Программа вечеринки

Все, что было написано выше – это внешняя форма. Привлекать же людей на вечеринку нужно содержанием. Как бы сильно человек ни хотел помочь оказать благотворительную помощь покупкой билета, она/он никогда не придет развлечься на вечер, где будет рассказываться обо всех проблемах нашего пенсионного законодательства или о технологиях извлечения остаточного жира из подсолнечной шелухи методом холодного отжима. Посетителям вечеринки она не будет нравиться только лишь потому, что она благотворительная. Нужны драйв и веселье! На вечеринку люди приходят оттягиваться!

Часть средств, привлеченных членами команды, работающими со спонсорами, пойдет на постановку и обеспечение шоу-программы и всех интересностей.

Для проведения непосредственно шоу нужны:

1. режиссер шоу,

2. ведущие,

3. выступающие (профессиональные танцоры, певцы)

Лучше всего выбрать представителей вашего Ротаракт клуба и на первую, и на вторые роли, иначе, если вы будете нанимать для этого кого-то, исчезает идея участия всего клуба в проекте. Иными словами, это будет мероприятие нескольких человек-организаторов, которые заплатили за все в шоу и организацию мероприятии, и, потратив все на оплату труда других людей, остались в конце ни с чем. Это уже не фандрайзинг.

Бюджет

Приблизительные расходы таковы:

• печать афиш, на которых изображена реклама вечеринки,

• печать билетов (лучше самостоятельно организовать печать и распространение билетов, потому как таким образом вы сможете контролировать их движение и прибыль),

• оплата труда выступающих артистов,

• административные расходы,

• бесплатные VIP билеты (всегда найдется много важных людей, которым нужно будет дать билетик-другой).

В случае если вырученных при проекте средств оказалось больше, чем требуется для компенсации этих расходов, можно остаток приплюсовать к общей сумме вырученных средств. В случае если их оказалось меньше… Вы рискуете подхватить финансовую анорексию.

Договоренности с ночным клубом

Продажа билетов - долевое соотношение по количеству продаваемых билетов

Немаловажный фактор, от которого зависит объем выручки вашего фандрайзинга, именно этот.

Самих условий может быть сколько угодно, но на опыте трех дальневосточных фандрайзингов (один Ротаракт клуба «Находка», и два клуба «Влад Эко») можно выделить три основных вида:

• Выручка со ВСЕХ билетов от вечеринки делится между вами и ночным клубом

• Выручка только с тех билетов, которые вы распространили до вечеринки, делится между ночным клубом и вами, прибыль с остальных билетов, купленных посетителями в кассе полностью остается ночному клубу.

• Выручка со ВСЕХ билетов у Ротаракт клуба, выручка с бара – у ночного клуба.

Прискорбно, но факт – не вы диктуете условия, а администрация клуба. Если вы договоритесь по первому варианту, то это - супер, если по второму – вам придется распространять как можно БОЛЬШЕ билетов ДО вечеринки, потому как нераспространенные билеты останутся у вас же на руках, а клуб для тех посетителей, которые пришли на вечеринку в надежде купить билеты в кассе, будет продавать свои билеты (еще одним недостатком второго варианта является то, что ваши усилия по рекламе вечеринки могут пойти псу под хвост по той причине, что вы рекламируете вечеринку, которая происходит в КЛУБЕ, а это значит, что многие могут решить покупать билеты именно там, в то время как вашей задачей, повторим, будет распространение билетов до проведения вечеринки. Как этого избежать? Нужно рекламировать не КЛУБ, а ВЕЧЕРИНКУ в нем. Одним из вариантов спасения ситуации будет обязательное указание тех мест, где потенциальные посетители смогут купить билеты заранее: это ваши соорганизаторы, очень хорошо работает вариант договоренностей с молодежными центрами ВУЗов, поскольку эти организации в принципе все знают студенты, и на воспроизведение названий этих организаций в памяти потенциальным покупателям не потребуется много усилий). Рекламу ВЕЧЕРИНКИ, а не КЛУБА можно сделать в рекламном ролике на телевидении, радио и афишах фразой типа «Эксклюзивные билеты можно приобрести ТОЛЬКО в … (указываете место, или название организации)); третий вариант – практически идеальный для вашего Ротаракт клуба.

Продажа билетов – договоренность по цене и доле в прибыли.

По какой цене лучше продавать билеты? Все зависит от аудитории, на которую вы рассчитываете. Если это молодежь, то лучше делать ее ниже или на обычном уровне цен для клубов по всему городу. Если в вашем шоу будет что-то сверх-эксклюзивное, цену можно поднять выше. В случае если только вам кажется, что шоу будет таковым, и вы держите цены выше, то в следующий раз к вам просто никто не придет.

Как договориться с клубом о долях выручки? Это соотношение колеблется в районе 50/50. Если клуб согласится, можете изменить долю в свою пользу, мотивируя это тем, что именно на эту вечеринку вы соберете толпы посетителей. Если это будет не так, то администрация ночного клуба в следующий раз даже не захочет с вами общаться.

В случае если вы договорились с клубом, что посетители, пришедшие в клуб и желающие купить билеты на месте перед началом мероприятия, покупают билеты в кассе клуба, обращайте внимание на то, чтобы клуб держал цену не НИЖЕ той, по которой продавали вы. В противном случае на следующую вечеринку вы не найдете посетителей, потому как для них же дешевле будет прийти и купить билеты в кассе.

Существует еще вариант того, что вы «покупаете» билеты по фиксированной цене, а все остальное оставляете себе в качестве прибыли.

И это соотношение вам легче изменить в свою пользу, потому как для клуба вы делаете невидимой цену, по которой вы продаете билеты. А его, в свою очередь, может не беспокоить ваша цена, потому как ему важно получить с билета ту сумму, на которой вы остановились в своей договоренности.

Стоит ли арендовать клуб или стоит достигнуть договоренности о том, что выручка будет зависеть от количества продаваемых билетов?

Как правило, клубы запрашивают высокую цену за аренду. К тому же клуб не делает больших денег с входных билетов - главным для него является выручка с проданных в баре напитков. Если вечеринка окажется провальной, для вашего же собственного блага будет удобней разделить бремя затрат между вами и клубом, а не нести их все на себе. Вывод - договаривайтесь по билетам. По этим двум причинам - цене за аренду и потенциальному финансовому риску - не стоит клуб арендовать.