3136 Управление проектами

Внутрішнім перевіркам підлягає не тільки виробничий процес і проміжна будівельна продукція, але і робота ІТП, їхня кваліфікація, а також виконання ними заходів, посадових обов'язків, інструкцій, що стосується якості робіт.

Реєстрація заходів для забезпечення якості

Діяльність заходів для забезпечення якості повинна оформлятися протоколами якості на всіх стадіях проекту.

Оформленню протоколами якості підлягають: усі стадії керування проектом, періоди проведення заходів, результати здійснення перевірок, іспитів, ревізій, інспекцій, спостережень за ходом робіт, аналізу матеріалу, дані про кваліфікації персоналу, дані по оцінці процедур, технологічного процесу СМР устаткування.

Технічний контроль

Найважливішою частиною контролю якості проекту є технічний контроль. Для його здійснення розробляється план технічного контролю, що включає: перевірку ефективності технологій якості постачальника, оцінку стандартів якості постачальника, проведення іспитів з руйнуванням і без нього, аналіз письмових даних, огляд поверхонь, перевірку розмірів.

Питання для самоперевірки:

1.У чому полягає системний підхід до керування якістю проекту?

2.Які вимоги по якості повинні бути зафіксовані в контрактах з виконавцями?

3.Які вимоги до якості повинні бути передбачені програмою забезпечення якості проекту?

4.У чому полягає чільна роль менеджера проекту в питаннях якості?

5.Основні вимоги ДСТУ ISO 9001 – 95 системи керування якістю при керуванні проектами.

6.У чому складається аналіз контракту?

7.Які питання по якості вирішуються при керуванні проектуванням і документацією?

8.Вимоги до якості проекту при закупівлях.

9.Призначення ідентифікації матеріалів і компонентів.

10.Основні вимоги до якості СМР при керуванні проектами.

11.Система контролю й іспитів будівельно-монтажних робіт.

- 81 -

ТЕМА №10. КОНТРОЛЬ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ

План

10.1.Загальні принципи контролю.

10.2.Контроль за ходом виконання робіт. Оперативний контроль.

10.2.1.Контроль за ходом виконання робіт.

10.2.2.Нормативний контроль.

10.2.3.Контроль і регулювання витрат по проекту. 10.2.4. Організація звітності по проекту

Література (6).

10.1. Загальні принципи контролю

При керуванні проектами процес проведення контролю повинен плануватися. Плани проведення контролю складаються з метою надання допомоги менеджерові проекту в його керуванні. Вони розробляються на всіх основних стадіях проекту на основі встановлених обсягів робіт.

Контролю підлягають:

-терміни провадження робіт, окремих етапів, кінцевий термін, вартість і якість;

-зміни внесені в ході реалізації проекту;

-відповідність положенням контракту;

-своєчасність фінансування;

-експлуатаційні характеристики проекту і т.д.

Плани проведення контролю повинні містити:

-ціль проведення контролю;

-які стадії й елементи проекту контролюються;

-нормативи (стандарти, ДБН, СНиПи і т.д.), з якими повинні зіставлятися поточні значення виконуваних робіт.

Крім того, у плані контролю повинні бути передбачені постійні спостереження за ходом робіт із призначенням відповідальних осіб.

План контролю є основою для проведення робіт зі спостереження за ходом реалізації проекту. Його виконання є безпосереднім обов'язком менеджера проекту, який повинен мати ті або інші варіанти, які він міг би використовувати при коректуваннях для досягнення поставлених цілей.

Найбільша увага при контролі й оцінці ходу реалізації проекту варто приділяти обсягам, вартості і термінам виконання робіт, які тісно зв'язані між собою і зміни в одному з них, волочуть зміни двох інших. Їхній контроль може бути здійснений поділом робіт із проекту, на окремі елементи, конструктиви, види робіт і оцінений за допомогою продуктивності праці, кошторисної вартості і термінами виконання.

У ході перевірки виявлений негативний результат, повинен бути ретельно проаналізований, установлені причини і визначені можливі наслідки, які можуть зробити вплив на подальший хід робіт, а також розроблений план дій і прийняті рішення для зміни несприятливо сформованих дій по реалізації проекту.

- 82 -

10.2. Контроль за ходом виконання робіт. Оперативний контроль

Той або інший проект являє собою складну систему, яка характеризується багатьма показниками. Однак контролюються не всі показники, а тільки визначальна їхня сукупність, яка впливає на кінцеві результати, обсяги, терміни, вартість, якість.

Контроль якості при керуванні проектами був розглянутий попередньою темою. Перевірки виконання або невиконання яких-небудь контрольних етапів по іншим двох можуть здійснюватися такими способами:

-після повного завершення окремих робіт або груп;

-при частковій реалізації тих або інших видів робіт у процентному відношенні.

10.2.1. Контроль за ходом виконання робіт

Контроль за ходом виконання робіт здійснюється на підставі календарних графіків, що вказують початок і закінчення робіт.

Перевірка здійснюється не тільки по термінах, коли почата або закінчена робота, але й у кількісних одиницях, а також як протікає виконання сукупності робіт із проекту. У цьому випадку загальний обсяг виконаних робіт із проекту визначається в процентному відношенні. У тім та іншому випадку контроль зводиться до порівняння виконаних робіт з календарними графіками. Виконаний обсяг робіт підтверджується щомісячним довідками, складеними по формах №2 і №3, що містять: найменування робіт, одиницю виміру, кількість, вартість одиниці виміру і загальну вартість з визначенням загальної вартості виконаних усіх робіт за місяць з урахуванням планових нагромаджень, накладних витрат, інших витрат. На підставі форм №2 і №3 з урахуванням інфляційних процесів складається вартість виконаних робіт за місяць за договірною ціною.

Часткове виконання якого-небудь конструктива або виду робіт, може бути визначене за допомогою фізичних величин, а також у відсотках. Звичайно контроль здійснюється тижневодобовим плануванням. Наприклад, обсяги виконаних робіт по якомусь конструктиву цегельної кладки, штукатурки, сантехнічним роботам і т.д. (таблиця 10.1).

					Таблиця 10.1
		Порівняння планових і фактично виконаних робіт.
	Результати наростаючим підсумком
Дати
	Фізичні величини			%
	план		фактично	план	фактично
7 березня	200		210	25	26
14 березня	400		390	50	48,8
21 березня	600		550	75	68,8
28 березня	800		750	100	93,8
30 березня			800		100

Приведені результати виконаних робіт говорять про відставання і зрив графіка, вимагають аналізу і рішення. Також по накопичувальним відомостям ведеться помісячний контроль з наростаючим підсумком виконаних обсягів робіт, який порівнюється з передбаченим за графіком і з загальним по кошторисі (таблиця 10.2).

- 83 -

Таблиця 10.2

Накопичувальна відомість виконаних обсягів робіт з вузла, об'єктові.

Найменування

Од.

Обсяг

МІСЯЦІ

конструкцій

вим.

робіт

січень

лютий

березень

…

вересень

по

обсяг

%

обсяг

%

обсяг

%

обсяг

%

кошто

рису

1.

Монолітні

залізобетонні

250

100

__

___

─

─

─

─

─

фундаменти.

м³

250

200

80

50

100

2.

Монтаж

збірного

залізобетонного

150

100

__

___

каркаса

м³

150

─

─

130

86,7

20

100

─

─

─

3.

Цегельна

100

100

200

100

кладка

м³

300

─

─

120

120

180

100

─

─

─

4. …

5.

Монтаж

т.гр

20

100

устаткування

н

20

─

─

─

─

─

─

─

18

90

Для контролю ходу реалізації проекту необхідно мати: план використання робочої сили, так називаний графік забезпечення робітниками, що складається по професіям і виконавцям і по якому ведеться щоденний облік наявності робітників на будмайданчику.

Такий аналіз обсягів робіт забезпечення робітниками дозволяє простежити також ріст продуктивності праці, проконтролювати витрата ресурсів і потребу в них і подає інформацію менеджерові проекту. Маніпулюючи ресурсами і максимально сполучаючи технологію робіт він може приймати необхідні рішення по коректуванню ходу робіт.

Контроль виконання термінів виконуваних робіт наочно приведений таблицями 5.1, 5.2, а також виконанням графіка потреби в робітниках.

Контроль календарного графіка повинен здійснюватися по слідуючим напрямкам:

-зіставлення плану і факту;

-визначення критичного шляху і можливих відхилень, оцінка їхнього впливу на графік;

-коректування графіка;

-прогноз ключових крапок;

-постійний аналіз ходу виконаних робіт.

Контролеві підлягають графіки провадження робіт, постачання матеріальних ресурсів, устаткування, забезпечення робітниками й інші заходи зв'язані з виконанням робіт. Для ефективності контролю повинна бути створена система звіту про хід робіт, система заходів попереджуючого характеру оцінки продуктивності праці і механізм прийняття рішень для своєчасного внесення необхідних корективів у реалізований проект.

- 84 -

10.2.2. Нормативний контроль.

Контроль за ходом проектних робіт, будівельних може здійснюється на основі нормативів. Його ціль - порівняння фактичних результатів з нормативними.

У будівництві на основі багаторічного досвіду розроблені укрупнені вимірники (укрупнені кошторисні норми), що засновані на трудомісткості і вартості виконуваних робіт. Укрупнені кошторисні норми підрозділяються:

-на будинки і спорудження в цілому;

-на конструктивні частини будинків, види робіт, а також на вузли технологічних установок.

Наприклад, кількісний аналіз виконуваних робіт із пристрою монолітних залізобетонних фундаментів можна простежити на основі нормативів таблиці 10.3.

				Таблиця 10.3
	Нормативи виконання робіт для спорудження фундаментів під будинки
				Норматив
Найменування робіт		Норматив		наростаючим
		%		підсумком у %
1.	Грабарства.	5		5
2.	Пристрій опалубки	50		55
3.	Армування	15		70
4.	Бетонування.	25		95
5.	Розбирання	5		100
	Подібно сформульований норматив і на будинок – грабарства, фундаменти, каркас,
стіни, покрівля і т.д.
	Проектні роботи не виділяються на календарному графіку, і спостереження за ними
ведеться за аналогією з переліком таблиці 10.4. (6).
				Таблиця 10.4
	Нормативи виконання проектних робіт.
				Норматив
Найменування робіт		Норматив		наростаючим
		%		підсумком у %
1.	Розробка загального виду.	5		5
2.	Твердження ескізного проекту.	15		20
3.	Випуск креслень.	10		30
4.	Випуск креслень для розгляду проекту.	30		60
5.	Випуск креслень для затвердження замовником.	15		75
6.	Випуск креслень для замовлення..	5		80
7.	Випуск креслень для будівництва.	10		90
8.	Завершення робіт.	10		100

- 85 -

Постачання устаткування за графіком може контролюватися по групах устаткування або індивідуально на основі підготовленого переліку таблиці 10.5.

Таблиця 10.5

Нормативи для процесу постачань (6).

		Норматив
Найменування робіт		наростаючим
		підсумком у %
1.	Завершення проектування.	10
2.	Підготовка специфікацій.	40
3.	Приймання специфікацій замовником.	50
4.	Розцінювання позицій.	60
5.	Табулювання цін.	75
6.	Підготовка замовлень на закупівлі.	85
7.	Постачання на будмайданчики.	100

10.2.3. Контроль і регулювання витрат по проекті

Основним показником реалізації проекту також є його ціна, за дотриманням якої повинен бути встановлений контроль. При будівництві цей контроль здійснюється замовником порівнянням кошторисної собівартості конструктивів та виконаними обсягами робіт (їхньою оплатою).

З цією метою ведеться облік витрат згідно таблиці 10.6.

			Таблиця 10.6
Порівняльний аналіз кошторисної вартості конструктивів
	с фактичними витратами
	Вартість по кошторису		Фактичні
Найменування робіт			витрати (т.грн.)
	т. грн.	%
Грабарства	30	2,5	28
Пристрій фундаментів	144	12	154
Монтаж каркаса	264	22	264
Стіни	84	7	82
Прорізи	36	3	45
Покрівля	72	6	68
… і т.д.	114	9,5	114
Сантехнічні роботи	96	8	96
Електромонтажні роботи	120	10	118
Монтаж устаткування	144	12	154
Опоряджувальні роботи	96	8	100
УСЬОГО:
	1200		1291

Аналізуючи таблицю 10.6 після виконання кожного конструктива ми бачимо, що при виконанні грабарств досягається економія в 2,0 т. грн., а зведення фундаментів дало

- 86 -

подорожчання 10 т. грн. У цілому подорожчання після виконання 2-х конструктивів склало 8 т. грн. Аналізом установлюються причини, розробляються міри і приймаються рішення по дотриманню ціни реалізованого проекту. Такими рішеннями можуть бути застосування нових технологій, які роблять дешевше будівництво; вибір постачальників матеріальних ресурсів, у яких ціни на матеріали будуть нижче, ніж у попередніх; обмеження додаткових вимог експлуатаційних служб та т.д. з обліком яких вносяться корективи, здійснюється регулювання.

Контроль витрат проектних робіт більш складний і менеджер проекту може його здійснювати оцінкою кожної роботи з аналогії з раніше розробленими подібними проектами, а контроль і регулювання постачань визначається контрактами і виконанням функції ведення контракту.

10.2.4. Організація звітності за проектом

Звіти є основним об'єктивним джерелом інформації за проектом. Тому система звітності вимагає до себе уваги, як з боку керівників проектів, так і з боку проектного офісу. Самим оптимальним періодом звітності в будівельних компаніях є тиждень. Крім того, у разі потреби, керівництвом, проектним офісом або керівником проекту ініціюється формування звітів по закінченому етапу робіт.

Всі звіти за проектом підрозділяються на дві основні групи:

Вхідні (звіти підрозділів)

Вихідні (звіти керівництву компанії).

Всі вхідні звіти поступають керівнику проекту і, після їх візування, проектному аналітику для внесення змін за проектом в модель проекту.

Відповідальність за достовірність даних, що представляються про стан робіт проекту покладається на керівника проекту.

Підсумковий звіт за проектом представляється керівником проекту керівництву компанії після завершення проекту (здача об'єкту Замовнику).

Підсумковий звіт повинен містити наступні розділи (табл. 10.7):

Таблиця 10.7

Розділи послепроектного звіту

	№№ п/п		Найменування			Зміст розділу
			розділу
						Відомості про об'єкт будівництва: Замовник, загальні
1.			Загальні	дані про		дані, наявність проектної документації перед початком
			проект			робіт, об'єм узгоджень, об'єми основних робіт,
						директивні рядки виробництва робіт, визначені
						Замовником, субпідрядники і основні види робіт.
						Основні дані про плановий бюджет проекту по структурі
						статі витрат, контрактна (договірна) вартість проекту.
2.			Бюджет проекту			Основні дані про фактичний бюджет проекту по
						структурі статі витрат.
						Висновки.
3.			Графіки	виробництва		Графік виробництва робіт за проектом – базовий план.

- 87 -

		робіт за проектом		Графік виробництва робіт за проектом – розклад з
				урахуванням виконаних і закритих робіт.
				Висновки.
	4.	Ризики	проекту,	Перелік	основних ризиків	проекту	і заходу	щодо
		висновки		реагування (якщо були). Висновки.
		Причини	затримки	Причини затримки виконання проекту щодо первинного
				плану з розбиттям по характеру: зміна проектних рішень,
	5.	виконання	проекту
				затримки випуску ПСД, затримки з наданням				фронту
		щодо базового плану
				робіт
		Оцінка	роботи	Оцінка	роботи інженерних	служб і	функціональних
	6.			підрозділів, задіяних в проекті
		команди проекту
				Оцінка роботи будівельної ділянки, бригад
	7.	Висновки	по	Висновки по дотриманню термінів виконання проекту
		виконанню проекту		Висновки по виконанню бюджету проекту

Підсумковий звіт, після його затвердження керівництвом компанії, зберігається в архіві проектного офісу.

Аналіз виконання проекту.

Методи і засоби оцінки виконання.

Аналіз відхилень. Аналіз відхилень включає порівняння фактичних і планових результатів роботи. Відхилення по вартості і термінам аналізуються найбільш часто, але іноді більш важливими є відхилення мети, якості або ризиків.

Аналіз трендів. Аналіз трендів означає аналіз залежності результатів проекту від часу для визначення тенденції - поліпшується або погіршується виконання проекту.

Вартісної аналіз по методиці C/CSCS (Earned Value Analysis – Метод освоєного об'єму). Аналіз C/CSCS в світі використовується найбільш широко. Він об'єднує аналіз мети, вартості і термінів і допомагає команді проекту оцінити хід виконання проекту.

Аналіз C/CSCS базується на трьох основних показниках, визначуваних для кожної операції:

Планова вартість запланованих робіт (ПВЗР) - частина планової вартості операції, яка повинна була бути витрачений до даного моменту згідно базовому плану.

Фактична вартість виконаних робіт (ФВВР) - фактичні витрати на виконаних до даного моменту роботах операції;

Планова вартість виконаних робіт (ПВВР) - планова вартість фактично виконаних робіт операції.

Для полегшення обліку фактично виконаних робіт іноді використовуються спрощені методики, які зводяться до дискретної оцінки частки виконаних робіт. Наприклад, може фіксуватися лише виконання на 0, 25, 50, 75 або 100%. Відповідно підраховується і планова вартість виконаних робіт.

Ці три параметри використовуються в різних комбінаціях для оцінки відповідності ходу виконання робіт запланованому. Найбільш часто використовуються наступні індикатори:

Відхилення по вартості: ОВ = ПВВР - ФВВР

- 88 -

Відхилення по вартості - індикатор відхилення фактичної вартості виконаних робіт від планової. При правильному використанні він дозволяє оцінити вартісні відхилення і вірогідні тенденції як для окремих операцій, так і для груп операцій, фаз і проекту в цілому.

Відхилення по вартості у відсотках:

ОВ% = (ОВ / ФСВР) x 100

Відхилення по вартості у відсотках - відносний індикатор, що показує яку частку від фактичної вартості виконаних робіт складає відхилення по вартості.

Відхилення по термінах: ОТ = ПВВР - ПВЗР

Відхилення по термінах порівнює планову вартість виконаних робіт з бюджетом. Причому замість вартості, звичайно що використовується як характеристика виконання, можна використовувати і інші визначальні параметри (об'єми робіт, людино-години, основні матеріали). Як і відхилення по вартості, відхилення по термінах дозволяє на ранніх стадіях виконання робіт визначити сприятливі або несприятливі відхилення і тенденції як для окремих операцій, так і для фаз і проекту в цілому.

Відхилення по термінах у відсотках:

ОТ% = (ОТ / ПВЗР) x 100

Відхилення по термінах у відсотках - відносний індикатор, що показує, яку частку від планових витрат (бюджету) складає відхилення по термінах.

Індекс виконання вартості: ІВВ = ПВВР / ФВВР

Для оцінки і прогнозу вартісного виконання проекту часто використовується також індекс виконання вартості, рівний відношенню планової і фактичної вартості виконаних робіт.

Індекс виконання вартості у відсотках: ІВВ% = (ПВВР / ФВВР) x 100

Індекс виконання вартості може обчислюватися і у відсотках.

В деяких областях додатків для прогнозування термінів завершення проекту використовується також:

Індекс виконання термінів: ІВТ = ПВВР / ПВЗР

Індекс виконання термінів, рівний відношенню планової вартості виконаних робіт до планових витрат, характеризує відхилення термінів виконання робіт.

Індекс виконання термінів у відсотках: ІВТ% = (ПВВР / ПВЗР) x 100

Індекс виконання термінів може обчислюватися і у відсотках.

Наступну групу індикаторів аналізу C/CSCS складають індикатори тенденцій: Прогноз по завершенню:

ППЗ = ФВВР + КИ x (БПЗ - ПВВР)

Прогноз по завершенню - це сума фактичної вартості виконаних робіт (ФВВР) і планової вартості робіт (БПЗ-ПВВР), що залишилися, помноженої на коефіцієнт виконання. БПЗ означає бюджет по завершенню, тобто сумарну вартість робіт проекту згідно базовому плану проекту. Значення коефіцієнта виконання залежить від суб'єктивної оцінки поточних відхилень вартості робіт.

- 89 -

Якщо керівник проекту вважає, що поточні відхилення носять випадковий характер і надалі вартість робіт відповідатиме запланованій, то значення цього коефіцієнта рівно одиниці:

ППЗ = ФВВР + (БПЗ - ПВВР)

Якщо передбачається, що поточні відхилення відповідають майбутнім, то значення коефіцієнта виконання вважається зворотній індексу виконання вартості (ІВВ):

ППЗ = ФВВР + (БПЗ - ПВВР) / ІВВ В інших випадках коефіцієнт виконання вважається рівним деякому зваженому

значенню. Відхилення по завершенню: ВПЗ = БПЗ - ППЗ

Відхилення по завершенню порівнює бюджет по завершенню (БПЗ) з прогнозом по завершенню (ППЗ).

Відхилення по завершенню у відсотках: ВПЗ% = (ВПЗ / ППЗ) x 100

Відхилення по завершенню у відсотках показує, який відсоток складає відхилення по завершенню від прогнозу по завершенню.

Індекс по завершенню:

ІПЗ = ((БПЗ - ПВВР) / (ППЗ - ФВВР)) x 100

Індекс по завершенню показує, який відсоток складає планова вартість робіт, що залишилися, від прогнозної, тобто з якою ефективністю (у відсотках) слідує виконувати роботи, що залишилися, щоб вийти на прогноз по завершенню.

Іноді також використовуються наступні показники: Відсоток запланований:

%З = (ПВЗР / БПЗ) x 100

Відсоток запланований показує, який відсоток вартості робіт був запланований до витрати до даного моменту.

Відсоток фактичний: %Ф = (ФВВР / БПЗ) x 100

Відсоток фактичний показує, який відсоток планової вартості робіт був витрачений до даного моменту.

Ресурсний аналіз. Аналіз виконання проекту, аналогічний C/CSCS, може бути проведений не тільки виходячи з вартостей операцій, але і виходячи з їх об'ємів, витрати матеріалів, трудовитрат. Крім того, для оцінки виконання проекту необхідно аналізувати і прогнозувати продуктивності ресурсів.

Основні причини проблем з вартістю Хоча причин виникнення проблем з вартістю може бути вельми і вельми багато,

перерахуємо основні, найбільш часто що зустрічаються при реалізації будівельних проектів:

занижений нереалістичний бюджет, сформований при недоліку проектнокошторисної документації;

занижений під тиском конкуренції або замовника бюджет;

непередбачені роботи, не відображені в контракті і бюджеті;

непередбачені витрати, не відображені в бюджеті, пов'язані з настанням ризикових подій (наприклад невраховані погодні ризики)

-90 -