Этап 1. Создание базы данных Создание файла базы данных
При создании базы данных создается один файл, содержащий данные и описание структур таблиц, запросов, форм, отчетов и других объектов базы данных.
Для создания базы данных нужно нажать кнопку Создать базу данных на панели инструментов или выполнить команду Создать в меню Файл.
Будет открыто окно диалога «Создание базы данных», в которое следует ввести имя и каталог сохранения базы данных. Имя базы данных может содержать до восьми символов без пробелов. Если выбрано имя существующей базы данных, выводится запрос на подтверждение замены базы данных.
Создайте
файл базы данных с именем «Практика» в
папке «Access».
Создание таблицы
Задание структуры таблицы
В окне базы данных щелкнуть на вкладке Таблица, а затем щелкнуть на кнопке Создать.
В окне диалога «Создание таблицы» нажмите кнопку Новая таблица. Откроется таблица в режиме Конструктора.
Щелкнуть курсор в правую верхнюю ячейку таблицы и в ввести имя первого поля таблицы .
Щелкнуть курсор в ячейку слева под именем «Тип Данных». Появится значок списка типов данных. Раскрыть его щелчком мыши и выбрать нужный тип.
Повторить пп. 3.,4. Для всех полей таблицы.
При задании типа «Дата/Время» в бланке свойств поля, для которого определяется тип данных, щелкните в строке «Формат поля». Откройте список форматов и выберите нужный». Запомните его написание - именно так Вы будете вводить затем данные.
Примечание. 1. Первое поле таблицы отводится, как правило, под номера записей. Для такого поля типом данных является «Счетчик».
2. Заполнение ячеек столбца «Описание» является необязательным.
3. Рекомендуется определять ключ для каждой таблицы. Если ключ не определен при создании таблицы, то приглашение создать ключ вводится при первом сохранении таблицы.
Создайте
структуру таблицы следующего вида:
Поле Тип данных
Студент Счетчик
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Группа Текстовый
Дата рождения Дата/Время
Средний балл Числовой
Ввод данных в таблицу
Для перехода к вводу данных в таблицу нужно:
Щелкнуть на кнопке
Таблица
Панели инструментов.На предложение сохранить структуру таблицы следует ответить утвердительно и ввести имя таблицы.
Согласиться с заданием ключевого поля. По умолчанию им будет поле типа «Счетчик».
Щелкнуть курсор в ячейку первой строки после ячейки, заполненной автоматически номером записи, и ввести значение, например, Иванов - фамилия первого студента.
Для перемещения в следующее поле нажмите клавишу: TAB, → или ENTER.
Для перемещения в предыдущее поле нажмите клавиши: SHIFT+TAB или клавишу ←.
Перейдите
к вводу данных, дайте таблице имя
«Студенты», введите записи по пяти
студентам Вашей группы. Закройте таблицу.
Редактирование таблицы
Редактирование структуры таблицы
Редактирование структуры таблицы осуществляется в режиме Конструктора:
В окне базы данных выделите щелчком мыши название таблицы.
Щелкните на командной кнопке Конструктор. Откроется таблица в режиме Конструктора.
Примечание.
Если Вы не успели закрыть таблицу после
ввода данных, можно перейти в режим
Конструктора, щелкнув на кнопке
Конструктор
Панели инструментов.
Для изменения имени поля:
щелкните в ячейке с именем поля;
внесите изменения;
Для создания нового поля:
щелкните в свободной ячейке в столбце «Поле» и введите имя нового поля;
щелкните курсор в соответствующей ячейке столбца «Тип данных» и задайте тип данных нового поля.
Для изменения порядка следования полей при создании нового поля:
выделите запись, перед которой вы хотите вставить новое поле, щелкнув на разделителе соответствующей записи;
выберите команду Вставка /Поле;
введите данные по новому полю.
Для удаления поля
выделите запись, которую вы хотите удалить, щелкнув на разделителе соответствующей записи;
выберите команду Правка/Удалить.
Для копирования и переноса полей:
выделите запись, которую вы хотите скопировать или перенести, щелкнув на разделителе соответствующей записи;
выберите команду Правка/Копировать или Правка/Вырезать или щелкните соответствующие кнопки Панели инструментов;
щелкните курсор в место вставки и выберите команду Правка/Вставить или щелкните кнопку Вставить из буфера Панели инструментов.
Кнопки
Вырезать,
Копировать в буфер, Вставить из буфера)
Измените
имя поля «Студент» на имя «Код студента».
Удалите поле
«Группа». Перенесите поле «Дата рождения»
на место удаленного поля «Группа».
Введите новое поле «Предприятие» после
поля «Дата рождения». Для поля
«Предприятие» задайте тип данных
«Числовой»
и в бланке свойств поля в строке «Размер
поля» укажите «Длинное целое».
Редактирование данных
Редактирование данных - добавление новых данных, изменение и удаление существующих, выполняется в режиме Таблицы. Для перехода в режим таблицы щелкните на кнопке Таблица Панели инструментов.
Для изменения значения поля:
Щелкните курсор в нужное поле конкретной записи.
для быстрого перехода в первое или последнее поле текущей записи - щелкните на разделителе конкретной записи, а затем нажмите клавиши HOME или END;
для быстрого перехода в текущем поле к следующей или к предыдущей записи нажмите клавиши ↓ или ↑.
Внесите изменения.
Для добавления данных в новую запись:
Щелкните курсор в первую свободную ячейку слева.
Введите значение и нажмите клавишу табуляции для перехода к следующему полю.
После окончания заполнения полей записи нажмите клавишу табуляции для перехода к следующей пустой записи.
СОВЕТ:
Для
быстрого перехода на первое пустое поле
новой записи нажмите кнопку
Новая запись
Панели инструментов.
Чтобы вставить в поле значение из предыдущей записи, воспользуйтесь специальной комбинацией клавиш:
Щелкните курсор в нужное поле.
Нажмите клавиши СTRL + Кавычки (лат.)
Чтобы удалить запись:
1.Выделите запись, щелкнув на разделитель записи.
2.Щелкните
кнопку
Удалить
запись.
Копирование и перемещение записей выполняется аналогично копированию и перемещению полей.
Примечание. Поля счетчика недоступны для редактирования
Введите
в таблицу данные по полю «Предприятие»
- введите числа от 1 до 3, и запись еще по
двум студентам из Вашей группы. Удалите
запись по первому в списке студенту.