Создание сводной таблицы для анализа

Итак, данные о продажах сгруппированы, однако был ли получен удовлетворительный ответ на поставленный вопрос? Чтобы представить эти данные в виде, более удобном для анализа, следует:

- перенести таблицу в MS Excel (см.п. Этап 2);

- создать сводную таблицу на ее основе.

Для создания сводной таблицы:

1.Выделите ее и выберите Данные/Сводная таблица.

2.Перетащите поля в соответствующие области сводной таблицы:

- фамилии сотрудников в область столбцов - они станут заголовками столбцов;

- наименования товаров в область строк - они станут заголовками строк;

- цену товара в область данных.

3.Будут просуммированы объемы продаж для каждого сотрудника и каждого товара.

4.Чтобы завершить создание сводной таблицы, нажмите эту кнопку.

Создайте сводную таблицу «Деятельность сотрудников» на основе запроса «Деятельность сотрудников».

Просмотр и сравнение результатов

Теперь легко выполнить анализ продаж, просматривая сводную таблицу различными способами. Для изменения вида сводной таблицы нужно выделить в ней одну ячейку (любую) и выбрать Данные/Сводная таблица. Появится макет сводной таблицы, в который можно внести изменения, путем перетаскивания полей в разные области таблицы. Сводные таблицы являются динамическими. Содержимое ее ячеек обновляется автоматически по мере внесения изменений.

Изменение сводной таблицы

Предположим, что требуется сравнить объемы продаж каждого товара за разные кварталы текущего года. Для этого следует создать другую сводную таблицу, разместив в ней в области столбцов даты размещения, в области строк товары, в области данных цену товара.

Полученная сводная таблица крайне неудобна, поскольку содержит слишком много столбцов. Самый простой способ улучшить ее – сгруппировать даты поквартально.

Группировка данных

Для группировки данных:

1.Указать дату в поле, в котором следует сгруппировать элементы.

2.На панели инструментов “Запрос и сводная таблица” щелкнуть на кнопке Сгруппировать

или выбрать команду Данные/Структура/Сгруппировать.

3.Если необходимо, введите начальное значение в поле “Начиная с” и конечное значение в поле “По”.

4.Для задания шага, с которым будут создаваться группы, в списке “По” выберите один временной интервал или несколько.

5.Если в поле “По” выделен единственный интервал “Месяцы”, введите шаг группировки в поле “Количество месяцев”. Например, введите 4 в поле “Количество месяцев”, чтобы сгруппировать элементы по кварталам.

Заказы на каждый товар сгруппированы поквартально.

Создайте сводную таблицу «Товары по кварталам». Выполните группировку по декадам, т. е. По 10 дней.

Литература

1. Визе Манс. Microsoft Access 2.0. Локализованная версия. Пер. с нем. - М: БИНОМ, 1995. 208с.

2. Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. Базы данных: простейшие средства обработки информации, электронные таблицы, системы управления базами данных. Т. 1, 2. Серия “Компьютер для насорога”. М: ABF, 1995.

3. Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office в целом.-СПб.:BHV- Санкт-Петербург, 1995. - 336с.

4. Система управления базами данных Microsoft Access 2.0. Пер. с англ.. - М:ЭКОМ, 1995. - 272с.