3136 Управление проектами

4.2. Структура проекту, його життєвий цикл, зміст основних фаз (стадій) реалізації проекту і його реалізація

4.2.1 Структура проекту

Любою проект, починаючи від ідеї і закінчуючи його реалізацією, проходить ряд етапів, що утворюють структуру проекту. У спрощеному виді такою структурою є ідея (проблема, задача), засіб реалізації (рішення), мети реалізації (результати рішення) мал. 4.1 (6)

ПРОЕКТ

Ідея		Засоби		Мета реалізації
(проблема,		реалізації		(підсумки
задача)		(рішення)		рішення)

Мал. 4.1 Структура проекту Основною структурою проекту є його елементи, розбивка приведеної структури проекту

на елементи, дотримуючись системності, може бути різна і відбуватися по різних ознаках у залежності від характеру елементів. Найбільш прийнятної і розповсюдженої є наступна:

1.Елементи ідеї, у тому числі: задум, бізнес-план, ТЭО інвестицій.

2.Елементи проекту, створювані в процесі його реалізації, у тому числі: проектна документація, виробничі об'єкти, виробничі приміщення, технологічне устаткування, технологія виробництва продукції, вироблений продукт і т.д.

3.Елементи, що забезпечують виконання робіт з реалізації проекту, у тому числі: фінанси, кадри (персонал), сировинні ресурси, транспорт і механізми, земельна ділянка, енергоресурси, контракт (договір) і т.д.

4.Елементи, етапи діяльності (процеси) проекту, у тому числі: маркетинг, проектування, закупівля, постачання, будівництво, монтаж устаткування, здавання-прийняття об'єктів проекту в експлуатацію, експлуатація, виробництво продукції, продаж продукції (останні три відносяться до експлуатації).

5.Елементи – учасники виконання проекту, у тому числі: замовник (інвестор), менеджер проекту, проектувальники, підрядні будівельні і спеціалізовані організації, банки, постачальники, власник земельної ділянки, місцеві органи влади і т.д.

4.2.2 Життєвий цикл проекту

Кожен проект, незалежно від його масштабності та величини, у своєму розвитку проходить визначені стани від початку його задуму і вкладання капіталу до завершення робіт над його реалізацією і ліквідацією.

Проміжок часу між його початком і його ліквідацією складають життєвий цикл проекту.

Життєвий цикл проекту проходить визначені етапи, стадії, називані “фазами”.

Розподіл будь-якого проекту на фази може бути різноманітним і залежить від масштабності і величини проекту, конкретних умов проекту, досвіду менеджера проекту і т.д.

- 31 -

Кожна фаза проекту може поділятися на підфаза. На великих проектах (об'єктах, промислових комплексах із закінченим циклом, великих магістралей, метро й інших з великою тривалістю будівництва), на відміну від звичайних проектів, кількість фаз і етапів може бути збільшено.

У літературі і практиці існує кілька підходів поділу процесу реалізації проекту на фази, у тому числі:

3х стадійне (фаза розвитку, контрактна фаза, фаза виконання);

3х стадійне з поділом на підфази. Концептуальна фаза з поділом на підфази; контрактна фаза; фаза реалізації проекту з поділом на підфази;

4х стадійна з фазами: концепція, планування, виконання, завершення;

4х стадійна з варіантом фаз: попередній етап, проектно-конструкторські роботи,

будівництво, пуско-налагоджені роботи.

Необхідно відзначити, що кожна фаза і підфази розробки проекту має свої мети і задачі. Розглянемо зміст фаз для трьох стадійного поділу процесу реалізації проекту з

розбивкою на підфази.

4.2.3 Зміст основних фаз реалізації проекту і його реалізація

Концептуальна фаза зв'язана з передінвестиційним етапом, включає: розробку концепції проекту, оцінку життєздатності проекту, планування проекту, розробку вимог до проекту, вибір і придбання земельної ділянки (площадки) і базове (концептуальне) проектування.

Контрактна фаза припускає укладання контрактів з виконавцями проектів (проектувальниками, підрядною будівельною організацією й іншими).

Фаза реалізації проекту включає підфази: робоче проектування, постачання і будівництво.

4.3 Керування процесом виконання проектів, типи проектів, учасники керування

проектом.

Той або інший проект представляє систему, що складається з окремих елементів, між якими існують визначені зв'язки, якими необхідно керувати.

Керування проектом являє собою визначення, установлення, регулювання і розвиток зв'язків між елементами, що забезпечують досягнення мети проекту.

Керуванню підлягають такі фактори проекту: витрати, час, ресурси, вартість, якість, ризик.

Здійснюються функції аналізу, планування, організації, контролю, регулювання й ін.

Класифікація або поділ проектів на типи залежить від таких основних факторів як масштабність терміну їхньої реалізації, якості, обмеженості ресурсів і від учасників їхньої реалізації на міжнародному рівні. У закордонній практиці розрізняють проекти:

по масштабності: малі і мегапроекти;

по термінах виконання: короткострокові;

по якості: бездефектні ;

- 32 -

по ресурсах: проекти модульного будівництва і спеціального модульного будівництва;

від учасників їхньої реалізації на міжнародному рівні: міжнародні проекти і спільні підприємства.

До малих проектів відносяться проекти з невеликими масштабами, прості і з обмеженими обсягами капіталовкладень і трудовитратами. До них відносяться невеликі промислові підприємства, дослідно-промислові установки, модернізація діючих підприємств.

Мегапроекти характеризуються великою вартістю робіт і трудомісткістю, тривалими термінами реалізації (5-7років і більш), а також додатковими джерелами фінансування, тому що фонди реалізації мегапроекта перевищують фінансові резерви і т.д.

Відмітною рисою короткострокових проектів є стислі строки їхньої реалізації і невелика вартість проектів, до декількох десятків тисяч доларів, що може зростати в міру реалізації проекту. До них відносяться різні досвідчені установки, заводи з виробництва препаратів, яких-небудь споживчих новинок і т.д.

Бездефектні проекти, у яких визначальне значення надається підвищеній якості, а вартість складає кілька мільярдів доларів. До них відносяться проекти атомних електростанцій, космічні проекти і проекти оборонного призначення і т.д.

Проект модульного будівництва складається з елементів, конструкцій і устаткування, які можуть бути змонтовані або на будівельному майданчику, або де-небудь в іншому місці, а потім доставлені на місце будівництва. У даному випадку попередньо зібрана і змонтована конструкція називається модулем.

Міжнародні проекти – це спеціальні проекти, що розробляються для декількох країн. Вони відрізняються великими обсягами і вартістю. Рішення про долю в міжнародному проекті приймається на основі міжнародного маркетингу, що здійснює всю подальшу діяльність по реалізації прийнятого проекту. Приклад - будівництво тунелю під протокою Ла-Манш.

Спільні підприємства створюються для організації і здійснення проекту, який реалізується за допомогою об'єднання ресурсів двох або більш організацій. Воно засновано на взаємодоповнюючих відносинах і можливостях партнерів. В Україні їхня діяльність керується законом “Про іноземні інвестиції” і іншим законодавством України.

Учасники проекту є основним елементом його структури, що забезпечують реалізацію задуму проекту.

Головний учасник – замовник, якого може представляти як одна організація, так і декілька, що поєднують свої зусилля для реалізації задуму.

Наступний учасник – проектувальник, що веде розробку проектних рішень. Звичайно їх може бути декілька по напрямках і розділам проекту. У цьому випадку очолює всі роботи з проектування генеральний проектувальник.

Матеріально-технічне забезпечення здійснюють постачальники або генеральний постачальник.

Будівельно-монтажні роботи виконує підрядчик, субпідрядники і генеральний підрядчик.

За рубежем практикується залучення роботи над проектом консультанта, який робить консультативні послуги іншим учасника з усіх питань реалізації проекту.

Перераховані вище організації є основними учасниками проекту.

Особливе місце в реалізації проекту займає менеджер проекту, функції якого може виконувати кожна з перерахованих організацій або інженерно-консультаційна фірма.

- 33 -

Загальні принципи побудови організаційних структур управління проектами.

Ефективність управління проектом багато в чому залежить від використаної при цьому організаційної структури. Під організаційною структурою зазвичай розуміється сукупність елементів організації (посад і структурних підрозділів) і зв'язків між ними. Зв'язки між посадами і структурними підрозділами можуть бути або вертикальні (адміністративнофункціональні), по яких протікають адміністративні процеси ухвалення рішень, або горизонтальні (технологічні), по яких протікають процеси виконання робіт. При цьому виділяти горизонтальні і вертикальні зв'язки і процеси можна лише на низькому рівні декомпозиції (близькому до окремих операцій) діяльності по проекту, а на середньому і високому рівні вся діяльність по реалізації проекту складається з «діагональних» процесів і зв'язків.

Вибір і подальші проектування, аналіз і створення організаційної структури є, з одного боку, відповідальною, з іншої — складною, міждисциплінарною, такою, що слабо структурується і формалізується діяльністю. Проте, останнім часом було створено безліч інструментів, що дозволяють достатньо ефективно здійснювати вибір, розробку і створення організаційної структури управління проектами.

Окрім цього, в даній діяльності, не дивлячись на її невизначений характер, можна виділити декілька принципів, прихильність яким забезпечує створення ефективної організаційної структури проекту.

Загальні принципи побудови організаційних структур управління проектами:

-відповідність організаційної структури системі взаємин учасників проекту.

-відповідність організаційної структури змісту проекту.

-відповідність організаційної структури вимогам зовнішнього оточення.

Питання для самоперевірки:

1.Що таке проект?

2.Що таке керування проектом?

3.Які основні етапи проходить проект, утворюя його структуру?

4.Назвіть основні елементи ідеї проекту і її обґрунтування.

5.Назвіть елементи проекту, створювані в процесі його реалізації.

6.Назвіть елементи, що забезпечують виконання робіт з реалізації проекту.

7.Назвіть елементи діяльності (процеси) проекту.

8.Що таке життєвий цикл проекту?

9.Які підходи Ви знаєте при поділі процесу проекту на фази?

10.У чому складається життєздатність проекту?

11.Назвіть основні етапи контрактної фази і їхньої характеристики.

12.Які основні підфази включає фаза реалізації проекту і їхнє призначення?

13.По яких напрямках класифікуються проекти?

14.Які проекти відносяться до малих проектів і мегапроектам?

15.Які проекти відносяться до проектів модульного будівництва?

16.Назвіть основних учасників будівництва.

- 34 -

ТЕМА 5. ФУНКЦІЇ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ ТА ЕТАПИ

ВИКОНАННЯ

План

5.1.Основні функції керування проектами

5.2.Основні етапи виконання проекту Література (3), (4), (6), (24), (25)

5.1. Основні функції керування проектами

Функція – зовнішній прояв властивостей якого-небудь об'єкту в даній системі відносин. Існує так само два розуміння функцій управління проектами. Одне полягає в тому, що управління проектами зводиться до управління його учасниками по виконанню ними тих або інших функцій і обов'язків відповідно до законодавчих і нормативних актів і

посадових інструкцій при реалізації проекту. Такими основними функціями є:

­маркетинг;

­планування;

­організація робіт за проектом;

­ведення контракту;

­фінансування проекту;

­якість;

­контроль;

­аналіз;

­регулювання.

Інше розглядає управлінські функції як основні, базові види діяльності, які повинні здійснювати управляючі працівники на всіх рівнях і у всіх предметних областях за проектом. Далі ми розглядатимемо функції управління проектами в контексті останнього визначення.

Функції управління проектом здійснюються на всіх етапах і фазах управління проектом і включають:

планування;

контроль проекту;

аналіз;

ухвалення рішень;

складання і супровід бюджету проекту;

організацію здійснення;

моніторинг;

оцінку;

звітність;

експертизу;

перевірку і приймання;

бухгалтерський облік;

- 35 -

 адміністрування.

Управління проектами зводиться до управління його учасниками по виконанню ними тих або інших функцій і обов'язків відповідно до законодавчих і нормативних актів і посадових інструкцій при реалізації проекту.

Такими основними функціями є: маркетинг, планування, організація робіт із проекту, ведення контракту, фінансування проекту, якість, контроль і аналіз. Окремі з цих функцій загалом були розглянуті в попередніх темах. Зупинимося на функціях маркетингу, веденні контракту, фінансування і якості при керуванні проектом.

Маркетинг є споконвічною функцією при керуванні проектом та розвивається по чотирьох напрямках:

ціль (що повинно бути досягнуте);

стратегія (як варто надходити);

оперативні заходи (хто, що і коли повинен робити);

контроль ефективності (що досягнуто, які відхилення від плану, які причини відхилення).

З цього випливає, що функції маркетингу відбивають логіку розвитку проекту, який повинен здійснюватися планово.

Особливе, важливе значення ролі маркетингу в керуванні проектами надається системі торгів, у процесі яких формуються ціна майбутнього проекту (ціновий маркетинг).

Функція ведення контракту при керуванні проектами полягає в розгляді можливості і вживанні заходів у ході реалізації проектів і дозволі виникаючих суперечок. Для реалізації проекту замовник бере контракт із проектувальниками, будівельниками, постачальниками й ін. організаціями; будівельники з замовником, субпідрядником, постачальниками, транспортниками. Природно в процесі реалізації проекту виникають зміни і доповнення до проекту, що стосуються не тільки проектних рішень, технології реалізованого проекту, але і термінів і умов їхньої реалізації.

Виникаючі розбіжності між партнерами розглядаються ними в робочому порядку. Якщо сторони в процесі розгляду не прийшли до угоди, то розбіжності розглядаються в арбітражному суді у встановленому законодавством порядку.

Фінансування проекту є функцією життєдіяльності керування процесом реалізації проекту. Воно зв'язано зі своєчасним придбанням і забезпеченням матеріально-технічними ресурсами, енергоресурсами, виплатою заробітної плати і т.д. і спрямовано на забезпечення потоку інвестицій, необхідних для планомірного виконання проекту, здійснюється згідно плану.

Фінансовий план повинен містити графіків капітальних витрат, графік погашення заборгованостей, фінансові угоди між учасниками проекту й інвесторами з усіх питань.

Функція якості в керуванні проектами є основою ефективності реалізованого проекту на всіх стадіях життєвого циклу проекту.

Забезпечення якості проекту є найважливішою роботою менеджера проекту.

Для основних учасників проекту, якість в основному зводиться до дотримання вимог норм, правил, стандартів і умов контракту:

для проектувальників – при розробці проектної документації і складанні спеціалізацій на постачання матеріалів і устаткування;

- 36 -

для постачальників – по виготовленню і доставці устаткування і матеріалів на будмайданчик;

для підрядчика по виконанню будівельно-монтажних робіт і введенню об'єкта в експлуатацію.

Функції менеджера проекту в питаннях якості збігаються з функціями замовника, якому необхідно якісно надійні, безпечні й економічні засоби реалізації своїх задумів у проекті.

Тому надійна гарантія якості проекту може бути забезпечена тільки при цілеспрямованої, скоординованої, тобто ретельно спланованої, організованої і контрольованої діяльності всіх його виконавців у точній відповідності з його задумом.

5.2 Основні етапи виконання проекту

Той або інший проект у процесі реалізації проходить ряд етапів і включає:

розробку концепції;

висновок контракту;

проектування;

матеріально-технічне забезпечення;

будівництво;

приймання і закриття проекту.

Розробка концепції починається після рішення всіх питань передінвестиційного етапу і передбачає виконання наступних основних робіт:

обґрунтування цілей проекту на основі вивчення ринку й аналізу виробничих можливостей;

попередню оцінку капітальних витрат на реалізований проект і прогноз збільшення оборотного капіталу;

оцінку тривалості інвестиційного процесу, у тому числі будівництва і терміну початку експлуатації;

прогноз збільшення капіталу від реалізації проекту;

визначення джерел фінансування і розмірів;

визначення основних характеристик проекту.

Формування концепцій проекту входить в обов'язок замовника, рішення якого виконується спеціально створеними групами. Менеджер проекту у формуванні проекту концепції не приймає участі.

Укладання контрактів здійснюється між партнерами підприємницької діяльності, фізичними і юридичними особами при виконанні тих або інших робіт, послуг.

Контракт – це юридичний документ, що визначає взаємини між сторонами й умови їхнього виконання по термінам і зобов'язанням в оперативному порядку.

Робота з контрактами є складовою частиною керування проектами. Документи контракту визначають право, обов'язок і дії сторін.

Проектування складається:

у виборі проектувальників шляхом проведення конкурсів або прямих переговорів;

-37 -

підготовці і укладанню контракту, яким визначаються усі взаємини між учасниками реалізації проекту;

планування проектних робіт і послуг зі складанням докладного плану проектних робіт, їхньої угоди з замовником і підрядчиком.

Проектування й узгодження проектних документів здійснюється відповідно до державних будівельних норм України ДБН А.2.2-3-97. «Проектування. Склад, порядок розробки, узгодження і затвердження проектної документації для будівництва».

Матеріально-технічне забезпечення проекту складається в придбанні і постачанні матеріальних ресурсів та їхнє використання на місці виконання робіт. Постачання здійснюються як замовником, підрядчиком і субпідрядником відповідно до додатків передбаченими контрактом. Матеріально-технічне забезпечення здійснюється двома способами: прямі закупівлі і субпідрядні постачання. Схеми реалізації цих способів розрізняються незначно.

Будівництво є основним етапом у здійсненні проекту і вимагає постійної уваги в організації і керуванні будівельно-монтажними роботами. Незадовільний хід будівництва може звести нанівець усі попередні етапи і до повного провалу реалізованого проекту.

Керування будівництвом залежить від організаційної структури будівельної організації, планування робіт, якості проектної документації і своєчасного її одержання, наявність кваліфікованих робочих кадрів і персоналу керування, своєчасних постачань МТР і фінансування, контролю і прогнозу виконання робіт і т.д.

Значна роль у керуванні будівництвом і своєчасним виконанням робіт належить управлінському персоналові і зокрема менеджерові-керівникові будівництва.

Приймання і закриття проекту.

Здійснюється після завершення будівельно-монтажних робіт, проведення пусконалагоджених робіт і одержання продукту на об'єктах промислового призначення. На етапі приймання проекту порівнюють отримані результати з передбаченими в реалізованому проекті, виявляють розбіжностей.

Питання для самоперевірки:

1.Назвіть основні функції керування проектами.

2.По яких напрямках розвиваються функції маркетингу при керуванні проектами?

3.Які основні питання вирішує укладання контракту?

4.Які функції закріплюються в плані фінансування проекту?

5.Які основні вимоги пред'являються до учасників проекту по якості при керуванні проектами?

6.Назвіть основні етапи виконання проекту.

7.Які питання вирішуються при розробці концепції проекту?

8.Які етапи охоплює контракт під час його укладання і дії?

9.На підставі яких документів здійснюється проектування проекту?

10.У якому порядку здійснюються закупівлі?

11.Від рішення яких питань залежить будівництво об'єктів?

12.Яке призначення етапу приймання і закриття проекту?

-38 -

ТЕМА 6. МАРКЕТИНГ ПРОЕКТУ

План

6.1.Загальні принципи маркетингу в керуванні проектами.

6.2.Сучасна концепція маркетингу в управлінні проектами

6.3.Вибір товарів і конкурентної стратегії.

6.4.Оцінка ринків збуту і конкурентів.

6.5.Система торгів. Умови проведення торгів у будівництві.

Література (6), (7), (12), (25).

6.1 Загальні принципи маркетингу в керуванні проектами

Будь-яка діяльність господарської і суспільної діяльності пов'язана з маркетингом. Широкий діапазон маркетингової діяльності був визначений Американською асоціацією маркетингу (АМА) у 1985 році: “Маркетинг являє собою процес планування і втілення задумів, ціноутворення, просування товарів і послуг за допомогою обміну задовольняючої мети окремих осіб і організацій” (6).

Саме це визначення говорить про значимості маркетингу й у керуванні проектами, яке починається з ідей, задуму і відбиває логіку розвитку проекту.

Термін “маркетинг” походить від англійського “market” (ринок) і означає діяльність у сфері ринку.

Упередових закордонних країнах панує “ринок споживача”, усі орієнтуються на задоволення потреби споживача, а в Україні, у даний момент, не склався поки і “ринок продавця”, Україна здебільшого намагається продати на зовнішньому ринку те, що робить, а не те, що там потрібно споживачеві. Концепція маркетингу – це орієнтація на споживача, на збут, на створення проектів, проектів, що задовольняють вимоги і попит споживача.

Узагальному випадку маркетинг проекту складається з наступних елементів:

дослідження ринку;

менеджмент продукції;

збут;

реклама;

стимулювання збуту і робота із широкими масами споживачів.

Особливе значення для замовника в маркетинговій діяльності надається виборові проекту на майбутніх тендерах.

Після вибору проекту настає етап боротьби за одержання замовлення (підряду) на його виконання з організацією торгів. У міжнародній практиці торги організуються на проектування, закупівлі, будівництво, а також на керування проектами серед кандидатур менеджера проекту.

6.2. Сучасна концепція маркетингу в управлінні проектами

Стосовно проблематики управління проектами маркетинг можна розглядати в двох аспектах. Перший аспект розкриває внутрішній зміст маркетингу проекту і є структурою

- 39 -

маркетингової діяльності безвідносно тимчасовій протяжності проекту. Цей аспект підкреслює, що на будь-якому етапі життєвого циклу проекту маркетинг присутній у всій облиште, не міняючи свого внутрішнього змісту.

Другий аспект відображає місце маркетингу в проекті з погляду тимчасової структури проекту, тобто його життєвого циклу. Не дивлячись на те що маркетингові заходи присутні на кожному етапі проекту, значення, об'єми і зміст робіт на різних фазах проекту різні.

Умовно перший аспект можна визначити як вертикальну (змістовну) структуру маркетингу проекту, а другий — як горизонтальну (тимчасову) структуру маркетингу.

Достатньо традиційно всю сукупність маркетингу проекту можна розділити на б складових:

-Маркетингові дослідження;

-Розробка стратегії маркетингу;

-Формування концепції маркетингу;

-Програма маркетингу проекту;

-Бюджет маркетингу проекту;

-Реалізація заходів щодо маркетингу проекту.

Під маркетинговими дослідженнями зазвичай розуміється діяльність по пошуку, збору і попередній аналітичній обробці інформації, що має значущість для ринкової успішності (результативності) проекту. Маркетингові дослідження — базова діяльність, що забезпечує всі подальші заходи щодо маркетингу необхідною інформацією.

Під розробкою стратегії маркетингу розуміється діяльність по детальній аналітичній обробці доступної інформації, її переосмисленню і виробленню принципових цільових установок для проекту в області маркетингу. Такі принципові цільові установки включають визначення структури цілей проекту, вироблення базової стратегії і окремих значущих її аспектів.

Виділення формування концепції маркетингу в самостійний блок є не зовсім традиційним. Але, по суті, таке виділення присутнє як в теорії, так і в практиці маркетингу проекту. Концепцію маркетингу можна розглядати або як стратегічні аспекти практичного комплексу маркетингових заходів, або як оперативний аспект стратегії маркетингу. У будьякому випадку концепція маркетингу є тактичним зрізом всієї маркетингової діяльності, в якому визначаються середньострокові, важливі (але не загальнозначущі для всього проекту, на відміну від стратегії) напрями, цільові орієнтири, вибрані методи реалізації заходів.

З концепції маркетингу як тактичною його складовою витікає оперативна складова — практичний інструментарій маркетингу, оформлений у вигляді програми конкретних заходів щодо реалізації сформульованих раніше стратегії і тактики маркетингу проекту.

Бюджет маркетингу — обов'язкова складова проекту. У загальній формі він є планом грошових надходжень і виплат, пов'язаних з реалізацією програми маркетингу.

Завершує є безпосередня реалізація всіх заходів щодо маркетингу — як раніше запланованих, так і викликаних виниклими відхиленнями.

Маркетингові дослідження.

У структурі маркетингових досліджень можна виділити 3 принципових блоку, які, у свою чергу, також складаються з конкретних робіт:

Організація досліджень:

•визначення цілей, діапазону і програми маркетингових досліджень;

- 40 -