Этап 3. Связывание таблиц
Связывание таблиц базы данных происходит следующим образом:
1.Каждой таблице приводится в соответствие другая таблица, имеющая в своем составе поле, значения которого совпадают со значениями поля первой таблицы, Например, в таблицах «Студенты» и «Формы обучения» имеются совпадающие поля «Код формы обучения» .
2.Определяется подчиненность таблиц. Таблица, значения совпадающего поля которой являются уникальными, т.е. не повторяются при переходе от одной записи к другой, признается Вами главной (или первичной). Таблица, значения совпадающего поля которой повторяются при переходе от одной записи к другой, считается подчиненной (связанной) таблицей. Например, в таблице «Формы обучения» записи в поле «Код формы обучения» не повторяются при переходе от одной записи к другой, а в таблице «Студенты» в этом поле значения повторяются. Таблица «Формы обучения» - главная, таблице «Студенты» - подчиненная.
3.Программно устанавливается имеющая место логическая связь «Один - ко многим» между таблицами.
Для связывания таблиц Вам следует:
1.Закрыть обе таблицы, если они еще не закрыты.
2.В
окне БАЗА ДАННЫХ открыть окно «Схема
данных», щелкнув на кнопке
Схема данных
панели инструментов.
3.Очистить окно «Схема данных», выбрав команду Правка/Очистить макет.
4.Ввести в схему таблицы, щелкнув на кнопке Все таблицы.
5.Для каждой пары таблиц перетащить совпадающее поле из списка полей первичной таблицы («Формы обучения») на одноименное поле связанной таблицы («Студенты»). Появляется диалог «Связи».
6.Поставить флажок опции «Обеспечение целостности данных». Поля связанной таблицы, соответствующие ключевым полям первичной таблицы могу иметь разные имена, но они должны содержать совпадающие данные и характеризоваться одинаковым типом данных (за одним исключением), а поля данных числового типа должны также иметь одинаковый формат.
7.Щелкнуть на кнопке Создать. Теперь таблица «Формы обучения» связана с таблицей «Студенты» - линия соединяет два совпадающих поля этих таблиц. Символы 1 и обозначают: связь «Один - ко многим».
8.Аналогичные действия (пп.5,6,7) выполнить со всеми таблицами базы данных.
9.Закрыть окно «Схема данных», сохранив его. (От решения о сохранении связи зависит только ее графическое представление. Установленные связи останутся в базе данных, независимо от Вашего решения.)
Создайте
связь «Один - ко многим» между таблицами
Вашей базы данных.
Этап 4. Создание информационных структур для ведения базы данных
Для эффективной работы с базой данных необходимо создание таких информационных структур как запросы, формы и отчеты.
Создание запросов
Запросы - мощное средство анализа информации базы данных. Технология создания любого запросы заключается в следующем:
1.Дается команда на создание запроса. Для этого в окне БАЗА ДАННЫХ нужно щелкнуть на вкладке Запросы, затем щелкнуть на командной кнопке Создать. Появится диалог «Создание формы».
2.Дается команда на создание нового запроса, щелчком на кнопке Новый запрос. Открывается окно «Запрос-выборка» и диалог «Добавление таблицы»;
3.Задается таблица, информация из которой будет обрабатываться. Для этого нужно прокрутить список в текстовом поле «Таблица/Запрос» диалога «Добавление таблицы», найти строку с названием таблицы и дважды щелкнуть на ней. Также поступают с таблицами, связанными с первой, если есть необходимость подвергнуть анализу и эту информацию. Щелкнуть затем на кнопке Закрыть. В верхней части окна «Запрос/Выборка» появится список полей выбранной таблицы.
4.Задаются поля, информация из которых будет обрабатываться. Для этого следует сделать двойной щелчок по строкам с названиями полей. Они разместятся соответственно в первой, второй, третьей и четвертой клетках строки «Поле» Бланка Запроса (Запрос - выборка).
5.Указываются, если требуется, условия отбора записей для полей, занесенных в Бланк Запроса. Для этого в строке «Условие отбора» в столбце с именем конкретного поля вводится критерий, например, «1978» в столбце с именем «Год рождения», если требуется отобрать записи по студентам 1978 года рождения, и нажимается клавиша ENTER (Запросы с указанием критерия отбора).
СОВЕТ:
Для указания диапазона отбора записей в поле (Запросы с указанием диапазона отбора):
- типа «для...и...» используйте выражение: «<значение поля >and< значение поля >».
- типа «для всех, кроме...» - выражение: «not <значение поля>»;
- типа «для...или...» - выражение: «<значение поля >or< значение поля >».
6.Вводятся, если требуется, параметры выполнения запроса, если требуется выполнить запрос с изменяющимся критерием отбора или изменяющимся диапазоном отбора (Запросы с параметром).
СОВЕТ:
Для создания запроса в строке «Условие отбора» в столбце с именем конкретного поля введите текст, предлагающий ввести значение параметра, взятый в квадратные скобки, и нажимается клавиша ENTER. Затем укажите тип данных для параметра путем выполнением команды Запрос/Параметры, вводом текста и заданием типа данных.
7. Вводятся, если требуется, формулы вычислений значений новых полей на основе значений существующих полей (Запросы с вычислениями).
СОВЕТ:
Формула вводите в первую свободную ячейку верхней строки бланка запроса. Названия полей не забудьте взять в квадратные скобки. Для задания порядка выполнения действий используйте круглые скобки, например, для вычисления средней величины формула вычисления имеет вид: ([Поле1]+[Пол2]+[Поле3])/3. Ввод формулы завершается нажатием клавиши ENTER.
8.Задаются, если требуется, групповые операции над записями.
СОВЕТ:
Чтобы
добавить в Бланк Запроса строку «Групповые
операции» нужно щелкнуть на кнопке
Групповые
операции
или выбрать команду меню Вид/Групповые
операции.
9.Дается
команда на выполнение запрос. Для этого
нужно щелкнуть на кнопке
Режим таблицы
панели инструментов. Microsoft Access вывела
на экран результирующую таблицу.
10.Запрос закрывается щелчком на кнопке Закрытия окна в правом верхнем углу окна таблицы.
Создать
запросы:
-для выборки студентов:
1.студенты 197.. года рождения;
2.студенты кроме студентов 197... года рождения;
3.студенты ... года рождения или студенты ... года рождения;
4.студенты ... специальности;
5.студенты кроме студентов... специальности;
6.студенты ... специальности или ... специальности;
7.студенты ... факультета;
8.студенты кроме студентов ... факультета;
9.студенты ... факультета или ... факультета;
10.студенты ... курса;
11.студенты ... курса или ... курса;
12.студенты ... группы.
- с вычислением для выборки студентов с рассчитанными средними баллами по результатам сессии с критерием:
1. студенты ... года рождения;
2. студенты, имеющие гражданство РБ;
3. студенты ... специальности;
4. студенты ... факультета;
5. студенты ... курса;
6. студенты ... группы.
- с параметром для выборки студентов:
1. студенты ... года рождения;
2.студенты, имеющие гражданство РБ;
3.студенты ... специальности;
4.студенты ... факультета;
5.студенты ... курса;
6. студенты ... группы.
Информация о формах обучения, коде специальности и факультета должна быть представлена соответствующими наименованиями. Для этого в окно запроса добавляйте вместе с основной таблицей (на основе которой делается запрос) таблицу, связанную с ней и перетаскивайте в Бланк Запроса нужные поля и из нее.
Примечание. Из 24 пунктов Задания 4.1 Вам нужно выполнить один. Постарайтесь, чтобы, Ваши соседи в это время трудились бы над выполнением другого пункта этого задания.