Этап 5. Сортировка записей в форме

Полезно уметь упорядочивать записи - это облегчает просмотр и поиск записей. Для этой цели в MS Access существует процедура сортировки. Допустим, что в ходе проверки телефонных счетов возникла необходимость выяснить, кто из сотрудников фирмы имеет домашний телефон с первыми цифрами, скажем 234. В этом случае Вам необходимо провести сортировку записей и ее можно провести прямо в окне формы:

1.Находясь в режиме таблицы, щелкнуть в любой строке столбца, данные которого должны быть упорядочены, например, столбец «Домашний телефон».

2.Отсортировать записи, щелкнув на кнопке По возрастанию на панели инструментов.

СОВЕТ:

1. При использовании кнопок панели инструментов По возрастанию и По убыванию создается фильтр и он действует автоматически.

2. Откройте диалог «Фильтр», чтобы увидеть действующий фильтр и текущий режим сортировки.

3. Закрыть форму «Сотрудники».

Примечание: 1. При сортировке данных текстового типа восходящий порядок означает, что записи сортируются по алфавиту от А до Я.

2. MS Access не сохраняет действующий фильтр вместе с формой. Поэтому, когда Вы в следующий раз откроете форму, записи не будут отсортированы или подвергнуты фильтрации. Конструкцией, подобной фильтру, но сохраняющейся при выходе из окна, является запрос.

Отсортируйте записи формы «Сотрудники» по возрастанию номеров телефонов.

Этап 6. Расширение базы данных

Пополнение базы данных предполагает не только ввод новых данных в существующие таблицы, но и создание новых таблиц, дополняющих существующие, а поэтому и связанные с ней. При создании таких таблиц удобно привлекать Мастера по таблицам и брать в качестве образца какую-либо готовую таблицу, изменяя лишь названия полей и освободив себя таким образом от обязанности задавать для каждого поля тип данных.

Допустим, Ваша фирма решила внести в базу данных список ближайших родственников сотрудников. MS Access предлагает в качестве помощника при создании новой таблицы Мастер таблиц. Чтобы воспользоваться в качестве помощника Мастером таблиц при создании новой таблицы, Вам следует:

1.В окне БАЗА ДАННЫХ щелкнуть на вкладке Таблица, чтобы появился список таблиц, а затем щелкнуть на кнопке Создать.

2.В диалоге «Создание таблицы» щелкнуть на кнопке Мастера.

3.В поле списка «Образцы таблиц» выделить строку «Сотрудники».

4.В поле списка «Образцы полей» дважды щелкнуть на строке «Сотрудник», чтобы переместит его в поле списка «Поля новой таблицы». Имя поля «Сотрудник» удобно заменить на имя «Родственник». Для этого нужно выделить эту строку в поле «Поля новой таблицы», она появится в текстовом поле под списком, щелкнуть на ней, удалить старое имя и ввести новое.

5.Аналогично ввести в поля новой таблицы следующие поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения», «Родственники», «Имя супруга(и)», «Домашний телефон»,

заменив при этом имя поля «Родственники» на имя «Степень родства», а имя «Имя супруга(и)» на имя «Сотрудник», родственнику которого, посвящена запись таблицы.

6.Щелкнуть на кнопке Далее. В появившемся диалоге в поле «Введите имя новой таблицы» вписать «Родственники».

7.Выбрать опцию выбора ключевых полей «Определяется Microsoft Access», а затем снова щелкнуть на кнопке Далее.

8.На вопрос «Необходимо ли установить связь с другими таблицами базы данных?», выбрать в списке «Новая таблица «Родственники»» строку «Не связана с таблицей «Сотрудники», и щелкнуть по кнопке Изменить.

9.Выделить опцию «Одной записи таблицы «Сотрудники» соответствует много записей таблицы «Родственники»» и щелкнуть по кнопке ОК.

10.Возвратившись в прежнее окно, щелкнуть по кнопке Готово. Открывается вновь созданная таблица.

11.MS Access вводит в качестве ключевого поля то, в котором сейчас находится поле Счетчик. Нет нужды его заполнять - Microsoft Access автоматически присвоит номер каждой из Ваших записей. Остальную информацию нужно вводить с клавиатуры:

- нажать клавишу TAB, чтобы перейти к полю «Название»;

- аналогичным образом заполнить остальные поля строки;

- чтобы перейти к следующей записи, также нажать клавишу TAB.

12.Заполнив таблицу, закрыть ее, воспользовавшись командой Файл/Закрыть.

Создайте новую таблицу «Родственники» и заполните ее 5-6 записями.