Перенос списка из ms Excel в ms Access

MS Excel позволяет успешно работать с простыми списками. Однако список, содержащий повторяющиеся данные, довольно быстро становится слишком большим для MS Excel, так как один лист может содержать не более 16 384 строк, в результате чего возникают трудности с его обработкой.

При переносе списка в базу данных MS Access снимается ограничение на число записей. Кроме того, в MS Access более эффективно реализованы ввод, обновление и поиск данных. Например, необязательно в каждую запись о телефонном звонке вводить полные сведения о клиенте. Все необходимые сведения о клиенте достаточно ввести один раз в специально для этого предназначенную таблицу, что существенно упрощает их обновление и снижает вероятность ошибок при вводе.

Пользователь получил возможность пользоваться средствами обработки данных MS Access, продолжая просматривать и обновлять список в знакомом виде.

Для выполнения практических действий, данные на листе книги MS Excel должны быть организованы в виде списка.

Чтобы перенести список в базу данных MS Access необходимо:

1.Открыть книгу MS Excel, содержащую этот список.

2.Перейти в любую ячейку списка, а затем выберите команду Перенести в MS Access в меню Данные.

3.Далее следовать указаниям мастера, который поможет выполнить все необходимые действия по преобразованию данных MS Excel в MS Access.

Примечание. 1. Перенос списка в Microsoft Access не приводит к установке связи между ним и новой базой данных. Это означает, что изменения, внесенные в базу данных, не отражаются в исходном списке на листе книги Microsoft Excel.

2. Не страшно, если список содержит ошибки в повторяющихся данных. Microsoft Access поможет исправить их после переноса.

Перенести список Контакты MS Excel в базу данных MS Access. Сохраните таблицу под именем «Контакты».

Этап 3. Подготовка составных документов Подготовка серийных персональных писем ms Word с использованием списков адресатов, хранящихся в базе данных ms Access

Время от времени возникает необходимость разослать большое количество писем одинакового содержания (например, реклама услуг или товаров, уведомления членам клуба или сотрудникам, счета и т. п.), но разным адресатам. Времени на написание отдельного письма каждому лицу, как всегда, не хватает, а безличные письма с обращениями типа “Уважаемый клиент!” давно устарели.

Разрешить сложившуюся ситуацию поможет MS Word. На подготовку и печать составных писем и соответствующих им почтовых наклеек требуется всего несколько минут.

Чтобы разослать персональные письма, создайте бланк письма в MS Word, а затем объедините его со списком рассылки, хранящимся в базе данных MS Access.

Создание бланка письма

Сначала следует создать бланк письма, содержащий текст, общий для всех писем. Не следует включать в него фамилии и адреса – они будут добавлены автоматически из списка рассылки. Чтобы создать письмо,

необходимо:

1.Выбрать команду Создать в меню Файл, а затем шаблон normal.

2.Ввести текст письма.

3.Вставить разрыв в конец абзаца текста письма, поместив туда курсор и выбрав команду Вставка/Разрыв и в диалоговом окне «Разрыв» опцию «Конец страницы».

4.Сохранить письмо.

Определение письма как составного документа,

т.е. документа, составленный из двух документов - письма MS Word и списка рассылки из базы данных MS Access. Для этого:

1.Выбрать команду Слияние в меню Сервис.

Слияние - процесс формирования серийных документов, в результате которого основной документ объединяется с данными из внешнего источника.

Основной документ - документ при составлении серийных документов, который содержит неизменяемый текст и поля для вставки.

2.Нажать кнопку Создать, выбрать команду Формы.

Форма в MS Word - это документ, защищенный от изменений, который содержит специальные поля для вставки изменяемого текста.

3.В диалоге «MS Word» нажмите кнопку Активное окно. Активный документ станет основным документом слияния.

Определение источника списка рассылки

Если список короткий и не требует постоянного обновления, для его создания можно использовать MS Word. Для хранения более длинных списков, требующих постоянного обновления, удобнее использовать MS Excel. Для хранения еще более длинных списков, обработка которых требует полного набора средств реляционных баз данных, целесообразно использовать MS Access.

Для открытия списка рассылки:

1.Нажать кнопку Получить данные.

2.Выбрать команду Открыть источник данных, чтобы использовать готовый список имен и адресов, существующий в виде документа MS Word или электронной таблицы. В качестве источника данных можно выбрать таблицу или запрос MS Access:

- в диалоге «Открыть источник данных» выбрать диск, папку и файл, где находятся данные. Если источником данных является файл MS Access, нужно установить тип файла «.mdb», если MS Excel - то «.xls».

- если выбран файл MS Access, то в следующем в диалоге выбрать нужную вкладку - Таблица или Запрос будут являться источником данных;

- выбрать нужную таблица или запрос.

Определение мест вставки и вставка данных из источника

Чтобы указать MS Word, в каких местах документа должны быть напечатаны фамилии, адреса и прочие личные сведения, нужно вставить в бланк письма поля слияния.

Поля слияния, вставляемые в основной документ слияния, указывают места, куда будут помещаться сведения, взятые из выбранного источника данных. Так, поле слияния “Город” указывает место, куда будут вставлены сведения из поля данных «Город».

Для выполнения процедуры:

1.В окне «MS Word» щелкнуть на кнопке Правка основного документа.

2.Щелкнуть в месте вставки первого из мест.

3.Щелкнуть кнопку Поля слияния на панели слияния.

4.Выбрать имя поля, из которого будут браться сведения (например, имя адресата)

5.Ввести знаки препинания и пробелы между полями слияния, не захватывая символы, ограничивающие поля слияния (« »).

6.Повторить операции 1-4 для следующего места вставки (например, адреса).

7.Отформатировать вставляемые в поля слияния сведения (например, выделить полужирным шрифтом имена), для чего сначала указать поле слияния, а затем наложить на него желаемый формат.

8.После завершения подготовки основного документа и вставки в него всех необходимых полей слияния, нажмите кнопку Ассистент слияния. на панели слияния.

9.В окне диалога «Ассистент слияния» щелкнуть кнопку Слияние.

10.В поле «Назначение» выбрать значение «Новый документ».

11.Щелкнуть на кнопке Слить.

Создайте серийные письма, пользуясь списком, хранящимся в таблице «Сотрудники» базы данных NWIND. Образец письма:

Г-ну

Адрес:

Заседание Совета клуба состоится 1 апреля 1997 года в Овальном зале Президент-отеля.

Секретариат клуба.

Для указания полного адреса в качестве полей слияния вставьте поля «Адрес», «Город», «Страна» из таблицы «Сотрудники».

Рассылка писем по выбранным адресам

Чтобы отправить документ на бланке только по нескольким выбранным адресам следует:

1.Выполнить все процедуры по подготовке письма до п.8 предыдущего подраздела включительно. Затем:

2.В окне диалога «Ассистент слияния» щелкнуть на кнопке Опции запроса.

3.В диалоговом окне «Опции запроса» щелкнуть в текстовом поле

«Поле» и развернуть список полей выбранной при определении источника данных таблицы.

4.Выбрать из списка название поля по которому будет производиться отбор записей, например, «Город».

5.В текстовом поле «Сравнение» выбрать из списка конкретное значение, например, «равно».

6.В текстовое поле «Сравнение с чем» вписать критерий отбора, например, «Москва».

7.Щелкнуть на кнопке ОК.

8.В окне диалога «Ассистент слияния» щелкнуть кнопку Слияние.

9.В поле «Назначение» выбрать значение «Новый документ».

10.Щелкнуть на кнопке Слить.

Создайте серийные письма, пользуясь списком, хранящимся в таблице «Сотрудники» базы данных NWIND. Письма подготовить только для жителей Москвы. Начинайте сразу с п.2 подраздела.