3136 Управление проектами

логічніше всього на роботу «призначити» і необхідні для її виконання матеріали. Оптимальний спосіб для цього – використання корпоративного довідника вартості матеріалів. Звичайно актуальність такого довідника підтримує відділ постачання або маркетингу.

Визначення ресурсів

Під визначенням ресурсів, розуміється призначення на роботу необхідних відновлюваних ресурсів: робочої сили, машин і механізмів і інших.

Визначення послідовності робіт

Визначення взаємозв'язків припускає визначення і документування логічних взаємозв'язків між роботами. Зв'язки можуть бути:

Обов'язкові (технологічні) зв'язки

Необов'язкові зв'язки

Зовнішні взаємозв'язки (залежність між роботами проекту і позапроектними роботами)

Віхи

Обмеження

Визначення тривалості робіт

Оцінка тривалості робіт це процес аналізу інформації про роботи проекту і подальшого визначення їх тривалості. Оцінка тривалості операцій – це одна з найважливіших, і в той же час проблемна процедура.

Способи оцінки тривалості робіт:

Експертні оцінки

Оцінки по аналогах

Оцінки на базі об'ємів робіт

Одним з найдостовірніших способів оцінки є, безумовно, спосіб на базі об'ємів робіт. Цей спосіб полягає в розрахунку тривалості виходячи з відомого об'єму робіт і продуктивності призначених на цей об'єм роботи ресурсів. Причому має значення робота управляючого ресурсу. Проте далеко не всі програмні комплекси для управління проектами підтримують цей спосіб.

7.3. План реалізації проекту і його календарне планування

Після визначення життєздатності проекту розробляється план реалізації проекту. Плануванню підлягають усі види робіт, виконуваних у процесі реалізації проекту: проектування об'єктів проекту, виконання СМР, закупівля технологій, матеріалів і устаткування, здача готових об'єктів замовникові. Планування здійснюється на всіх стадіях реалізації проекту з деталізацією на кожній фазі.

7.3.1. План реалізації проекту

Зміст плану реалізації проекту залежить від самого проекту, у тому числі від його типу, місця розташування і т.д. Так план по реалізації великого промислового об'єкта включає:

- 51 -

основні цілі проекту;

фінансовий план проекту;

план висновку субкотрактів;

функціональний план проекту;

аналіз факторів виконання проектів;

додаток до плану проекту.

1.Основні цілі проекту визначаються виходячи з його концепції. Правильно обрана ціль з урахуванням інтересів всіх учасників гарантує успіх проекту. Кожен учасник - замовник, підрядчик і інші в процесі реалізації проекту мають свої мети, що повинні бути взаємозалежні головною метою.

2.Фінансовий план проекту визначає життєдіяльність проекту і є його розділом. У ньому закріплюються погоджені оптимальні рівні (частки) інвестицій кожного інвестора й умови фінансування.

3.План висновку субконтрактів (контрактів) складається в спільній стратегії учасників проекту, за допомогою якої взаємно вказуються їхні виробничі цілі.

Розробка такого плану починається з визначення задач, обов'язків та відповідальності організацій і окремих служб замовника, генпідрядника, субпідрядника, постачальників і інших сторін.

Визначаються задачі кожного учасника та їхня взаємозалежність. Так задачі субпідрядника взаємно погоджуються з задачами постачальників і інших учасників, задачі субпідрядника погоджуються з задачами генпідрядника, а генпідрядника з задачами замовниками.

Кожним учасником розробляється план виконання контракту відповідно до викладених задач і основною метою по реалізації проекту, визначаються послідовність і терміни, призначаються відповідальні особи за підготовку і висновок контракту.

4.Функціональний план проекту визначає структуру кожного функціонального етапу робіт, терміни їхнього виконання й особливості.

До функціональних етапів відносяться: проектування, матеріально-технічне забезпечення, будівництво, контроль якості, здача проекту (об'єкта) в експлуатацію і його освоєння.

Функціональний план проекту включає:

генеральний календарний план (графік) проекту;

календарний план (графік) робіт (короткостроковий);

функціональні плани робіт.

Генеральним календарним планом проекту плануються терміни початку і завершення робіт з функціональних комплексів, підкомплексами і т.д., визначаються терміни початку випуску продукції, терміни постачань матеріалів устаткування, будівництво, проектування і т.д.

Календарний план робіт складається на окремі функціональні цільові етапи з урахуванням здачі проекту в експлуатацію. Кожен функціональний етап повинний здійснюватися у визначений проміжок часу.

- 52 -

Функціональні плани робіт являють собою системи розроблювальних заходів з конкретними технічними й управлінськими рішеннями, зв'язаними з особливостями виконання етапів робіт.

5.Аналіз факторів виконання проектів призначений для визначення недоліків у планованих попередніх рішеннях і розробки заходів для усунення цих недоліків, що сприяють виконанню проекту.

6.Додатками до плану проекту можуть бути різні інформаційні матеріали, характеристики проектованих будинків і споруджень, контрактна документація, аналіз життєздатності проекту і т.д.

План реалізації проекту не повинен бути застиглим, догматичним і в процесі виконання може переглядатися. План переглядається в основному для запобігання термінів збільшення його реалізації і витрат, що передбачалися в первісних планах.

7.3.2 Календарне планування робіт із проекту

Календарне планування при реалізації проекту застосовується на етапах проектування, матеріально-технічного забезпечення, при будівництві, контролі якості і т.д.

У ході реалізації проекту застосовуються різні календарні графіки, що класифікуються по наступних напрямках:

За рівнем планування: календарні плани проекту (розробляються до висновку контрактів), функціональні календарні плани робіт.

По термінах і часові планування: перспективні графіки, графіки реалізації проекту (початку і закінчення робіт), річні і квартальні графіки, щомісячні, декадні або тижневодобові, змінні.

За формою представлення: лінійні горизонтальні графіки, циклограми, сіткові графіки, дерево цілей, діаграми, гістограми і т.д.

По типах робіт: проектно-конструкторські роботи, матеріально-технічне постачання, будівництво, введення проекту в експлуатацію і його освоєння і т.д.

Перспективні плани розробляються простими логічними мережними діаграмами, стовпчиковими діаграмами, переліками перспективного типу і т.д.

Функціональні календарні графіки робіт складаються на окремі вузли, під вузли великого проекту і розглядаються як мініпроекты. Це відноситься до графік заявок, постачань, монтажу, передачі устаткування в налагодження, контролю ходу виконання робіт і т.д.

Для календарного планування робіт застосовуються наступні моделі: графіки Ганта, циклограма Будникова і сіткові графіки з визначенням критичного шляху.

Лінійні горизонтальні графіки наочні, але по них важко оцінити вузькі місця, фактично виконані роботи, причини зривів, вони не погоджують супровідні роботи, постачання і т.д.

Сіткові графіки забезпечують взаємозв'язок і послідовність робіт, визначають вузькі місця (критичний шлях), можуть бути швидко оптимизовані. Застосування тієї або іншої моделі залежить від рівня керівництва керування в ході реалізації проекту.

Кожна робота в графіку характеризується її найменуванням, кількістю і термінами виконання робіт, необхідними ресурсами, відповідальним виконавцем.

Час тривалості кожної роботи визначається статистичними даними аналогічної роботи з урахуванням застосування діючих нормативів.

- 53 -

Особливу увагу при складанні графіків варто звертати на технологічну послідовність виконуваних робіт, а також передбачати резерв часу для учасників проекту.

Розглянемо склад функціональних календарних планів робіт з темпів робіт для промислового об'єкта.

1. Календарний план проектно-конструкторських робіт визначається:

складом комплекту робочих креслень і специфікацій відповідно до ДБН А.2.2-3-97,

атакож установленням термінів їхньої розробки, у тому числі: генплан і транспорт, технологічна частина, будівельна частина, організація будівництва;

складом і термінами виконання робіт з постачань, будівництву і виробництву і т.д. 2. Календарний план матеріально-технічного постачання представляє деталізований

список постачання устаткування і матеріалів з термінами їхнього постачання. Підготовка такого календарного плану включає:

списки потенційних постачальників;

перелік запропонованих цін;

проведення тендерів з постачальниками;

напрямок документів постачальникам;

виготовлення устаткування;

доставка устаткування і матеріалів.

Календарні плани постачальників повинні бути узгоджені з календарними планами матеріально-технічного забезпечення.

3. Календарні плани будівництва є продовженням елементів календарних планів проектно-конструкторських і матеріально-технічного забезпечення.

На стадії проекту організації будівництва розробляється календарний план будівництва, у якому визначаються терміни і черговість будівництва основних і допоміжних об'єктів, технологічних вузлів і етапів, пускових або містобудівних комплексів з розподілом капітальних вкладень і обсягів СМР по будинках і спорудженням, і періодам будівництва.

На цій стадії окремо розробляється календарний план підготовчого періоду.

На стадії проекту виробництва робіт розробляються:

календарний графік виробництва робіт;

графіки надходження на об'єкт будівельних конструкцій, виробів, матеріалів і устаткування;

графік руху робочих кадрів і механізмів.

4. Календарний план введення в експлуатацію й освоєння проекту розробляється замовником. Він включає наступні роботи:

підготовку інструкцій із запуску керування й експлуатації устаткування;

забезпечення послугами підсобних виробництв, придбання і доставка необхідної сировини і матеріалів;

розробку пуско-налагоджених технологічних процесів;

підготовку кадрів для роботи на устаткуванні.

Розроблені календарні плани на всіх етапах дозволяють установити ретельний контроль за реалізацією проекту, сприяють своєчасному внесенню корективів при виникаючих збоях.

- 54 -

7.4.Фінансування проекту. Методи фінансування

Фінансування проекту здійснюється на підставі плану. Планування фінансування повинне бути націлене на рішення двох основних задач:

на своєчасне забезпечення інвестиціями проекту необхідних для планомірної його реалізації;

на зниження капітальних витрат і ризику проекту за рахунок оптимальної структури інвестицій і одержання податкових переваг.

Фінансування проекту може здійснюватися одним інвестором і декількома, комерційними банками, суспільними фондами, державою. Спільне інвестування має переваги, тому що створює можливість одержання більшого кредиту, який забезпечує необхідний рівень потоку інвестицій і фінансування проекту з найменшими витратами.

Розробка бюджету і плану фінансування проекту

Без перебільшення можна сказати, що розробка і ухвалення бюджету проекту є одним з найважливіших етапів при плануванні. Від того, наскільки чітко прорахований бюджет, залежить не тільки успіх проекту. Досвід показує, що при спробах реалізації проектів з погано приблизним бюджетом в компаніях часто сама ідея застосовувати методи управління проектами терпить крах.

Взагальному випадку бюджет ділиться на:

прямі витрати

непрямі витрати

прогнозований прибуток

Необхідно відзначити, що при розробці бюджету проектів, керівник проекту і проектний офіс повинен використовувати раніше розроблену структуру статі витрат, описану в Стандарті компанії по управлінню проектами. Таким чином дотримуватиметься основне правило мультипроектного управління: стандартний підхід до будь-якого проекту.

Кажучи про складові бюджету, варто більш детально зупинитися на непрямих витратах, оскільки звичайно з прямими витратами і прогнозованим прибутком проблем не виникає.

До бюджету непрямих витрат необхідно включати витрати на:

забезпечення гарантійного терміну експлуатації;

штрафи;

загальні адміністративні витрати;

ризиковий фонд;

резерв керівника проекту

Для полегшення планування такі витрати можна визначати в прив'язці до календарних дискретам: тиждень, місяць, квартал і т.д. протягом життєвого циклу проекту.

Практично завжди, при розробці бюджету проекту, керівник проекту прагне (цілком природно) закласти до бюджету якомога більший резерв на непередбачені роботи і витрати. Контролювати суми, що включаються до бюджету зобов'язаний фахівець по фінансах проектного офісу. Частіше всього, до затвердження бюджету проекту, проектний офіс проводить процедуру «захисту» бюджету, на якому керівник проекту обґрунтовує спірні витрати.

- 55 -

Виходячи з графіка потреби проекту у фінансових коштах, фінансовий менеджер формує план фінансування проекту. Фінансовий план повинен враховувати авансові або відстрочені платежі, можливості інвестора і інші чинники. Крім того, в плані фінансування необхідно передбачити «точку зупинки робіт» у разі недостатнього фінансування.

7.4.1. План фінансування проекту

План фінансування проекту призначений для упорядкування всього процесу фінансування і базується на стратегії маркетингу.

Головною проблемою, яку необхідно вирішувати при розробці плану фінансування проекту – це облік ризику в ефективному його завершенні, можливе їхнє виникнення і раціональний розподіл між інвесторами.

План фінансування, як відзначалося раніше, повинен враховувати наступні ризики:

ризик нежиттєздатності проекту;

податковий ризик;

ризик несплати заборгованостей;

ризик не завершення будівництва. 1. Ризик нежиттєздатності проекту

Інвестори повинні бути впевнені в тім, що передбачувані доходи від проекту будуть

достатні для покриття витрат, виплати заборгованості і забезпечення окупності будь-яких капіталовкладень.

2. Податковий ризик включає:

утрату виграшу від податкової знижки через закриття уже функціонуючого, але економічно не оправданого себе проекту;

зрив термінів здачі об'єкта в експлуатацію і не одержання податкових пільг;

зміна податкового законодавства або планової норми амортизаційних відрахувань до введення в експлуатацію;

рішення податкової служби про зменшення податкових пільг.

Захистом інвесторів податкового ризику є включення гарантій в угоди і контракти. 3. Ризик несплати заборгованості.

Несплата заборгованостей у встановлений термін може відбутися через тимчасове зниження попиту на вироблену продукцію.

Застосовуються наступні міри зниження ризику від несплати заборгованостей:

використання резервних фондів;

виробничі виплати;

додаткове фінансування.

Створюваний резервний фонд у плані фінансування підприємств повинен бути не менш максимальних виплат по заборгованості.

Сплата заборгованості може вироблятися за рахунок виробленого продукту, що повинно бути передбачено контрактом.

Планом фінансування проекту повинно бути передбачене додаткове фінансування проекту на випадок збільшення масштабів проекту або виниклих проблем, зв'язаних з експлуатацією.

4. Ризик незавершеного будівництва.

- 56 -

На не завершення будівництва впливає цілий ряд факторів, у тому числі: інфляція, технічні складності, відсутність матеріалів, проблеми зв'язані з навколишнім середовищем, коливання курсу валют, урядові постанови і т.д., що природно турбує інвесторів.

Тому до початку будівництва його учасники повинні дійти згоди і до гарантій його завершення.

7.4.2 Методи фінансування проекту

Методи фінансування проекту наступні:

фінансування проекту за рахунок випуску акцій;

довгострокове боргове фінансування;

лізингове фінансування;

урядове фінансування.

На практиці застосовують усі чотири методи фінансування, мінімізуючи в цілому витрати.

1. Фінансування за рахунок випуску акцій

Акціонерні інвестиції можуть бути у формі грошових внесків, устаткування, технологій і т.д. Основний обсяг акціонерних інвестицій надходить від учасників проекту на початку його реалізації.

Потенційними можуть бути замовники, зовнішні інвестиції, а також приватні особи та громадськість для фінансування великих проектів.

2. Джерелами довгострокового боргового фінансування є:

довгострокові кредити банків, у тому числі комерційних;

кредити в державних установах;

боргові зобов'язання громадськості;

приватне розміщення боргових зобов'язань.

Усі ці джерела виділяються (кредитуються) при їхньому погашенні у встановлений термін з урахуванням виплати процентних ставок, що можуть бути фіксованими і ковзними, тобто кредитування, що змінюються в залежності від періоду.

3.Урядова допомога представляється безпосередньо урядом і державними установами безпосередньо за рахунок інвестиційних програм через субсидування або гарантії позичок, або побічно, за рахунок гарантій цін і розширення податкових переваг.

4.Лізингове фінансування являє собою тристоронній комплекс відносин, при якому лізингова компанія на прохання і вказівку користувача здобуває у виготовлювача устаткування, яке здає цьому користувачеві в тимчасове користування.

До складу лізингових відносин входять два договори:

договір закупівлі-продажу між лізинговою компанією і виготовлювачем;

договір лізингу між лізинговою компанією і користувачем.

7.4.3. Регулювання фінансування по проекту

Регулювання фінансування по проекту складається в контролі за раціональними витратами виділених засобів на його реалізацію.

При контролі за витратами або засобів розглядаються наступні питання:

- 57 -

точні оцінки витрат (фінансові кошториси);

розподіл витрат у часі (потік готівки);

підтвердження витрат (аналіз фінансового стану);

своєчасність і точність звітності по витратах;

виявлення неправильних витрат на проект;

своєчасна й осмислена звітність про стан проекту;

прийняті рішення по збитковим витратам і т.д.

Контроль за витратою засобів типового проекту проводиться шляхом проведення ревізій

утри етапи:

наприкінці проектування або будівництва;

у ході проектування або будівництва;

відразу після завершення проектування або будівництва.

Ефективність діяльності менеджера проекту залежить від того, на скільки грамотно і відповідально вирішується їм проблема регулювання витрат.

З цією метою в багатьох закордонних країнах розробляється “план керування витратами” або “план регулювання витрат”. Розробка цього плану починається на стадії пропозицій по висновку контракту і продовжується після його підписання. Для виконання функції регулювання витрат по проекту призначається спеціальна група, що здійснює заходи щодо виконання розробленого плану.

Питання для самоперевірки:

1.Що таке техніко-економічне обґрунтування?

2.З яких основних розділів складається план реалізації проекту?

3.Які функціональні етапи складають структуру функціонального плану проекту?

4.На яких етапах реалізації проекту застосовуються календарні графіки?

5.По яким напрямки класифікуються календарні графіки?

6.Як класифікуються графіки по термінах і часові планування?

7.Які основні моделі графіків застосовуються в календарному плануванні?

8.Назвіть склад календарного плану проектно-конструкторських робіт.

9.Назвіть склад календарного плану матеріально-технічного постачання.

10.Які графіки по будівництву розробляються на стадіях проекту організації будівництва і проекту провадження робіт?

11.Назвіть склад календарного плану введення в експлуатацію й освоєння проекту.

12.Які дві основні задачі вирішує планування фінансування?

13.Які ризики повинен враховувати план фінансування?

14.У чому полягає зміст податкового ризику?

15.У чому складається ризик несплати заборгованостей?

16.Які методи фінансування проекту Ви знаєте?

17.Охарактеризуйте метод фінансування за рахунок випуску акцій.

18.Охарактеризуйте метод лізингового фінансування.

19.Які питання вирішуються при регулюванні фінансування проекту?

-58 -

ТЕМА 8. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБІТ ІЗ ПРОЕКТУ

План

8.1Організаційні форми реалізації проекту.

8.2Організаційна структура проекту.

8.3Склад і функціональні обов'язки структурних підрозділів і виконавців при керуванні проектом Література (6), (21)

8.1. Організаційні форми реалізації проекту

Керування проектами вимагає його організації, у тому числі: по складу й організаційних формах структури, складу підрозділів і виконавців та виконанню ними функціональних обов'язків. Для реалізації цих цілей необхідна спеціально організована структура, яка здійснювала би керування.

Існує багато організаційних форм реалізації проекту. У колишньому СРСР організація керування проектом в основному зводилася до роздільних організаційних форм по кожнім елементам проекту, проектуванню, постачаннях, будівництву, крім будівництва великих комплексів, де функції керування передавалися підрядчикові.

Раніше вказувалося, що менеджером проекту може бути замовник, підрядчик, проектувальник, консультант і навіть постачальник. У залежності від того, хто виступає в ролі менеджера проекту, розподілу видів діяльності і функцій, між учасниками проекту, їхньої відповідальності визначається й організаційна форма реалізації проекту.

Більшість функцій учасників проекту є традиційно постійними. Це будівництво, фінансові операції, монтаж устаткування, пуско-налагоджені роботи, експлуатація і т.д.

Однак частина функцій як проектування, постачання і керування можуть перерозподілятися між учасниками. Такий перерозподіл, а також, чий представник виконує роль менеджера проекту, й визначає організаційну форму керування проектом. Для малих і середніх проектів за рубежем застосовуються наступні форми (табл. 8.1)

				Таблиця 8.1
	Організаційні форми керування проектом (6)
Виконавці		Види діяльності
		Постачання	Інжиніринг	Управління
1		2	3	4
Варіант 1 (менеджер проекту –
замовник)
Замовник		+		+
Підрядчик
Постачальник
Проектувальник			+
Консультант

- 59 -

1		2	3	4
Варіант 2 (менеджер проекту –
підрядчик)
Замовник		+	+
Підрядчик				+
Постачальник
Проектувальник
Консультант
Варіант 3 (менеджер – підрядчик)
Замовник
Підрядчик		+		+
Постачальник
Проектувальник			+
Консультант
Варіант 4 (менеджер проекту –
консультант)
Замовник
Підрядчик
Постачальник		+
Проектувальник			+
Консультант				+
Варіант 5 (менеджер проекту –
консультант)
Замовник		+	+
Підрядчик
Постачальник
Проектувальник
Консультант				+
Варіант 6 (менеджер проекту –
консультант)
Замовник
Підрядчик		+
Постачальник
Проектувальник			+
Консультант				+
Варіант 7 (менеджер	проекту
(проектно-будівельна фірма –
ПБФ))
Замовник
Підрядчик
Постачальник		+	+	+

- 60 -