6.2. Ефективність контролю і умови її досягнення

На контроль в системі управління покладаються важливі завдання.

1. Своєчасне виявлення у зовнішньому та внутрішньому середовищах організації чинників, що можуть суттєво виливати на її функціонування та розвиток, і своєчасно реагувати на них.

2. Виявлення неминучих в діяльності організації вад, помилок та прийняття заходів щодо їх усунення.

3. Оцінка роботи організації в цілому, її підрозділів та окремих робітників.

4. Оцінка ефективності та надійності системи управління.

В цілому задачу контролю можна сформувати як запобігання в майбутньому незадовільних результатів в діяльності та створення передумов для стимулювання персоналу.

Ефективне виконання цих завдань можливе лише за умови здійснення контролю у відповідності з вказаними нижче принципами.

1. Стратегічна спрямованість. Контролю повинні піддаватися стратегічні напрямки діяльності організації, її загальні пріоритети. Другорядні сфери діяльності ретельно контролювати недоцільно. Це буде лише відволікати потрібні для більш важливого сили, час та кошти.

2. Орієнтація на результати. «Контролюється не діяльність, а результати», - така формула сповідується при організації контролю, бо саме дані про результати необхідні для розробки коригуючих дій. Інша інформація, якою б обширною, точною й цікавою вона не була, не має сенсу.

3. Відповідність справі, тобто виду діяльності, що контролюється. Контроль повинен об’єктивно вимірювати та оцінювати те, що дійсно важливе. Непідходящий механізм контролю може швидше замаскувати, ніж розкрити дійсний стан справ, приховувати, а не збирати критично важливу інформацію.

4. Своєчасність. Система ефективного контролю – це така система яка контролює в потрібному місці в потрібний час і надає потрібну інформацію потрібним людям своєчасно, ще до того моменту, коли може розпочатися криза.

5. Відповідність організації контролю структурі та системі управління організацією, її планам. Це вимога гнучкості контролю, його адаптивності. Оскільки все навколо змінюється стрімкими темпами, система контролю повинна своєчасно пристосуватися до змін. В противному разі контроль буде завжди«запізнюватися», інколи вимірювати й оцінювати не те, що треба. Це зробить практично непридатним його дані та висновки.

6. Простота. Міра складності системи контролю визначається потребами організації та можливостями людей, що взаємодіють з системою контролю. Вимоги контролю, їх доцільність повинні бути зрозумілими всім без винятку працівникам організації.

7. Економічність. Будь-який контроль не повинен коштувати більше, ніж він дає для досягнення цілей. Якщо цього правила не можна дотриматися, треба спростити контроль, або зовсім відмовитися від нього. Контроль, що потребує на своє здійснення більше витрат, ніж приносить прибутку, не поліпшує ступінь володіння ситуацією керівництвом організації, а лише погіршує, спрямовує його діяльність хибним шляхом.

8. Всеосяжність без надмірності. Контроль повинен тримати в полі зору всі сфери й напрямки діяльності, зовнішню ситуацію і внутрішню установку в організації. Але не має рації й повальна тотальність, фіксація будь-яких подій - це дорого, практично неможливо і не має неякого сенсу, бо часто веде до втрати робітникам самостійності і звільняє їх від відповідальності. Мова йде про розумний, науково обгрунтований підхід, що дозволяє одержати достатньо повну і об’єктивну картину протікання справ. Безумовно, такий контроль не охоплює всього персоналу або його більшості. Адже відомо, що найкращий контроль – це самоконтроль виконавців, найбільш зацікавлених в результатах своєї праці. Парадоксально звучить, але, щоб мати надійний, ефективний контроль, треба від нього відмовитися, тобто максимально розширити повноваження співробітників щодо виконання ними своїх обов’язків і контролювати головне – результати.

Але, як би чітко не була організована система перевірок, завжди виникають негативні побічні наслідки контролю. Виконавці працюють краще, коли їх перевіряють. Це доведено практикою і пояснюється щонайменше трьома обставинами. По-перше, за результатами контролю здійснюється оцінка виконавців, а з нею пов’язані винагороди, просування по службі і інші вигоди чи, навпаки, покарання і т.п. По-друге, наявність контролю деякої сфери діяльності підкреслює її значення, надає вагомості в очах виконавців, намагання триматися її, оскільки для останніх можуть відкритися сприятливі перспективи. По-третє, оголошення підсумків контролю збуджує честолюбство виконавців, стає причиною їх додаткової старанності. Через це менеджери намагаються зробити контроль навмисним, гласним, наочним.

Але з цієї ж самої причини виникає негативна тенденція названа в науці управління поведінкою, орієнтованою на контроль. Її прояви: а) всіляко підкреслюється та робота, що контролюється, і зневажається та, де контроль відсутній; б) «показуха» – створюється видимість активної роботи; керівництву показують те, що воно прагне бачити; в) пов’язане з “показухою” перекручення інформації – підведення результатів під стандарти, що слід розцінювати як «смертний гріх», бо ж ця інформація є основою рішень на коригування.

Необхідність та важливість контролю в управлінні визнають усі – як начальники, так і підлеглі. Але серед останніх часто виникає друга негативна тенденція – опір контролю. Менеджеру важливо знати чому він виникає і як його здолати. Причинами такого опору можуть бути:

1. Тотальний характер контролю, коли контролюється все і вся, аж до особистих звичок. (зачіски, одяг, проведення вільного часу і т.п.). Такий контроль сприймається підлеглими як тактика тиску і обмеження їх особистої свободи і, безумовно, викликає протидію.

2. Професійна некомпетентність виконавця. Контроль зразу дає людині оцінку і виникає необхідність чіткої відповідальності.

3. Професійна компетентність, впевненість виконавця. Фахівці високої кваліфікації розцінюють контроль як недовіру до себе, а це люди, переважно честолюбні. Вони вважають, що контроль обмежує їх професійну свободу, яка, за їх переконанням, є необхідною умовою праці вищого гатунку.

4. Погана організація контролю, його неточність, деспотичність здатна викликати опір значної кількості співробітників.

Ця тенденція знижує ефективність контролю, його дієвість. Як же з нею боротися?

Наука управління рекомендує менеджерам:

1. Встановлювати стандарти, зрозумілі всім співпрацівникам.

2. Встановлювати жорсткі стандарти, але посильні виконавцям, і винагороджувати їх досягнення.

3. Пам’ятати, що деякі відхилення від стандартів – явище цілком нормальне.

4. Фіксувати як негативні (що робиться завжди), так і позитивні (чого інколи не спостерігається) відхилення і бути впевненим у своєму визнанні та оцінці позитивних відхилень.

5. Організуючи систему контролю, пам’ятати, що він є позитивною діяльністю. Його головна мета – не ловити й карати, а своєчасно виявляти проблеми та знаходити шляхи їх вирішення, що і сприяє досягненню успіху організацією.

6. Контролювати результати, а не діяльність та форму її подання.

7. Якнайширше залучати підлеглих до контролю їх власної діяльності, розробки методик та здійснення контролю.

8. Регулярно аналізувати систему контролю, щоб бути впевненим в її необхідності і відповідності ситуації.

9. Пам’ятати, що опір контролю найчастіше виникає з бажання уникнути чіткої відповідальності за результати своєї праці.