4. Система управления и исследование систем управления.

Исследование систем управления

Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления. В то же время практика показывает, что многие предприятия до сих пор работают "по старинке" и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совершенствование (в качестве примера таких можно назвать лабораторию по совершенствованию хозяйственного механизма или отдел экономических исследований). Это можно объяснить такими причинами, как: недостаток квалифицированных специалистов, способных к исследовательской работе; отсутствие методической разработки исследования систем управления, в отличие, например, от анализа хозяйственной деятельности; низкая заинтересованность руководства в изменении сложившихся методов управления. Поэтому разработка методики исследования систем управления носит практическую значимость для развития экономики России в целом на теперешнем этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций.

Как известно, предметом и результатом процесса управления является информация. Как предмет труда она имеет следующие особенности: многократность использования; способность к саморазвитию; низкая стоимость хранения и копирования; необходимость защиты организационными, программными, техническими и законодательными средствами; лавинообразное накопление объемов, что требует компьютерной обработки. Учет на практике последней особенности играет определяющую роль в формировании скорости принятия решения в системе управления. К сожалению, в этом вопросе российские предприятия также отстают от зарубежных. В зависимости от уровня управления можно выделить следующие системы, обеспечивающие обработку информации и принятие решений на ЭВМ: Следует отметить, что на наших предприятиях в большинстве преобладают системы оперативного учета и управления, т.е. лишь первый этап к действительно комплексной информатизации процесса управления. Для того чтобы автоматизированная система максимально соответствовала потребностям исследуемой системы управления предприятием, рекомендуется следующая последовательность проведения работ: предпроектное обследование; проектирование системы комплексной автоматизации; пуско-наладочные работы; опытная эксплуатация. К собственно исследованию систем управления здесь относится лишь первый этап. Рассмотрим подробнее его содержание. Изучение структуры организации Функциональная структура организации Количество штатных единиц, их функции и должностные обязанности Знания и навыки, необходимые для выполнения должностных обязанностей Место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника Изучение структуры информационных ресурсов Наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носителях Наличие и состав электронных информационных ресурсов Наличие и состав аппаратных и программных средств Анализ информационных потоков Анализ входящего информационного потока Анализ исходящего информационного потока Анализ информационных потребностей Для удовлетворения каких информационных потребностей существует данная организация Группы пользователей Методы анализа использующиеся в данной организации. Анализ функций, выполняемых подразделением Перечень функций, выполняемых подразделением Оценка их соответствия выполняемым работам, материальным и информационным потокам. Результатом исследования по данной программе является: модель системы управления; комплексный проект совершенствования системы управления и в частности, проект комплексной автоматизации системы управления предприятием. Использование предложенного подхода к исследованию систем управления позволит обеспечить большую обоснованность принятия решений по совершенствования управления и повысить эффективность последнего.

Система - это совокупность взаимосвязанных между собой элементов, образующих целостность, выполняющих какую-то функцию. Система - противоположность хаосу. Само предприятие представляет собой сложную систему, в которой можно выделить управляемую(терпит воздействие) и управляющую(воздействует) подсистемы. Основным содержанием системы управления является механизм управления, состоящий из принципов управления; функций управления; методов управления; стиля управления. Механизм управления выражается в форме организации управления, которая состоит из организационной структуры управления; управленческого персонала; обеспечивающих подсистем (информационной, тех­нической, математической). Поскольку система управления является сложной, то необходимо говорить о ее динамике, которая выражается в процессе управления, процессе принятия управленческих решений, управленческих инновациях.

Различают следующие виды систем:

• большие(биологическая, техническая, социальная)

• закрытая(жесткие границы функционирования, без воздей-я внешней среды)

• открытая и др.

Системный подход в управлении рассматривает управленческую деятельность как систему, т.е. как совокупность элементов, взаимодействующих между собой в пространстве и времени, функционирование которых направлено на достижение общей цели. Системный подход включает следующие этапы деятельности исследователя:

- выделение объекта внимания из общей массы явлений и процессов, очертание контура и пределов системы, ее основных частей, элементов, связей с окружающей средой.

- выявление главных или важных свойств составных элементов и системы в целом.

• определение основных критериев целесообразного действия системы, а также основных ограничений и условий существования.

• определение вариантов структур и элементов, выявление главных факторов, влияющих на систему.

• разработка модели системы.

• оптимизация работы системы по достижению цели.

• определение оптимальной схемы управления системой.

- установление надежной обратной связи по результатам функционирования, определение надежности функционирования системы.

Три основных принципа системного подхода:

-Целостность (характеристика самой системы не сводиться к сумме характеристик составляющих ее элементов)

-Структурность (возможность описания системы через установление связей и отношений ее элементов)

-Иерархичность (соподчиненность элементов)

Основные понятия системного подхода можно представить в виде логической последовател ьности:

Цель	сохранение или достижение желаемого или требуемого состояния системы
Элементы	Части системы
Связи элементов	Взаимоотношения между элементами системы, проявляющиеся в обмене энергией, информацией, веществом
Структура	Внутреннее строение системы, обусловленное устойчивыми связями между ее элементами
Состояние системы	Совокупность параметров характеризующих систему в целом
Функционирование	Процесс перехода из одного состояния системы в другое или сохранение заданного ее состояния.
Организация	Структурно-функциональное состояние системы, организация описывает главные отношения, которые конституируют системы как целое и определяют ее суть.

Управляющее воздействие	Целенаправленное воздействие на систему для коррекции ее состояния путем изменения входных параметров.
Результат	Итоговое состояние системы, достигнутое под воздействием управления и функционирования системы.

Управление любым объектом предполагает наличие возможности тем или иным способом воздействовать на этот объект, осуществляя при этом целенаправленный выбор воздействия. Все системы управления имеют сходную структуру, характеризующуюся наличием двух каналов связей между субъектом управления и объектом управления: канал прямой связи для передачи управляющего воздействия и канал обратной связи для передачи информации о состоянии и функционировании объекта. Процесс управления осуществляется на основе использования и переработки поступающей информации о поведении (состоянии) объекта и воздействия на него окружающей среды. Система формирует и проявляет свои свойства только в процессе взаимодействия с внешней средой. Окружающая среда-все что не входит в систему но влияет или может повлиять на нее. Вход- цели, ресурсы. Выход - результаты; в текущий момент - показатели, характеризующие состояние системы. Обратная связь - мониторинг состояния системы в целях контроля за происходящими изменениями. Границы системы - пределы воздействия управления.

Управление с позиции системного подхода есть осуществление совокупности воздействий на объект выбранных из множества возможных воздействия на основании информации о поведении объекта и состоянии внешней среды для достижения заданной цели. Управление есть функция системы, направленная либо на сохранение ее основного качества (т.е. совокупности свойств, утеря которых приводить к разрушению системы), либо на выполнение некоторой программы, обеспечивающей устойчивость функционирования и достижение определенной цели.

Управление предполагает измерения выходных параметров системы, сравнение результатов измерения с некоторыми заданными эталонами и последующее воздействие на вход системы (регулирование, корректировка входа) с целью установления необходимого режима работы. Соответственно системой управления называют систему, в которой реализуются функции управления.

Понятие системного подхода используется в настоящее время на всех уровнях методологии, в одних случаях оно исчерпывается стратегическими принципами, в других - мировоззренческой позицией, иногда оно используется как набор процедур и приемов, создающих форму и условия реализации соответствующих принципов. Поиск эффективного инструментария, которым можно было бы воспользоваться для определения наилучших путей и решений системных задач, является одной из центральных проблем современной науки управления.

В основе принципов управления любой системы лежат два основных системных свойства: обеспечение заданной цели функционирования; обеспечение стабильности существования в меняющемся мире и защищенность от несанкционированного внешнего воздействия.

В современных условия совершенствование системы управления обычно происходит на основе использования ИТ, регулярного пополнения базы данных, обновление способов анализа и представления информации. Важнейшими критериями оценки результатов управленческих функции должны быть положительные изменения конечных показателей деятельности объекта управления при сохранении устойчивости системы. Устойчивость- способность системы противостоять процессу разрушения и поддерживать в течение определенного времени выбранный режим функционирования.