Этап 1. Открытие базы данных и просмотр записей Открытие базы данных

Для открытия этой базы данных NWIND.MDB необходимо:

1. Запустить MS Access, пользуясь кнопкой Пуск.

2. Выбрать команду меню Файл/Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть базу данных панели инструментов.

3. Найти файл NWIND.MDB в каталоге Access, подкаталоге SAMPAPPS.

4. В списке «Имя файла» щелкнуть на имени NWIND.MDB, затем на кнопке ОК.

Откройте базу данных NWIND.

Просмотр базы данных

Чтобы ознакомиться с информацией о персонале, следует:

1. В окне БАЗА ДАННЫХ открыть форму «Сотрудники». Для этого в окне БАЗА ДАННЫХ нужно щелкнуть на вкладке Форма, затем дважды на названии «Сотрудники» (или один раз на названии и один раз на кнопке Открыть).

2. Пролистать данные с помощью навигационных кнопок.

3. Вывести на экран другой вид представления данных с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов.

4. Изменить ширину столбцов (или строк), чтобы увидеть максимум информации в табличном представлении.

Для изменения высоты строк нужно

• поместить указатель на разделитель записей снизу строки. Форма указателя (двунаправленная стрелка) - сигнал к тому, что можно изменять высоту строк;

• протащить границу вниз. MS Access меняет высоту всех строк (изменить высоту одной строки нельзя).

Для изменения ширины некоторых столбцов следует:

• поместить указатель на разделитель полей справа от столбца;

• щелкнуть два раза мышью. Microsoft Access меняет ширину столбца так, чтобы в нем уместилась самая длинная фраза.

Для перемещения по таблице следует пользоваться клавишами управления курсором, а также навигационными кнопками, расположенными в нижней части окна.

Для перемещения по списку можно пользоваться полосой прокрутки, или набрать номер записи в поле, расположенном справа от поля «Запись», и нажать клавишу ENTER

5. Вновь переключиться в режим формы с помощью кнопки Режим формы панели инструментов.

Откройте форму «Сотрудники», пролистайте ее. Просмотрите данные в табличном представлении, изменяя высоту строк и ширину столбцов. Перейдите затем в режим формы.

Этап 2. Ввод данных в форму и их редактирование

Самая часто выполняемая процедура - пополнение базы данных новыми данными и обновление существующих записей. Если Вы - работник отдела кадров, то Вам регулярно придется вносить изменения в личные делах сотрудников - жизнь не стоит на месте (к счастью и несчастью). В таких случаях Вам нужно:

1. Вывести в режиме формы на экран чистый бланк. Для этого нужно щелкнуть по крайней правой навигационной кнопке, чтобы перейти к форме последней записи, затем щелкнуть по кнопке перехода к следующей записи.

2. Ввести информацию о новом сотруднике. Для активизации текстового поля достаточно щелкнуть на нем и после появления текстового курсора (вертикальной мерцающей черты) вводить значение. Для переключения на другую страницу следует щелкнуть мышью по вертикальной полосе прокрутки.

3. Для вставки фотографии нужно воспользоваться функцией OLE - связи и внедрения объектов и графическим файлом фотографии сотрудника. Файл фотографии сотрудника создается при заблаговременном сканировании и хранится на диске компьютера. Вставка фотографии предполагает выполнение следующих действий:

• выделение поля рисунка щелчком мыши, затем выполнение команды меню Правка/Вставить объект. Появится диалог «Вставка объекта»;

• выделить опцию «Из файла», затем щелкнуть на кнопке Поиск, появится диалог со списком файлов, из которого нужно выбрать щелчком нужный и сделать последний щелчок на кнопке ОК.

Найти форму сотрудника, сведения по которому необходимо изменить. Внести в соответствующее текстовое поле новое значение.

Для удаления записи о сотруднике, в случае его увольнения, нужно перейти в табличное представление с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов. Затем выделить строку со сведениями об этом сотруднике разделителем записей и удалить ее, нажав клавишу DELETE . (Поскольку запись удаляется в учебных целях, в диалоге, где спрашивается, сохранить ли внесенные изменения, нужно щелкнуть по кнопке Нет).

Вернуться в режим формы с помощью соответствующей кнопки панели инструментов.

Заведите форму на нового сотрудника фирмы (имя файла фотографии - инженер.bmp, папка - Access). Измените фамилию коммерческого представителя Бабушкиной на другую в связи с замужеством. Удалите из базы данных запись об уволившемся вице-президенте по сбыту Нахимове. Убедитесь в изменении данных о Бабушкиной. Вернитесь в режим формы.