3136 Управление проектами

забезпечує взаємозв'язок із всіма учасниками проекту, проводить зустрічі з постачальниками і т.д.

Менеджер служби матеріально-технічного забезпечення (МТО) - несе відповідальність за усі види закупівель на всіх стадіях здійснення проекту. Він контролює дані, отримані від постачальників і стежить за виконанням контрактів; направляє і координує діяльність служб учасників проекту, які відають питаннями закупівель, доставки і приймального контролю надходячих матеріалів, технічних ресурсів; є офіційним представником менеджера проекту в підрядчика і постачальників і т.д.

Менеджер будівництва є керівником будівництва, підкоряється й одержує указівки від менеджера проекту, відповідає за усі види робіт, виконувані на будівельному майданчику. Він повинен включатися в реалізацію проекту на початкових стадіях проектування, давати вихідні дані по термінах постачань, наданню фронтів робіт і т.д.

Менеджер служби контролю

Основними обов'язками менеджера служби контролю є: планування і встановлення термінів, оцінка витрат і планування вартості, контроль витрат і тенденцій їхньої зміни, інформування менеджера проекту і зацікавлених служб про хід робіт, керування матеріальнотехнічними запасами і т.д.

Менеджерові служби контролю підкоряються кошторисники, плановики, бухгалтерконтролер проекту, фахівець із МТС і ведення документації проекту, представник служби обчислювальної техніки.

Координатор робіт із проектування несе відповідальність за виконання робіт з інженерного проектування в рамках проекту перед менеджером проекту, а також перед керівником проектування фірми. Основні види його діяльності наступні: визначення обсягу робіт, установлення взаємозв'язків по проектуванню, календарне проектування і поточний контроль за ходом проектних робіт, збір даних і аналіз результатів проектування і т.д.

Організації-учасники проекту створюють свої групи по керуванню проектом, що мають подібну структуру.

Якщо менеджером проекту є підрядчик, то замовник установлює свою робочу групу у фірмі підрядчика і на місці виробництва СМР із метою гарантувати швидке прийняття рішень і спостерігати за виконанням програми робіт, передбачених контрактом.

Розміри робочої групи залежать від масштабів і типу проекту, а її чисельність може бути більш 50 чоловік.

Питання для самоперевірки:

1.Які організаційні форми прийняті за рубежем при керуванні проектами?

2.Які функції керування проектами визначають організаційні форми реалізації проекту?

3.Які організаційні форми застосовувалися і застосовуються в Україні?

4.Організаційна структура проекту, її призначення і цілі.

5.Принципи формування організаційної структури проекту.

6.Типи організаційних структур, застосовуваних за рубежем.

7.Робоча група проекту і її коротка характеристика.

8.Матрична структура і її коротка характеристика.

9.Склад робочої групи.

-71 -

10.Основні обов'язки і функції менеджера проекту.

11.Основні функції інженера-координатора проекту.

12.Основні функції менеджера служби матеріально-технічного забезпечення.

13.Основні функції менеджера-будівельника.

14.Основні функції менеджера контролю.

15.Основні функції координатора робіт із проектування.

- 72 -

ТЕМА №9. ЯКІСТЬ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТІВ

План

9.1Організаційні питання забезпечення якості проекту.

9.2Контроль якості проекту.

Література (4),(6),(11)

9.1 Організаційні питання забезпечення якості проекту

Сучасна концепція менеджменту якості має в своїй основі наступні основоположні принципи:

-якість — невід'ємний елемент проекту в цілому (а не якась самостійна функція управління);

-якість — це те, що говорить споживач, а не виробник;

-відповідальність за якість повинна бути адресною;

-для реального підвищення якості потрібні нові технології;

-підвищити якість можна тільки зусиллями всіх працівників підприємства;

-контролювати процес завжди ефективніше, ніж результат (продукцію);

-політика в області якості повинна бути частиною загальної політики підприємства.

Ці принципи лежать в основі найбільш популярного і методологічно сильного напряму в управлінні якістю — Загального управління якістю Total Quality Management (далі — TQM).

Основні положення концепції TQM можна виразити наступними тезами:

1.Роль керівництва. У заходах щодо управління якістю на основі принципів TQM величезна роль відводиться керівництву. Керівництво повинне очолити діяльність по управлінню якістю. Воно повинне бути щиро прихильне системі, вірити в її цінності. Керівництво повинне інтегрувати систему управління якістю в загальну модель управління проектом. Свою дію слід здійснювати не стільки у вигляді організаційно-розпорядливої документації, скільки у вигляді конкретних слів і вчинків, однозначно і виразно передавальних позицію керівництва. Стиль керівництва повинен бути змінний з авторитарного, адміністративного на кооперативний, ліберальний.

2.Основна увага — клієнтам. Увага до клієнтів повинна виявлятися не в гаслах, а в практичній, повсякденній діяльності. Перш за все, слід визначити круг клієнтів. Співробітники, і в першу чергу керівники, винні чітко знати, хто є споживачем продукції проекту. Потім слід визначити потреби своїх клієнтів і розробити систему показників, що визначають ступінь задоволеності клієнтів продукцією проекту. Після цього отриману систему показників слід покласти в основу системи мотивації співробітників і системи управління фірмою в цілому як основний індикатор успішності проекту. Велику роль в підвищенні ефективності взаємодії з клієнтами грає інформаційна система проекту, яка повинна бути, безумовно, сумісною з інформаційними системами основних клієнтів.

3.Стратегічне планування. Велика увага в TQM приділяється процесам планування взагалі і стратегічного планування, зокрема. При цьому планується досягнення не тільки традиційних виробничо-господарських цілей, але і таких, які до останнього часу

-73 -

розглядаються як невідчутні і невимірні, як рівень задоволеності споживачів, позитивний діловий образ компанії, престиж торгових марок і інше.

4.Залучення всіх співробітників. У TQM передбачається делегувати більше відповідальності на нижні рівні управління. При цьому не слід забувати, що співробітники повинні бути спеціально підготовлені для ухвалення цієї нової для них відповідальності. При збільшенні відповідальності рядових співробітників зростає роль зворотного зв'язку, який стає основній складовій інформаційної системи підприємства. Природно, такий підхід не знімає необхідності традиційного управління, але залишає для вищих рівнів управління більше часу для вирішення стратегічних завдань. Окрім цього, важливу роль грають соціальні і психологічні чинники. Самоконтроль (належним чином підготовлений) і контроль з боку колег працює ефективніше, ніж формальний контроль зверху.

5.Підготовка персоналу. При розширенні повноважень і збагаченні функціональних обов'язків виникає необхідність постійної підготовки персоналу, причому не тільки вузько професійною. Іншою новою характеристикою підготовки в TQM є обов'язкова оцінка ефективності навчання.

6.Нагороди і визнання. Для того, щоб нова система працювала, необхідно, щоб вона була підкріплена відповідною системою мотивації. При цьому формальні нагороди і визнання повинні гармонувати з неформальними. Таким чином, система менеджменту якості інтегрується в корпоративну систему управління, формуючи певну організаційну культуру.

7.Розробка продукції і послуг повинна адекватно реагувати на потреби, що постійно змінюються і ускладнюються, і очікування споживачів. Найважливішими є такі показники як поліпшення якості розробки, тобто відповідність розробок вимогам клієнта, а також тривалість циклу розробка-впровадження .

8.Управління процесом. Основоположним принципом TQM є концентрація зусиль на конкретних процесах, особливо на процесах, що безпосередньо впливають на якість кінцевої продукції проекту.

9.Якість постачальників. Вимоги до якості продукції постачальників аналогічні вимогам до своєї власної. Відповідно необхідно організувати дієвий контроль за роботою і своєчасно відмовлятися від послуг ненадійних (якщо це можливо).

10.Інформаційна система. Для нормального функціонування системи TQM необхідно розробити і упровадити інформаційну систему, що дозволяє ефективно збирати, зберігати і використовувати дані, інформацію і знання. Для цього слід чітко визначити, які дані збирати і як їх обробляти і поширювати.

11.Кращий досвід. Одним з дієвих інструментів підвищення якості і поліпшення системи управління є визначення і використання кращого досвіду інших компаній (так званий benchmarking). Зазвичай ця діяльність складається з визначення процесів, які передбачається покращувати, моделювання власних процесів, вивчення кращого досвіду інших компаній, аналізу виводів і використання отриманих результатів.

12.Оцінка ефективності роботи системи управління якістю. Для такої оцінки необхідно розробити систему критеріїв і порядок проведення таких оцінок. Отримані і проаналізовані результати повинні бути використані для подальшого вдосконалення управління проектом.

-74 -

Викладені вище принципи TQM лягли в основу різноманітних концепцій менеджменту якості, таких як ІСО 9000, багатьох національних державних моделей управління якістю, а також з'явилися базою для вироблення системи менеджменту якості проекту.

Менеджмент якості проекту.

Менеджмент якості в рамках управління проектом — це система методів, засобів і видів діяльності, направлених на виконання вимог і очікувань клієнтів проекту до якості самого проекту і його продукції.

Таким чином, можна виділити менеджмент якості самого проекту і менеджмент якості продукції проекту. Взаємозв'язок цих підфункцій ілюструється в прикладі.

Управління якістю включає всі функції загального керівництва по розробці політики в області якості, встановлення цілей, повноважень і відповідальності, а також процеси планування, контролю і забезпечення якості, за допомогою яких в рамках системи якості відбувається реалізація даних функцій.

Планування якості — виявлення вимог до якості проекту і продукції проекту, а також визначення шляхів їх задоволення.

Для початку процесу планування необхідно мати інформацію про політику проекту в області якості, змісті (наочній області) проекту, опис продукції (бажано у вигляді конкретних специфікацій, отриманих від споживача), стандарти і вимоги до якості продукції, послуг, інформації і реалізації технологічних процесів, документацію за системою якості.

В процесі планування якості може застосовуватися наступний інструментарій:

-аналіз витрат і вигод;

-встановлення бажаного рівня показників якості проекту виходячи з порівняння з відповідними показниками інших проектів;

-діаграми:

•причин-наслідків (діаграма Ісикави), що ілюструють причинно-наслідковий зв'язок різних причин і субпричин з потенційними і реальними проблемами.

•блок-схеми, що показують, як різні елементи системи або процесу взаємодіють один з

одним; - експерименти.

В результаті планування якості з'являється план якості (план організаційно-технічних заходів щодо забезпечення системи якості проекту), який повинен описувати конкретні заходи по реалізації політики в області якості з вказівкою термінів виконання, відповідальних за виконання, критеріїв оцінки, бюджету.

У план якості повинні входити описи процедур проведення контрольних і випробувальних заходів або вказівки на що вже існують, перелік контрольних показників по всіх роботах і видах продукції.

У план якості можуть також входити технологічні карти окремих складних процесів і перевірочні листи, приписуючі виконання конкретних кроків процедур або процесів.

Забезпечення якості припускає регулярну перевірку ходу реалізації проекту в цілях встановлення відповідності визначеним раніше вимогам до якості.

Забезпечення якості відбувається виходячи з раніше затвердженого плану якості, технологічних карт, перевірочних листів і іншої документації за якістю, а також даних про якість, отриманих в результаті контролю і випробувань.

-75 -

Забезпечення якості здійснюється шляхом планових і позапланових перевірок, інспекцій і інших контрольних і випробувальних заходів з подальшими оцінкою якості і ідентифікацією статусу контролю і випробувань. Статус контролю і випробувань є основою поліпшення якості проекту або його продукції.

Контроль якості — відстежування конкретних результатів діяльності по проекту в цілях визначення їх відповідності стандартам і вимогам за якістю і визначення шляхів усунення причин реальних і потенційних невідповідностей.

Для контролю якості необхідна інформація про хід реалізації проекту, план якості, документація за якістю.

Контроль якості здійснюється із застосуванням наступних методів і інструментів:

-перевірок;

-контрольних карт, які є графічним зображенням результатів процесу;

-діаграми Парето, яка є гістограмою появи різних причин невідповідностей, впорядкованих по частоті;

-статистичних вибірок, аналізу динамічних рядів, кореляційно-регресійного аналізу і інших статистичних методів;

-діаграм.

Контроль якості може завершитися наступними рішеннями:

-поліпшенням якості;

-ухваленням продукції;

-ідентифікацією браку і реалізацією дій з управління невідповідною продукцією;

-переробкою продукції з метою подальшого уявлення для контролю і випробувань;

-виправленням процесів.

Організація контролю якості в управлінні проектом представлена на рис. 9.1.

Забезпечення якості проекту в сучасних умовах є однією з основних проблем, що вимагають постійної уваги всіх учасників проекту.

Досвід закордонних країн показує, що рішення проблем якості можливо при комплексному, усеосяжному системному підході до його забезпечення на усіх фазах, стадіях проекту.

Особлива увага при керуванні якістю проекту повинна бути приділена учасниками основним стадіям проекту:

проектувальниками - якості проектної документації, замовленим специфікаціям на устаткування і матеріали;

постачальниками – якості виготовлення і доставці матеріальних ресурсів і устаткуванню на будмайдан згідно замовлених спеціалізацій;

підрядчиком - якісному виконанню будівельно-монтажних робіт і запровадженню в дію запроектованого об'єкта;

замовником - на стадії концепції у визначенні ефективної продукції, товару з обліком НТП, який користується споживчим попитом; при експлуатації і виготовленні якісної продукції.

-76 -

ФАЗИ ПРОЕКТУ

Предінвес-		Розробка		Реалізація		Заключна
тиційна(п
Замовник		Група		Авторський		Пуско-
Зовнішня		контролю		нагляд ОТК		налагоджувал
експертиза		проектної		підприємства		ьна
Самоконт-		організації		Лабораторія		організація
роль		Самоконтрол		Геодезична		Приймальна
Проект-		ь Проект-		служба		комісія
менеджер		менеджер		Технічна		Проект-
				інспекція		менеджер
				Самоконтроль
				Проект-
				менеджер

Рис. 9.1. Організація контролю якості.

Особливо це стосується замовника, який повинен бути впевнен, що створений у процесі реалізації проекту будинку, спорудження, комплексу і системи будуть функціонувати задовільно і випускати якісну продукцію, що відповідає його задумові. Тому його задача в забезпеченні якості є більш всеосяжною і важкою, тому що він повинен передати виконавцеві усі вимоги по якості проекту і проконтролювати їхні дії виконання.

Забезпечення якості виконавцями – виконання вимог контракту, стандартів, норм і правил по якості можливо тільки при системному підході до його керування і при рішенні організаційних питань, створенням кожним учасником проекту системи керування якістю проекту і її функціонування відповідно до міжнародних стандартів серії ISO 9000. На Україні ці стандарти прийняті до повсюдного впровадження в 1995р. з виданням систем стандартів серії ДСТУ ISO 9000 – 95.

При реалізації проекту, розробляється програма забезпечення якості проекту, що визначає:

-організаційну структуру, у рамках якої вона буде реалізовуватися;

-повноваження і відповідальність окремих осіб і організацій, що повинні бути закріплені документально;

-доведення програми забезпечення якості проекту до виконавців і організацій її виконання;

-перевірка ходу виконання намічених програмою заходів щодо контролю, інспектуванню і проведенню ревізій.

Упрограмі повинна бути відбита стратегія забезпечення якості проекту, обумовлена на ранній стадії його виконання до розміщення замовлень на закупівлю і постачання устаткування, розроблені заходи, спрямовані на забезпечення якості виконуваних робіт із проекту, у тому числі по контролі якості.

-77 -

Програма якості проекту повинна розроблятися на підставі й у відповідності зі стандартами ДСТУ ISO 9001 –95 “Система якості. Модель забезпечення якості при проектуванні, розробці, виробництві, монтажі й обслуговуванні”, оформлятися письмово і містити способи виконання заходів щодо забезпечення якості проекту, методики, процедури й інструкції.

Чільна роль у керуванні якістю проекту належить менеджерові проекту, що несе відповідальність за реалізацію проекту відповідно до задуму. Він зобов'язаний регулярно перевіряти стан справ з виконанням програми і точність її виконання. Персонал учасників проекту, який виконує заходи щодо забезпечення якості повинен бути кваліфікованим. Його навчання питанням якості лежить на обов'язках менеджера проекту.

9.2 Контроль якості проекту

Проблема забезпечення якості при керуванні проектами зводиться до двох основних взаємних складових:

до безпосереднього проведення контролю якості;

до керування виконання намічених заходів щодо контролю якості.

Безпосереднє проведення контролю якості полягає в перевірці фізичних характеристик споруджень, систем, матеріалів, виробів т.д. на предмет їхньої відповідності стандартам.

Керування виконанням намічених заходів щодо контролю якості зводиться до впровадження стандарту ДСТУ ISO 9001 – 95.

Виконання вимог цього стандарту повинне передбачати розробку наступних заходів:

аналіз контролю;

керування проектуванням;

керування документацією і даними;

закупівлі;

ідентифікація матеріалів, деталей і компонентів;

керування процесами;

контроль і іспити;

перевірка контрольно-вимірювальної апаратури;

виявлення негідних матеріалів деталей і виконаних СМР;

перевірка системного керування запасами;

коригувальні і попереджуючі дії;

внутрішні перевірки якості (ревізії):

реєстрація заходів для забезпечення якості.

Аналіз контракту складається в розробці заходів для висновку контракту зі складанням особливих умов, у яких встановлені і документально оформлені вимоги тендера реалізованого проекту; вирішені всі питання, зв'язані з розходженнями або протиріччями сторін; визначений порядок внесення в контракт виправлень і належного їхнього обліку і т.д.

Керування проектуванням. Контроль якості проектування складається у відповідності документально оформлених методик і планів процесів проектування і розробки проекту фактичному положенню справ.

- 78 -

Контролеві підлягають плани процесу проектування і розробки проекту, вхідні і вихідні проектні дані.

Плани проектування повинні містити опис розділів проектних робіт, терміни виконання з закріпленням виконавців відповідальних осіб.

На вході процесу проектування повинні бути встановлені і документально оформлені вимоги до продукції, а вихідні проектні дані відповідати вхідним.

Виправлення і внесені зміни в проект повинні бути погоджені повноважними особами, замовником (інвестором) або за його вказівкою іншими особами.

Керування документацією і даними. Розроблена документація повинна бути погоджена і затверджена компетентним органом після її перевірки (експертизи), яка дала позитивний результат на предмет її відповідності вимогам контракту, стандартам і методикам, а також вимогам органів, що інспектують.

Особлива увага приділяється повноті і точності розробки специфікацій. Контролюється також повнота і випуск усієї документації; її передача в необхідних екземплярах на всі ділянки, де вони використовуються і де по них виробляються роботи; передбачається вилучення недійсних і застарілих документів із усіх їхніх місць випуску і використання, а також порядок внесення змін.

Закупівлі

Контроль постачання складається в розробці мір (методик), що закуповувані учасниками проекту устаткування, матеріали і послуги відповідають проектної документації. Контроль здійснюється шляхом проведення вхідного контролю, у тому числі на предмет наявності документів, які підтверджують, що ці матеріали або устаткування відповідають вимогам стандартів. Вхідний контроль матеріалів, які надходять, і устаткування до їхнього надходження на будмайданчик може також здійснюватися в постачальника, якщо це передбачено контрактом.

Ідентифікація матеріалів і компонентів

Ідентифікація і простеживаїмость необхідні для того, щоб уникнути використання помилкових рішень, помилкових або дефективних матеріалів і устаткування. Ідентифікації підлягають матеріали, деталі, вузли, пристрої на предмет їхньої відповідності проектної документації, стандартам і т.д.

Керування процесами

Монтажні та спеціальні СМР є складовою частиною возводимого об'єкта, а його створення – єдиний процес, у якому беруть участь багато виконавців. Якість виробництва будівельно-монтажної і спеціальної робіт, монтаж устаткування і технологічних процесів, зведення будинку повинні відповідати вимогам проектної документації, ДБН, СНиП, а застосовуваних матеріалів – Дст, стандартам, нормам і правилам. Для кожного виконання будівельного процесу визначаються кваліфікаційні вимоги до персоналу і встановлюється необхідний контроль.

Для забезпечення якості провадження робіт повинні вирішуватися питання: керування й організації робіт на об'єкті, ув'язування робіт з іншими виконавцями, суміжними по фронтах роботи, що представляються, своєчасне забезпечення матеріально-технічними ресурсами і т.д.

Організація і керування виробничими процесами робіт виробляється на підставі технологічних карт, карт трудових процесів, проектів провадження робіт, на підставі

- 79 -

календарних і інших графіків зі строгим ув'язуванням термінів провадження робіт кожним виконавцем.

Контроль і іспити

Системи контролю й іспитів керування якості СМР включають:

вхідний контроль і іспит якості, у тому числі:

а) проектної і технологічної документації, її відповідність вимогам, стандартам; б) матеріалів, конструкцій, деталей, вузлів устаткування і т.д.; в) інвентарю, інструментів, пристосувань і т.д.; г) послуг, що робляться, особливих умов контракту й ін.

контроль і іспити в процесі виробництва, у тому числі самоконтроль, операційний, геодезичний, приймальний, налагоджувальний, інспекційний;

контроль і іспити виконаних монтажних і спеціальних робіт, у тому числі приймальний, налагоджувальний, інспекційний;

лабораторний, геодезичний контроль і іспит, здійснюються при вхідному і виробничому контролі виконуваних робіт.

Технічна і технологічна документація, матеріали, конструкції, вироби, інвентар, устаткування і пристосування, що не пройшли вхідного контролю у виробництво не передаються.

Перелік контрольованих операцій по видах робіт при здійсненні операційного контролю визначається СНиП 3.05.06-85.

Відзначені невідповідності якості виконуваних робіт оформляються протоколами якості. Перевірка контрольно-вимірювальної апаратури полягає в тому, що б всі інструменти і

прилади, що застосовуються в роботі пройшли перевірку, були відкалібровані і налагоджені.

Виявлення негідних матеріалів, деталей і виконаних СМР

Виявлення цих відступів здійснюється шляхом аналізу застосовуваних матеріальних ресурсів і виконаних СМР шляхом порівняння їхньої відповідності ДСТ і допускам, передбачених СНиП 3.05.06-85.

Цей аналіз включає процедуру ідентифікації, документування, відділення, розміщення, виправлення і повідомлення в них зацікавлених організацій.

Перевірка системи керування запасами

Щоб уникнути псування або поломки матеріальних ресурсів, устаткування, пристосувань і інвентарю їхнє складування, збереження, навантаження і розвантаження повинне відповідати установленим вимогам СНиП, ДБН, Дст. З цією метою їхнє збереження здійснюється в складських приміщеннях, обладнаних спеціальною тарою (контейнерами, піддонами, необхідним упакуванням).

Коригувальні і попереджуючі дії

Ці дії вводяться за результатами аналізу виявлених недоброякісних матеріальних ресурсів, виконуваних монтажних і спеціальних робіт у процесі виробництва, а також при здачі робіт.

Внутрішня перевірка якості монтажних і спеціальних робіт виробляється комісіями, призначеними наказом по підприємстві особами безпосередньо що не відповідають за вид діяльності, що перевіряється, на підставі розроблених методик відповідно до планів-графік, якими передбачається періодичність і терміни перевірок.

- 80 -