3136 Управление проектами

До прямих - відносяться витрати на матеріали, зароблену плату і механізми, тобто усі витрати, що мають пряме відношення до будівництва.

До непрямих всьому іншому витрати по об'єкті (будмайданчику) не мають прямого відношення до виробництва БМР, а саме, управлінські витрати, будівництво тимчасових будинків і споруджень і т.д.

Регулювання цих витрат є прямим обов'язком менеджера будівництва, що працює з ним управлінського персоналу і зв'язано з постійним контролем.

Контроль цих витрат повинен здійснюватися групою контролю витрат менеджера.

15.4. Організація й ефективність сполучення проектування і будівництва.

Будівництво об'єктів у колишні роки звичайно починалося після завершення всіх проектних робіт і видачі документації підрядчикові. Проектування і будівництво велося незалежними друг від друга організаціями. Сполучення цих двох процесів почалося наприкінці 60-х років 20 сторіччя в США, а в 70-80-х роках воно знайшло застосування в країнах західної Європи і Японії. Це було викликано тим, що найчастіше було більш вигідно, а іноді просто необхідно починати будівництво об'єкта не очікуючи закінчення його проектування.

Таке сполучення робіт привело до створення спеціальних проектно-будівельних фірм.

УСША частка цих фірм у 1965 році склало 10-12% від загального обсягу капітального будівництва, а в 1985 році вона виросла до 50%.

УРадянському Союзі й в Україні метод сполучення проектних і будівельних робіт знаходить застосування з початку 90-х років.

При цьому методі важливо знайти крапку початку будівельних робіт при готовності проектних робіт.

Закордонною практикою встановлено, що початок будівельних робіт, відноситься до крапки, у якій готовність проектно-конструкторських робіт складає 25-30%, а 50%-ва готовність проектних робіт приходиться на період, коли ступінь здійснення проекту складає 25-35%. 50% готовність будівельних робіт збігається з періодом, у якому проект виявляється здійсненим на 65-75% за часом. Крапка 85% готовності проектно-конструкторських робіт, визначає початок монтажу устаткування (6).

Найбільше застосування метод сполучення проектування і будівництва при виконанні проектно-будівельними фірмами знайшов у промисловому будівництві.

Сполучення проектних і будівельних робіт забезпечує скорочення тривалості інвестиційного циклу в середньому на 30-40%, будівництва на 20-30% і дозволяє знизити витрати на реалізацію проекту на 10-12%.

Переваги сполученого методу, крім зазначених: додатковий прибуток і зменшення числа обов'язків для замовника, повна самостійність, ініціатива і додатковий прибуток для підрядчика (менеджера проекту).

Недоліки: збільшення кількості змін при сполученні робіт і як наслідок кількості доробок, а також відповідальності, навантаження і ризику для підрядчика, необхідність мати більший резерв засобів для замовника.

-131 -

15.5. Приймання в експлуатацію закінчених будівництвом об'єктів

Приймання в експлуатацію закінчених будівництвом об'єктів здійснюється відповідно до Основних положень ДБН А.3. 1-3-94 і іншими нормативними актами. Об'єкти виробничого призначення можуть бути прийняті за умови їхньої готовності до експлуатації (забезпеченості усіма видами ресурсів) і при відсутності недоробок, а також, якщо почато випуск продукції. Житлові будинки і цивільні будинки і спорудження приймаються як закінчений містобудівний комплекс.

Закінчені будівництвом об'єкти державної власності підлягають прийманню державними приймальними комісіями.

Для пред'явлення об'єктів до приймання державним комісіям, створюються робочі комісії. Приймання об'єктів робочими комісіями здійснюється по актах:

-робочої комісії про приймання устаткування після індивідуального іспиту;

-робочої комісії про приймання устаткування після комплектного випробування;

-робочої комісії про готовність закінченого будівництвом об'єкта для пред'явлення державним прийманням комісії.

Приймання окремих будинків і споруджень, що входять до складу об'єкта приймаються по «Акті робочої комісії про приймання в експлуатацію закінченого будівництвом будинку, спорудження, приміщення».

Робочі комісії призначаються наказом або постановою замовника (інвестора) у термін не пізніше п'яти днів після одержання письмового повідомлення підрядчика про готовність і приймання до експлуатації об'єкта або устаткування.

До складу робочої комісії включаються представники замовника, генпідрядника, субпідрядних організацій, генпроектувальника й експлуатуючої, а також інспектують і здійснюють нагляд організацій. Головою комісії призначається представник замовника.

Робочої комісії генеральний підрядчик представляє наступну документацію:

-перелік учасників будівництва з указівкою виконаних ними робіт;

-комплект робочих креслень із внесеними в них змінами;

-акти на сховані роботи й акти на приймання окремих конструктивів, а також виконавчу документацію;

-документи, що засвідчують якість матеріалів, виробів, конструкцій;

-акти про іспити змонтованого устаткування, різних трубопроводів і інженерних мереж;

-журнали провадження робіт, авторського нагляду, матеріали перевірок органами державного нагляду в процесі будівництва і т.д.

Робоча комісія в процесі приймання об'єкта в експлуатацію перевіряє:

-відповідність виконаних обсягів і змонтованого устаткування робочим кресленням і вимогам будівельних норм;

-результати комплексного випробування роботи устаткування і початок випуску продукції;

-готовність об'єкта до експлуатації (забезпеченість ресурсами);

-виконання заходів щодо вимог що інспектують і здійснюють нагляд організацій. Державні приймальні комісії з об'єктів виробничого призначення створюються

організаціями, які затвердили проектно-кошторисну документацію, а по об'єктах житло-

- 132 -

цивільного призначення районними і міськими виконавчими комітетами за 30 днів до встановленого терміну введення об'єкта в експлуатацію.

До складу державної приймальної комісії включаються представники експлуатуючої організації, генпідрядника, генпроектувальника, інспектуючих органів і органів нагляду. Головою державної комісії призначається представник експлуатуючої організації, а по об'єктах житло-цивільного призначення – представник Державного архітектурно-будівельного контролю.

Замовник (інвестор) представляє державним приймальним комісіям наступну документацію:

-довідку про усунення недоробок, виявлених робочими комісіями;

-затверджену проектно-кошторисну документацію об'єкта і довідку про основні його показники;

-перелік проектних і інших організацій, що приймають участь у проектуванні;

-документи про відвід ділянки і дозвіл органів держархбудконтроля на виробництво БМР;

-документи на геодезичну разбивочную основу об'єктів і геодезичну схему інженерних мереж;

-паспорта на механізми й устаткування;

-акти робочих комісій;

-довідки міських експлуатуючих організацій по всіх зовнішнім енергомережам, що узяті на обслуговування і забезпечать нормальну експлуатацію об'єкта;

-довідку про відповідність проектові потужностей, що вводяться;

-довідку про фактичну вартість об'єкта, підписану замовником і підрядчиком та інше. Приймання державними приймальними комісіями оформляється «Актом державної

приймальної комісії про приймання в експлуатацію закінченого будівництвом об'єкта». Розгляд і затвердження акта державною комісією здійснюється в місячний термін після

його підписання по об'єктах виробничого призначення й у семиденний термін по об'єктах житло-цивільного призначення. Датою введення об'єкта в експлуатацію є дата підписання його державною комісією.

Введення в експлуатацію об'єктів, які не є державною власністю здійснюється «Актом державною технічною комісією про готовність закінченого будівництвом об'єкта». Ці комісії призначаються районними і міськими виконавчими комітетами і в окремих випадках органами держархбудконтроля при кількості працюючих в одну зміну менш 5 чоловік і площею цехів менш 500 м?. До складу технічної комісії включаються представники замовника, експлуатації, проектувальника, органів інспекції і нагляду і профспілок. Головою комісії призначаються представник органа, що призначив комісію. Робота комісія починає не пізніше 15 днів після подачі заяви замовником про готовність об'єкта. Комісія зобов'язана перевірити: відповідність об'єкта затвердженої технічної документації, а також виконаних БМР заходом і вимогам органів нагляду; наявність виконавчої технічної документації; наявність дозволів відповідних служб на підключення до енергомереж, а також окремі конструктивы і вузли будинків.

Результатом роботи державної технічної комісії є складання і підписання акта, у якому приймається рішення про його введення в експлуатацію. Акт затверджується органом, що призначив цю комісію.

- 133 -

Питання для самоперевірки:

1.Якими способами ведеться будівництво?

2.Який спосіб будівництва найбільш розповсюджений за рубежем і в Україні?

3.Перелічити види робіт, що виконує генпідрядник і субпідрядник при підрядному способі в Україні.

4.Які будівельні організації існують в Україні? Їхня класифікація.

5.Які підготовчі роботи виконуються до початку будівництва відповідно до ДБН А.3.1-5-96.

6.Які роботи відносяться до робіт підготовчого періоду? Перелічите них.

7.Що є основою планування будівельно-монтажних робіт об'єкта?

8.Що містить будівельна частина генерального календарного плану?

9.Які графіки складаються на підставі генерального календарного плану?

10.Які плани при будівництві об'єктів відносяться до оперативних? Їхні позитивні сторони.

11.Обов'язки менеджера-будівельника при керуванні будівництвом.

12.Що контролюється при виконанні будівельно-монтажних робіт і будівництва об'єкта?

13.По яких напрямках контролюються графіки провадження робіт?

14.Основні принципи визначення технічної готовності окремих позицій, вузлів , об'єктів графіка. Привести формули.

15.Що таке графік руху робітників, принципи його побудови і контролю?

16.Які витрати по будівництву об'єкта підлягають контролеві?

17.У чому складається метод сполучення проектних і будівельних робіт і при яких умовах він можливий.

18.Переваги способу сполучення проектних і будівельних робіт.

19.Якими документами передбачається приймання закінчених будівництвом об'єктів в експлуатацію?

20.Якими документами оформляються закінчені об'єкти будівництвом при здачі їх в експлуатацію?

21.Хто здійснює приймання в експлуатацію закінчених об'єктів будівництвом?

22.Які організації і контролюючі органи входять до складу робочих комісій?

23.Які організації і контролюючі органи входять до складу державних комісій?

24.Хто призначає робочу і державну комісію при прийманні об'єктів в експлуатацію й у які терміни?

25.Яку документацію представляє генпідрядник робочим комісіям?

26.Яку документацію представляє замовник державним комісіям?

27.У які терміни затверджується акт державної комісії після прийняття об'єкта в експлуатацію?

28.Чи приймаються об'єкти в експлуатацію з недоробками й у яких випадках?

29.Яким документом оформляється введення в експлуатацію об'єктів, що не є державною власністю? Порядок їхнього приймання.

30.Ким призначаються, і хто входить до складу державних технічних комісій?

31.Що підлягає перевірці державними технічними комісіями при прийманні об'єктів в експлуатацію?

-134 -

32.Хто встановлює гарантійні терміни окремих конструктивів, якщо останні не передбачені ДБН А.3. 1-4-95?

33.Назвіть гарантійні терміни для житла і загальбудівельних робіт об'єктів

промислового призначення.

- 135 -

ТЕМА №16. ЗАСОБИ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ

План

16.1.Комунікації керування проектами. Усні і письмові комунікації.

16.1.1.Усні комунікації.

16.1.2.Письмові комунікації.

16.1.3.Автоматизовані інформаційні системи і прилади спілкування.

16.2.Делегування прав і відповідальності.

16.3.Документація по проекту

Література (6), (11)

16.1. Комунікації керування проектами.

Усні і письмові комунікації

Керування будь-яким процесом, у тому числі проектами в остаточному підсумку складається в прийнятті рішення, заснованому на обміні інформацією між керуючою і керованою системою. Менеджери проекту відносяться до органів керування і представляють керуючу систему, що взаємодіє з замовником (інвестором) підрядчиками, постачальниками різних форм власності і колегами по роботі при реалізації проекту. Для взаємодії й одержанні необхідної інформації застосовуються різні прямі і зворотні зв'язки (комунікаціями). Комунікації служать необхідним засобом спілкування й інформацією для прийняття рішень при керуванні проектами.

Як основні системи комунікацій прийнятних у керуванні проектами можна виділити наступні:

-усні (ділові бесіди, наради і телефонні розмови);

-письмові, засновані на виданні і веденні різних письмових документів і інформації;

-з використанням різних приладів спілкування (телефон, телефакс, телеграф, радіозв'язок, теле- і комп'ютерному зв'язку);

-автоматизована інформаційна система зі створенням систем АСУП.

16.1.1. Усні комунікації

Найбільш розповсюдженим видом комунікацій є ділова бесіда. Ділова бесіда – це усний контакт між співрозмовниками, у результаті якого, при обміні думками виробляється вирішення конкретної проблеми. Як співрозмовників при керуванні проектами виступають замовник (інвестор), менеджер проекту, підрядчик, які можуть бути як ініціаторами бесіди, так і опонентами, а також інші працівники проекту.

Ділові бесіди повинні плануватися.

При проведенні бесіди необхідно бути гранично уважним, доброзичливим слухачем, не займатися сторонніми справами, не відволікатися, не монополізувати розмови.

Уструктурі ділової бесіди можна виділити п'ять основних фаз:

-початок бесіди;

-передача інформації;

- 136 -

-аргументування;

-спростування або обговорення доводів опонентів;

-прийняття рішень.

При проведенні бесіди, як ініціаторові бесіди, так і опонентові (ролі їх можуть мінятися в залежності від проблеми, що вирішується), необхідно керуватися наступними принципами:

-привернути увагу співрозмовника на початку бесіди;

-зацікавити співрозмовника переданою інформацією;

-переконати співрозмовника аргументованими обґрунтуваннями в користі ідеї, пропозиції;

-вирішити сумніви і спростувати або обговорити доводи опонента;

-прийняти остаточне обопільне рішення.

Перевага ділової бесіди по порівнянні з письмовою інформацією дає можливість переконати співрозмовника в обґрунтованості пропозицій, з якими він може погодитися, контактуючи з вами.

При проведенні телефонної розмови необхідна його підготовка. Визначається його мета, підбираються необхідні матеріали з урахуванням прогнозування можливих питань співрозмовника, у тому числі записна книжка й олівець.

Якщо дзвониш сам: представся, з'ясуй, з тою людиною ти говориш, яка тобі потрібна, є чи в неї час на розмову, намагайся створити позитивний настрій, уважно слухай співрозмовника, не переривайся, говори спокійним тоном, використовуй паузи і т.д., наприкінці розмови уточни, хто що далі буде робити.

Після розмови зроби письмові замітки, точно запиши підсумок розмови, що обіцяв зробити, що необхідно передати підлеглим для виконання з терміном.

Якщо дзвонять тобі: представся і запиши що дзвонив, якщо не можеш прийняти рішення і відповісти, попроси передзвонити і т.д.

Одним із джерел усної інформації й усних комунікацій є проведення ділових нарад. Ділові наради розглядаються як основний вид організації, яка створюється на короткий

термін з метою рішення конкретної задачі. Існує кілька видів ділових нарад:

-різні збори;

-адміністративні;

-наукові і науково-технічні;

-оперативні;

-диспетчерські і т.д.

При керуванні проектами менеджером проекту проводяться оперативні наради і щоденні короткі рапорти. Основна їхня задача – одержання інформації про поточні справи, орієнтація учасників і вживання заходів на цілі, поставлені інвестором замовником.

При проведенні оперативних нарад менеджер проекту, одержавши інформацію, визначає «вузькі» місця, головні напрямки для виконання поставленої задачі і після обговорення приймає рішення.

Оперативні наради по будівництву об'єкта повинні проводитися не часто, у встановлений визначений час, наприклад, з 16-18 годин, бути нетривалими почекай, не більш

40 хвилин, з розглядом не більш	2-х питань.
Для кращої координації діяльності учасників проекту, спрямованої на організацію
виконання тижнево-добових	графіків виробництва й інших графіків проводиться

- 137 -

диспетчерська нарада (рапорт). Рапорт проводиться щодня, у визначений час менеджером будівництва, на якому аналізується хід виконання графіків за минулу добу. Щоденний контроль і звітність знизу доверху створює необхідний ритм і темп у роботі будівництва, що забезпечує намічені цілі.

16.1.2. Письмові комунікації

Проведення ділових бесід, нарад, телефонних розмов і усних указівок не буде ефективним, якщо співрозмовники не зможуть запам'ятати інформацію, яка повідомляється їм. За даними досліджень психологів, навіть у самих обдарованих особистостей, обсяг інформації, що залишилася, у пам'яті складає не більш 20%. Тому ефективне керування проектом менеджером повною мірою залежить від ведення постійних записів, що збільшує границі його пам'яті. Записи, як правило, повинні супроводжуватися коментарями, з конкретними дорученнями, термінами виконання, що треба зробити самому, з ким зв'язатися, переговорити, зустрітися і т.д.

Методологія керування проектами рекомендує менеджерові проекту два основних види письмових комунікацій (6):

-ведення особистих записів;

-організацію руху потоків документів, що відносяться до проекту, включаючи їхній збір, аналіз і збереження.

Ведення особистих записів повинне виробляється системно. Записується все те, що вважається необхідним і здатно збільшити пам'ять.

Відоме вираження: «Блокнот із записами ділової людини – те ж, що мережа для рибалки».

Особливу увагу варто приділити системі записів, які давали б ясну картину аналізу роботи над реалізацією проекту і його етапів. Записи необхідно вести таким чином, щоб була можливість відновити інформацію навіть після завершення проекту, що полегшить пошук відповідей у майбутньому.

Письмова документація по проекту включає:

-креслення і кошториси;

-різні специфікації, графіки і відомості обсягів робіт;

-різну кореспонденцію;

-акти схованих робіт і виконавчу документацію;

-журнали провадження робіт і спеціалізовані журнали;

-протоколи нарад і фотографії;

-платіжні документи;

-повідомлення про істотні відхилення від проекту і внесені зміни;

-рукописні, пам'ятні і службові записи;

-інструкції для підрядчика;

-дані про позови і т.д.

Документація при реалізації проекту розробляється по визначених формах, ведеться її збір, аналіз і збереження для того, щоб при необхідності в майбутньому можна було відповісти на виникаючі питання.

- 138 -

16.1.3. Автоматизовані інформаційні системи

і прилади спілкування

Автоматизоване керування проектом зв'язано зі створенням системи АСУП, з метою підвищити продуктивність праці при плануванні робіт, оперативному контролі й аналізі виконуваних робіт, а також для внесення необхідних корективів. Прискорення процесу збору, обробки, аналізу даних про хід реалізації проекту, проведення необхідних аналітичних розрахунків може бути ефективним тільки з урахуванням застосування АСУП.

Застосування автоматизованих інформаційних систем підрядчиком:

-поліпшує координацію робіт субпідрядних організацій, постачальників, сприяє своєчасному забезпеченню об'єкта матеріалами, устаткуванням, робітниками і прогнозувати майбутні їхні потреби;

-дає можливість сполучення систем керування замовника і підрядчика і т.д.

Для замовника – засоби автоматизованого календарного планування дозволяють:

-стежити за ходом робіт із проекту, порівнювати свою оцінку зі звітом підрядчика про стан робіт, щоб переконатися в тім, що роботи ведуться так, як повідомляє підрядчик;

-стежити за своєчасним виготовленням і постачаннями устаткування й інших ресурсів постачання замовника, а також стежити за оплатою виконаних робіт і їхнім рухом і т.д.

Для менеджера проекту - необхідно щоб детальний план проекту при проектуванні і будівництві був включений у базу даних автоматизованої системи і міг бути використаний робочою групою в будь-який час для керування проектом.

Автоматизовані системи управління проектами.

Важко собі уявити, що при сучасному рівні розвитку обчислювальної техніки і програмного забезпечення, така інформаційний ємка галузь, як управління проектами залишилася б не охопленою різними автоматизованими системами. Існує величезна кількість різних систем. Різних як за призначенням, так і по цінових і інших характеристиках.

Мета і принципи автоматизації

Кажучи про основну мету автоматизації процесами управління проектами необхідно відзначити, що основна мета – це підвищення продуктивності праці, пов'язаної з цими процесами. А саме:

Розробка моделей проекту;

Збір, обробка і аналіз даних про хід виконання робіт за проектом;

Аналітичні і прогнозні розрахунки, а так само розрахунки по виробленню варіантів для ухвалення рішень

Представляється, що чим більше проект і складніше його модель, тим більші вигоди зможе отримати компанія, що використовує оптимальне програмне забезпечення. Серед вимог будівельних компаній з подібного роду програмним комплексам практично завжди фігурують наступні пункти:

Розробка календарних графіків виробництва робіт з підтримкою різних рівнів ієрархій;

Побудова графіка потреб в ресурсах, графіка витрачання грошових коштів на проект в цілому і на окремий вид робіт, ресурсів – планування ресурсного забезпечення;

-139 -

Можливість планування широкого спектру ресурсів: як виконавців і механізмів (відновлюваних ресурсів), так і матеріалів (ресурсів, що витрачаються);

Програвання різних варіантів планування – при жорстких тимчасових обмеженнях і при обмежених ресурсах. Варіювання цих способів допоможе знайти найвдаліший компроміс: «швидше – дешевше»;

Знаходження «найекономнішого варіанту» реалізації проекту за рахунок оптимізації вартісних характеристик проекту при проведенні проекту в різні терміни, залученні інших ресурсів;

Аналіз розподілу витрат на елементи об'єкту, на будівельні роботи різних типів відповідно до структури статі витрат;

Інтеграція в корпоративні інформаційні системи (КІС), можливість імпорту-експорту даних в програми складання будівельних кошторисів, складські, бухгалтерські програми.

Для вирішення подібних задач використовується спеціальний клас програмного забезпечення – системи календарного планування і контролю (СКПК) реалізації проектів або по-іншому системи управління проектами (СУП) - далі ми використовуватимемо цей термін.

Отже, ці системи забезпечують підтримку основних процесів тимчасового, ресурсного і вартісного планування і контролю на основі алгоритмів мережного планування, методу критичного шляху (деякі навіть ресурсно-критичного), методу освоєного об'єму і т.п.

Огляд програмного забезпечення

Системы початкового рівня

Принципових функціональних відмінностей між СКПК початкового рівня насправді не так багато. Практично всі вони мають схожий набір функцій. Перерахуємо основній, дефакто, стандартний їх набір:

Підтримка розкладу з необмеженої кількості операцій (ви зустрічали такий розклад в практиці?) з урахуванням пріоритетів операцій, розрахунок критичного шляху, обчислення резервів часу; тривалість в годиннику, днях, тижнях або комбінована;

Уміння працювати з призначеними для користувача календарями для операцій і ресурсів;

Підтримка всіх видів зв'язків, типів робіт (task, milestone, hammock), типів ресурсів (відновлювані, не відновлювані);

Здатність працювати з ієрархічною структурою робіт (WBS – Work Breakdown Structure);

Можливість виконання вибірки, сортування, угрупування, підсумовування, по кодах

WBS і ID робіт;

Підтримка основних видів візуального уявлення (діаграма Ганта, PERT-діаграма, таблиця робіт/ресурсів, таблиця зв'язків, гістограми ресурсів).

Для обміну проектними даними між СКПК дуже часто використовується формат обміну даними mpx. По суті, він представляє з себе структурований текстовий файл, з комами як роздільник. Недоліком цього формату є відсутність можливості передавати дані, підтримки яких немає в MS Project.

Професійні пакети

На відміну від СКПК, професійні системи управління проектами в своїй

- 140 -