Устранение повторов

В левом столбце название каждой категории повторяется. Вам хотелось бы, чтобы оно присутствовало один раз для каждого из типов товаров. Для устранения многочисленных повторов названий каждой категории в поле Категории необходимо:

1.Щелкнуть на кнопке Закрыть окно панели инструментов, чтобы переключиться в режим конструктора.

2.В области данных выделить текстовое поле «Категория».

3.Вывести бланк свойств выделенного поля, щелкнув на кнопке Свойства поля или выбрать команду Свойства из меню.

4.В бланке свойств изменить значение свойства «Не выводить повторы» на «Да».

5.Щелкнуть на кнопке Режим просмотра панели инструментов, чтобы переключиться на просмотр отчета.

6.Просмотреть отчет. Теперь наименование каждой категории появляется в отчете один раз.

7.Закрыть отчет и сохранить его.

Устраните повторы в отчете «Продажи по типам». Сохраните его под именем «Продажи по типам» и закройте.

Этап 2. Создание отчета с группированием данных

При создании отчета можно предусмотреть группирование записей. Предположим, отдел маркетинга начинает очередной этап продвижения товаров фирмы. Для определения приоритетов этой акции необходимо получить данные о том, какие группы товаров продаются лучше, какие - менее успешно. Вы хотели бы получить отчет, содержащий объемы продаж по каждой категории товаров. (Детальный отчет содержал лишь список продаж, однако не предоставлял Вам данных по каждой из категорий в отдельности.) Для составления отчета по сгруппированным данным Вам необходимо воспользоваться для получения отчета Мастером группировки данных и вычисления итогов и запросом «Продажи по типам». Для этого Вы должны:

1.В окне БАЗЫ ДАННЫХ щелкнуть на вкладке Отчет, затем на кнопке Создать.

2.В окне «Выбрать таблицу/Запрос» выделить запрос «Продажа по типам» и щелкнуть на кнопке Мастера.

3.В диалоге «Мастер по созданию отчета» выделить опцию «Группировка данных и вычисление итогов», а затем щелкнуть на кнопке ОК. Появится первый из диалогов.

4.Включить в отчет все поля запроса, после чего щелкнуть на кнопке Далее.

5.Предусмотреть группировку по полю «Категория». Для этого нужно:

- дважды щелкнуть на этом поле в списке «Имеющиеся поля». В отчете будут приведены суммы продаж для каждой из категорий товаров. Кроме того, категории товаров будут расположены в отчете по алфавиту;

- на вопрос о способе проведения группировки указать «По полному значению», что означает, что каждая из групп будет содержать товары лишь одной категории. Щелкнуть на кнопке Далее.

6.Задать сортировку по полю «Марка». Щелкнуть на кнопке Далее.

7.Выделить в качестве стиля отчета «Доклад» с ориентацией «Альбомная». Щелкнуть на кнопке Далее.

8.Изменить заголовок отчета на «Продажи по типам (Группировка»). Щелкнуть на кнопке Готово.

9.Просмотреть подготовленный отчет.

10.Сохранить отчет.

Создайте отчет по сгруппированным данным на базе запроса «Продажи товаров». Просмотрите и сохраните отчет под именем «Продажи товаров (Группировка)».

Этап 3. Представление групповых сумм Настройка заголовка группы

Теперь Вы можете пробежать глазами отчет и найти интересующие Вас цифры. В частности, в интересах рекламной кампании Вы останавливаетесь прежде всего на группах (категориях) с наибольшим процентом продаж. Вам хотелось бы в связи с последним обстоятельством поместить процентные величины рядом с наименованием группы (категории). Для этого следует выполнить следующие действия:

1.Перейти в режим Конструктора.

2.Переместить текстовое поле, содержащее выражение для подсчета процентов, из области примечаний к группе в заголовок группы. Для этого:

- щелкнуть на текстовом поле с выражением, вычисляющим этот процент,

« =[Итог_Продажи1]/[ Итог_Продажи]»;

- перетащить выделенное поле в заголовок «Категория», поместив над полем «Продажи» области данных.

3.Создать подпись для перенесенного текстового поля. Для этого:

- щелкнуть на кнопке Подпись панели элементов;

- щелкнуть слева от текстового поля, которое Вы только что переместили в заголовок «Категория». Обязательно оставьте место для подписи, чтобы иметь возможность внести нужный Вам текст;

- ввести в качестве подписи «Процент продаж». Если подпись перекроет текстовое поле. Передвиньте ее, найдя оптимальный вариант размещения.

4.Переключиться в режим просмотра, чтобы увидеть результат преобразований.

Сделайте заголовки групп более информативными - поместите процентные величины рядом с наименованием группы (категории). Просмотрите и сохраните отчет под тем же именем.