7. Інформація у менеджменті. Прийняття та реалізація управлінських рішень на підприємстві (фірмі)

Сторінками наукової літератури з теорії управління мандрують два афористичного виду вислови: ”Мистецтво менеджера – це мистецтво людського спілкування” та ”Мистецтво менеджера - це мистецтво приймати вірні рішення”. Так, саме уміння спілкуватися та приймати рішення визначають професійний хист, компетентність керівника. Але цим не вичерпується значення названих явищ в управлінні. Спілкування (науковий термін - комунікація) та прийняття рішень спостерігаються в усіх функціях управління, пронизують їх, пов`язують воєдино всі управлінські дії, через що їх іменують ще зв'язуючими процесами. Це те, що менеджери усіх рівнів роблять щоденно і повсякчасно, але далеко не всі можуть робити це ефективно. Важливість місця і значення комунікацій та прийняття рішень в управлінському процесі вимагають ретельного їх розгляду.

1. Комунікація як процес обміну інформацією та її роль в менеджменті

Комунікацію в техніці називають зв`язком одного місця з другим. В суспільних науках - це процес соціальної взаємодії, спілкування. З позиції управління визначення комунікації як зв`язку між людьми в процесі їхнього спілкування загалом вірне, але, як на наш погляд, не зовсім достатнє. К.Кіллен підкреслює одну важливу особливість управлінської комунікації - взаємопорозуміння між кореспондентами: ”Комунікація - це процес двостороннього обміну думками та інформацією, що веде до досягнення взаємопорозуміння” [5, с.74]. І це цілком вірно, бо слово ”комунікація ” походить від латинського ”communicatio”, що перекладається як ”суспільне”, те, що поділяється всіма. Комунікації немає, якщо між тими, хто спілкується, немає взаємопорозуміння. Комунікації немає, якщо ідея, що передається відправником, не дішла до свідомості її одержувача. Комунікація має місце лише тоді, коли ідея, що існує в свідомості однієї людини, проникає в свідомість другої способом, здатним забезпечити її розуміння і використання.

Комунікації в управлінні - явище чисельне і різноманітне. Насамперед є комунікації між організацією та її зовнішнім середовищем. Їх здійснення - функція топ-менеджменту (вищого рівня управління). Із зовні керівництво організації одержує інформацію, потрібну для прийняття стратегічних рішень, планування майбутнього організації.

Другий їх вид - це комунікації в середині організації. Вони поділяються на горизонтальні та вертикальні. Горизонтальні - це зв`язки між підрозділами організації, що забезпечують взаємодію між ними, узгодженість, злагодженість в роботі задля єдиної мети. Вертикальні - це зв`язки між керівником та підлеглим чи підпорядкованою робочою групою. Вони йдуть в двох напрямках : ”зверху донизу” (від керівника до підлеглих) і в зворотному напрямку - ”знизу-догори” (від підлеглого до керівника ).

За ознакою офіційності розрізняють комунікації формальні, що існують в рамках службової субординації, та неформальні, що визначають лише рамки соціальних відносин позаслужбового характеру.

В процесі комунікації члени організації можуть обмінюватися найрізноманітною інформацією. Для управління має значення, перш за все, інформація про стан та процеси, що протікають в середині організації, а також в її зовнішньому оточенні, придатна служити основою для прийняття управлінських рішень. Саме така й зветься управлінською інформацію. Її класифікацію наведено в табл 7.1.

Про важливість комунікацій свідчать такі дані, взяти нами з матеріалів спеціальних досліджень :

• від 50% до 90% робочого часу менеджера витрачається на спілкування;

• 73% американських, 63% англійських, 85% японських менеджерів вважають комунікації головною перешкодою (чи умовою) на шляху досягнення ефективності організації;

• 250 тис. робітників із 2 тис. американських організацій назвали обмін інформацією найскладнішою проблемою в організації.

Вчені - соціологи розглядають інформацію як важливий ресурс розвитку організації, а економісти вважають їх фактором виробництва нарівні з засобами та предметами праці.

Менеджери - теоретики і практики - згодні в тому, що володіння інформацією забезпечує успіх діяльності керівника, тоді як її недостатність дезорганізує будь-яку діяльність.

Головна проблема менеджера - ефективні комунікації. Те, що вони не завжди такі, свідчать дослідження: тільки 20-25% інформації, що виходить від вищого керівництва організації, досягає безпосередніх виконавців і правильно розуміється ними. Втрати інформації у вертикальній комунікації за даними дослідників США такі: 100% потрібної інформації мають лише члени ради директорів компанії; віце-президенти - 63%, керівники середньої ланки - 40%, виробничий майстер - 39%, робітник лише - 20% інформації, що надходить ”зверху”. А втрати інформації за напрямками ”знизу вгору” ще більші : до керівників компанії надходить лише 10% того, що відправляється їм робітниками.

На практиці часто забувається, що управлінські комунікації - це обмін інформацією, тобто процес, в якому активну роль відіграють обидві сторони. Основна задача комунікаційного процесу полягає в досягненні ефективності спілкування, тобто передачі певної інформації таким чином, щоб забезпечити її розуміння; щоб вона послужила початком потрібних дій. Як це повинно робитися? Треба розглянути комунікацію як процес.