Этап 1. Создание детального отчета без повторов Создание детального отчета
Детальный отчет - самый простой отчет в MS Access - с него и начнем. Допустим, к собранию директоров Вам предложено создать отчет по продажам товаров различных типов. Этот отчет хорошо было бы получить быстро. Причем выглядеть он должен профессионально. Необходимая информация содержится в запросе “Продажи по типам”. Вы должны:
1.Воспользоваться Мастером по созданию отчетов, чтобы создать детальный отчет на базе запроса «Продажи по типам». Для этого:
в окне БАЗЫ ДАННЫХ щелкнуть на вкладке Отчет, затем на кнопке Создать. Появится диалог «Создание отчета»;
в окне «Выбрать таблицу/Запрос» выделить запрос «Продажа по типам»;
щелкнуть на кнопке Мастер;
в диалоге «Мастер по созданию отчета» выделить строку «Табличный отчет», после чего щелкнуть на кнопке ОК. Появится первый из диалогов.
2. Включить в отчет все поля запроса, после чего щелкнуть на кнопке Далее.
3. Провести сортировку на группы по полям «Категория» и «Марка». Для этого:
- в списке Имеющиеся поля выделить строку «Категория» и щелкнуть на кнопке >;
- аналогично поступить со строкой «Марка»;
- щелкнуть на кнопке Далее.
4. Выделить для своего отчета стиль «Строгий» и щелкнуть на кнопке Далее.
5. Озаглавить отчет. Можно оставить тот заголовок, который предложен по умолчанию. Щелкнуть на кнопке Готово. Появится отчет в режиме просмотра - так он будет выглядеть в распечатанном виде.
6. Проверить, какой именно режим представления отчета действует в данный момент Вы можете, открыв меню Файл. Возле пункта Режим просмотра стоит галочка.
7. Сохранить отчет.
Создайте
отчет по продажам товаров различных
типов на базе запроса «Продажи по типам».
Сохраните его под именем «Продажи по
типам».
Просмотр отчета
Просматривая отчет, Вы можете проверить, все ли сделано как нужно. Но отчет «Продажи по типам» выведен на экран в увеличенном виде. Чтобы просмотреть отчет:
в режиме целой страницы следует щелкнуть мышью, когда указатель имеет вид лупы. Появится изображение целой страницы;
в увеличенном виде - сделать еще один щелчок;
чтобы пролистать отчет, когда он не весь виден на экране, нужно воспользоваться навигационными кнопками в нижней части окна.
Просмотрите
отчет «Продажи по типам».
Настройка отчета
Для улучшения внешнего вида отчета Вам хотелось бы внести кое-какие изменения: изменить подпись поля Продажи, чтобы сделать ее более точной, и поменять местами столбцы Продажи и Описание, а также добавить некоторую информацию в нижнем колонтитуле. Для этого Вам необходимо:
1.Перейти
в режим конструктора, щелкнув на кнопке
Режим
конструктора
панели инструментов.
2.В области «Верхний колонтитул» выделить подпись «Продажи».
3.Поместить курсор ввода слева от слова «Продажи», после чего щелкнуть кнопкой мыши.
4.Изменить подпись «Продажи» на «Объем продаж» и нажать клавишу ENTER.
5.Поменять местами заголовки столбцов «Описание» и «Объем продаж».
6.Щелкнуть
на кнопке
Режим просмотра
панели инструментов, чтобы увидеть, как
будет выглядеть отчет в распечатанном
виде.
7.Щелкнуть на кнопке Закрыть окно панели инструментов, чтобы переключиться в режим конструктора.
8.Щелкнуть
на кнопке
Подпись
панели элементов;
9.Щелкнуть в левом углу сектора «Нижний колонтитул», чтобы добавить туда подпись.
10.Ввести в качестве новой подписи «Для отдела маркетинга» и нажать клавишу ENTER. Подпись выполнена полужирным начертанием, установленным по умолчанию для подписей данного отчета. Вы хотите, чтобы подпись была выполнена светлым курсивом, т.е. таким же шрифтом, как и номер страницы.
11.Выделить подпись и щелкнуть на кнопках, задающих традиционно начертание шрифтов, с тем чтобы получить жирный курсив.
12.Щелкнуть на кнопке Режим просмотра панели инструментов, чтобы увидеть , как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
Измените
подпись поля «Продажи», поменяйте
местами столбцы
«Продажи» и «Описание», добавьте
информацию в нижнем колонтитуле.
Просмотрите отчет.