6. Совместное использование ms access, ms excel ms word

Приложения MS Office легко и удобно использовать вместе.

Для приобретения навыков cовместного использования MS Access, MS Word, MS Excel используется уже известная Вам база данных одной из фирм.

Этап 1 . Вставка данных

Работая в MS Office можно:

скопировать или вырезать, а затем вставить данные – так можно вставить данные, не требующие последующего обновления;

вставить связанные данные – таким образом можно отобразить последнюю версию постоянно меняющихся данных в одном или нескольких документах;

внедрить данные – то есть сделать вставленные данные частью текущего объекта базы данных (таблицы, формы или отчета), документа или листа книги.

Посредником при обмене данными выступает Буфер обмена - место временного хранения вырезанных или скопированных данных ( текста, графики, чисел и т.д.). Содержимое Буфера обмена можно вставить в любой другой документ. При следующем выполнении вырезания или копирования содержимое Буфера обмена теряется.

Технология вставки данных

Если неважно, будет ли эта копия данных совпадать с последней версией исходных данных, нужно использовать технологию статического обмена данных. Вы должны:

1. В программе -источнике данных выделить нужные данные.

2. Выбрать команду Правка/Копировать.

3. Открыть программу - приемник и установить курсор в место вставки.

4. В программе- приемнике выбрать команду Правка/Вставить.

СОВЕТ :

Более простой вариант : выделить нужные данные и перетащить их в другой документ с помощью мыши.

Вставьте таблицу «Сотрудники» базы данных NWIND MS Access в книгу MS Excel. Сохраните книгу под именем «Сотрудники».

Вставка связанных данных. Вставка титульного листа, созданного в ms Word, в отчет ms Access

Если:

- предполагается изменять исходные данные с помощью исходного приложения, причем внесенные изменения должны быть отражены и в текущем, и в исходном документах;

- необходим постоянный доступ к исходному документу и требуется уменьшить размер файла

используется технология вставки данных со связыванием. Для ее осуществления необходимо:

1.В программе - источнике данных скопировать объект в файл, скопировав его в отдельный документ и выбрав команду Файл/Сохранить как.

2.Открыть программу - приемник, и установить курсор в место вставки. В случае с MS Access следует открыть отчет в режиме конструктора и выделить верхний колонтитул.

3.В программе - приемнике выбрать команду Правка/Вставить объект.

4.Выбрать вкладку “Создание из файла”.

5.Ввести имя файла, который следует внедрить, или нажмите кнопку Поиск и найти его.

6.В диалоге «Вставка поставить» флажок «Связь».

7.Щелкнуть на кнопке ОК.

8.Установить режим автоматического обновления данных, выбрав команду Правка/ Связи и выбрав соответствующую опцию (в Вашем случае - Связи DDE).

9.Просмотреть отчет и сохранить его.

Создайте титульный лист отчета о продажах фирмы «Борей», поместив на нее эмблему фирмы, воспользовавшись библиотекой картинок MS ClipArt, и поместите его в отчет, созданный по одному из запросов по продажам в MS Access. Сохраните отчет под именем «Отчет о продажах» Внесите изменения в оформление титульного листа в программе - источнике и просмотрите отчет снова. Титульный лист может выглядеть так: