Этап 6. Суммирование данных в запросе
MS Access позволяет производить вычисления и групповые операции с записями. Допустим, отдел доставки запросил сведения о суммах, выплаченных за доставку заказов на Украину. Вам необходимо модифицировать предыдущий запрос. Для этого следует:
Открыть запрос «Доставка на Украину» в режиме Конструктора. Для этого:
на вкладке Запрос выделить строку «Доставка на Украину»;
щелкнуть на кнопке Конструктор окна БАЗЫ ДАННЫХ.
Щелкнуть
на кнопке
Групповые
операции
или выбрать команду меню Вид/Групповые
операции,
чтобы добавить в Бланк Запроса строку
«Групповые операции».
Щелкнуть в строке «Группировка» под полем «Стоимость доставки», затем на кнопке со стрелкой.
Выбрать строку «Sum».
Выполнить запрос.
Закрыть запрос и сохранить внесенные изменения.
Создайте
и выполните запрос с суммированием
данных.
Этап 7. Запросы с вычислениями
А теперь попробуем произвести вычисления в запросе. Представим себе, что продажа товаров Вашей фирмы идет столь бойко, что отдел маркетинга попросил Вас составить прогноз объемов продаж в случае, если поднять на него цену на 5%. Вам нужно составить запрос с вычислениями:
Создать новый запрос и добавить в окно «Запрос-выборка» таблицу «Товары».
Включить в бланк запроса по образцу поля «Марка», «Единица измерения» и «Цена».
Выполнить запрос.
Сохранить запрос под именем «Повышение цен».
Щелкнуть на кнопке Режим конструктора панели инструментов и поместить курсор в пустую клетку бланка запроса справа от клетки «Цена».
Ввести «[Цена]*1.05» и нажать клавишу ENTER .
После того, как Вы нажмете клавишу ENTER, MS Access добавит к имени поля «Выражение 1:». Чтобы увидеть выражение целиком, нужно щелкнуть два раза на правой границе разделителя полей.
Щелкнуть на кнопке Режим таблицы, чтобы увидеть результат выполнения запроса.
Заменить имя «Выражение 1» на имя «Новая цена», для чего:
щелкнуть на кнопке Режим конструктора панели инструментов, а затем на клетке, содержащей выражение «Выражение 1: [Цена]*1.05»;
вместо текста «Выражение 1» ввести название «Новая цена».
Чтобы показать новую цену в денежном формате, щелкнуть на кнопке Свойства панели инструментов. Откроется диалог «Свойства поля».
Свойства поля - атрибут поля, который устанавливает пользователь, чтобы определить характеристики объекта или некоторые аспекты его функционирования.
выбрать строку «Формат поля» и щелкнуть на кнопке рядом с полем, чтобы раскрыть ниспадающий список;
выделить формат «Денежный»;
закрыть диалог «Свойства поля».
Щелкнуть на кнопке Режим таблицы, чтобы увидеть новые цены в выбранном формате в столбце с новым названием.
Сохраните запрос и закройте его.
Выполните
прогноз объемов продаж фирмы в случае
повышения цен на товары на 5%.
3. Поиск и обновление информации базы данных
MS Access поможет Вам организовать хранение и обработку информации любых видов и объемов в таблицах и обеспечит доступ к ней посредством нескольких щелчков мыши. Но удобным способом доступа к данным, а также их редактирования и поиска являются формы базы данных.
Для приобретения навыков работы с формами воспользуемся любезно созданной разработчиками MS Access базой данных NWIND.MDB.