен, а керівник – в першу чергу. Комфортне робоче місце – запорука плідної праці й ефективності комунікацій.

Правила:

Яким би не був офіс, у ньому, перш за все, повинна бути чистота і порядок, створені умови для плідної праці, у тому числі для проведення ділових переговорів.

Доступ до обладнання повинен бути вільним: зайві дії, втомлюють і нервують.

Бажано, щоб на столі не було ніяких фотографій, але якщо для психологічного комфорту необхідно мати перед очима фото близьких людей, виберіть один-два знімки, не більше.

Навіть якщо ви людина віруюча, не тримайте на столі ніяких ікон.

Якщо у вас на столі буде дуже багато папірців з написами «не забути», підлеглі і відвідувачі приймуть вас як забудькуватого.

На столі не повинно бути речей, які не мають відношення до роботи.

Якщо офіс невеликий, і вам не вдалося виділити спеціальну кімнату для зустрічей і переговорів, можна приймати відвідувачів у своєму робочому кабінеті. Для цього необхідна достатня кількість стільців і невеликий стіл, де ваші співрозмовники можуть розкласти свої документи і вести необхідні записи.

Якщо ваш кабінет достатньо просторий, можна виділити для прийому гостей особу зону і встановити необхідні меблі. Пам’ятайте, що дуже вузький стіл створює деякий дискомфорт: у кожного виникає враження, що йому дивляться у записи.

8.4. Формування першого враження

Психологічною суттю формування першого враження є міжособистісне оцінювання. Воно пов’язане з формуванням образу іншої людини, з якою відбудеться спільна діяльність або спілкування. Основним завданням оцінювання є виявлення ознак, на основі яких буде вибудовуватися образ іншої людини. Цей образ допомагає прогнозувати поведінку і послідовність дій.

При формуванні першого враження існує правило 90/90. Суть його в тому, що 90% уявлень про когось формується у перші 90 секунд спілкування.

Важливу роль у формуванні першого враження відіграють зовнішні данні. Дуже часто спрацьовують антропометричні та емоційно-естетичні стереотипи, які ґрунтуються на особливих інформативних показниках. Основні з них наступні:

1. Фізична привабливість.

2. Самопрезентація.

3. Стиль одягу.

4. Переживаємий емоційний стан.

Тобто, перше враження складається на основі вербальних (тобто що ми говоримо), вокальних (тобто як ми говоримо) і візуальних (тобто як ми при цьому виглядаємо) компонентів спілкування.

Вербальні компоненти – це смисл перших 10 слів, до числа яких входять слова вітання, представлення себе, передача вашого відношення до зустрічі. Обов’язково вимовляється ім’я людини, на яку ви хотіли б справити перше враження.

Вокальні компоненти – те, як ми говоримо слова: швидкість, інтонація, тембр, гучність, ритміка, ін. Для кожного слова існує один-єдиний спосіб його написання і більше сотні відмінних на слух і за смислом варіантів його вимовляння.

У бізнес-етикеті підкреслюється важливість першого враження, і практично у кожній компанії розробляються процедури зустрічі клієнтів, а також прийоми телефонних розмов.