Глава 4. Окружная структура

Структура округа и основные обязанности окружного представителя Ротаракта

Наверняка, вы уже знаете, что в Ротари существует деление на округи. В России на данный момент два округа – округ 2220, в который входят Приуралье и европейская часть России, и округ 5010, в который входят Сибирь, Дальний Восток, Аляска (США) и территория Юкон (Канада). Каждый округ возглавляет ротарианец, губернатор округа, который выбирается на один год и вступает в свои полномочия 1 июля. Губернатор округа взаимодействует с президентами Ротари клубов и с руководством Ротари Интернэшнл. Каждый губернатор набирает себе команду помощников, которые осуществляют различные функции, в том числе курируют различные ротарианские программы. Как вы помните, Ротаракт является одной из программ Ротари и, соответственно, в команде губернатора должен быть человек, который координирует взаимодействие Ротари и Ротаракт клубов. Окружного председателя Ротаракта (ротарианца) назначает губернатор округа.

Со стороны Ротаракт клубов раз в год выбирается окружной представитель Ротаракта (ОПР), который на момент вступления в должность должен проработать год в качестве президента своего клуба или члена окружного комитета Ротаракта. Окружной представитель Ротаракта является связующим звеном между Ротаракт клубами округа и окружным председателем Ротаракта. Схематично структура взаимодействия выглядит следующим образом:

Основной задачей окружного представителя Ротаракта является представление интересов Ротаракт клубов на окружном и международном уровнях. Цели и задачи на год окружной представитель Ротаракта должен сформулировать до процесса выборов и представить свою программу на год на рассмотрение Ротаракт клубов округа. Хотелось бы отметить, что желательно, чтобы цели Ротаракт клубов округа совпадали с целями на год, сформулированными Президентом Ротари Интернэшнл и губернатором округа.

Окружной представитель Ротаракта должен поддерживать рабочую связь со всеми клубами округа, иметь контактные данные президентов и секретарей Ротаракт клубов и обеспечивать эффективное взаимодействие клубов. Важным моментом в деятельности ОПРа является личный контакт с клубами округа. Необходимо понимать, что просто озвучить на рассылке будущие события, выдать задания и рассказать о направлениях работы на предстоящий год недостаточно. Во-первых, задача ОПРа не давать конкретных ограниченных заданий для безоговорочного исполнения клубами, а работать в команде. ОПР должен подтолкнуть округ к решению той или иной задачи путем обсуждения и дискуссий. Именно переговоры с клубами, беседы и споры дают толчок к действию и нахождению самых верных и интересных решений. Во-вторых, ОПР доверяя ту или иную задачу человеку, должен иметь представление о том, насколько загружен его день, есть ли возможность выхода в Интернет и общения через другие средства коммуникации, нет ли в ближайшем времени планов, которые помешали бы решению поставленной задачи. В-третьих, ОПР должен четко отслеживать временные интервалы исполнения поставленных задач и в случае нарушений оперативно принять решение о дальнейших действиях.

Окружной представитель Ротаракта должен своевременно информировать Ротаракт клубы о предстоящих событиях, таких как Международная неделя Ротаракта, предконвенционная встреча Ротаракта, различные региональные слеты ротарактовцев, конференции и тренинги. Окружной представитель Ротаракта должен быть в курсе событий, происходящих в Ротаракт клубах округа: какие проекты осуществляются, какие клубы появляются или прекращают активную работу, какие проблемы существуют в клубах. Эта информация используется не только в деятельности нынешнего окружного представителя Ротаракта, но и учитывается при составлении плана работы последующего ОПР-преемника.

Окружной комитет Ротаракта

Окружной представитель Ротаракта в помощь себе выбирает ротарактовцев в окружной комитет Ротаракта. По большому счету, это та команда, с которой окружной представитель Ротаракта будет работать в течение года. Количество человек в комитете, главным образом, определяется задачами, поставленным ОПРом на год, но не менее 5 человек. Однако некоторые должности будут оставаться неизменными из года в год, например, это секретарь окружного комитета, который должен вести базу данных по Ротаракт клубам округа и оказывать помощь в выпуске окружного ротарактовского новостного бюллетеня. Периодичность выпуска новостного бюллетеня должна определяться Ротаракт клубами, но наиболее оптимальная частота выпуска - раз в месяц. В бюллетене клубы делятся своими новостями, выполненными проектами, наиболее яркими событиями клуба, а для окружного представителя Ротаракта такой бюллетень будет выступать в роли трибуны. Окружной представитель Ротаракта должен рассказывать о последних событиях в мире Ротари, делиться информацией, поступающей от губернатора округа, а также напоминать о важных событиях в мире Ротари и Ротаракта, поэтому именно он(а) должен(жна) позаботиться о том, чтобы такой бюллетень составлялся и рассылался по клубам округа на регулярной основе.

В начале ротарианского года окружной представитель Ротаракта должен не только собрать себе команду ротарактовцев для работы в окружном комитете, но и разработать план работы на год. Согласно ротарианскому календарю каждый месяц посвящен определенной теме (см. раздел 12.10). Ротарактовцы могут согласовать свой календарь с ротарианским календарем, а также расширить или изменить его в зависимости от поставленных задач на год. В качестве примера можно привести месячник привлечения членов в клубы, месячник ротарианского просвещения, месячник Ротаракта (традиционно это март месяц в связи с датой организации Ротаракт программы) и т.д. В комитете могут быть назначены ответственные люди за те или иные мероприятия, организуемые в связи с месячниками, которые в конце периода будут должны подвести итоги и рассказать о результатах работы.

Принимая во внимание, что большинство российских Ротаракт клубов находятся на достаточно большом расстоянии, окружной представитель Ротаракта должен подобрать себе команду таким образом, чтобы связь между всеми членами комитета была на должном уровне.

Важным моментом для округа является знакомство как с ОПРом, так и с окружным комитетом. Поэтому рекомендуется создать документ или презентацию с информацией о каждом его члене с полными данными (ФИО, контакты, направление за которым закреплен человек, личная информация по желанию). Данный файл рассылается на окружную рассылку, а также губернатору округа. Хотя личного знакомства это, конечно, не заменит. В первую очередь, ОПР должен(жна) присутствовать на всех окружных ротарактовских мероприятиях, где будет возможность личного знакомства и общения.

Встречи окружного комитета Ротаракта

К сожалению, российская специфика не способствует проведению постоянных встреч окружного комитета Ротаракта, как рекомендует Ротари Интернэшнл. Зачастую между городами, в которых живут ротарактовцы-члены комитета, расстояния насчитывают тысячи километров, и именно поэтому отсутствует реальная возможность проводить регулярные встречи. Тем не менее, современные средства коммуникации позволяют общаться в режиме реального времени. Многие Интернет ресурсы позволяют создавать группы для общения, а в некоторых из них существуют функции чата. В случае отсутствия возможности проведения «живых» встреч, используйте все доступные ресурсы – звонки в режиме телеконференции, Интернет чаты и т.п.

Все встречи окружного комитета вне зависимости от формата встречи должны иметь четкую повестку заседания, а секретарь должен составить протокол встречи. окружной представитель Ротаракта должен определить частоту встреч, а также своевременно сообщать о вопросах, которые он(а) намерен обсудить на очередной встрече. Результаты встреч окружного комитета Ротаракта должны доводиться до сведения как ротарактовцев округа, так и окружного председателя по Ротаракту и губернатора округа.

Окружная конференция Ротаракт клубов

Б езусловно, самым главным событием года в округе является окружная конференция Ротаракт клубов. Это то событие, на котором подводятся итоги прошедшего года и согласовываются планы на предстоящий год. Окружной представитель Ротаракта должен участвовать в организации конференции самым активным образом. Программа конференции должна быть согласована организационным комитетом с окружным комитетом Ротаракта. Также рекомендуется привлекать окружного председателя Ротаракта (ротарианца) к составлению программы.

ОПР и организационный комитет конференции должны согласовать не только программу, но и бюджет конференции. Все конференции являются самофинасирующимися мероприятиями, но, по возможности, стоимость взноса участника должна быть минимизирована для привлечения большего количества участников. Некоторые округи выделяют определенную сумму для развития программы Ротаракт, и эти средства или их часть, по согласованию с губернатором округа и окружным председателем Ротаракта, могут быть направлены на частичное финансирование окружной конференции. Если все стороны согласны на такое распределение средств, то следует принимать во внимание такой момент как финансовая отчетность перед губернатором округа. В запросе на софинансирование конференции следует отобразить полную смету расходов, а также статьи бюджета, на которые будут потрачены средства округа. Помните о том, что при любом запросе на финансирование губернатор округа будет задавать вопрос, насколько вливание денежных средств от округа будет эффективным, и какой уровень отдачи ожидается организаторами конференции.

Тем не менее, нельзя рассчитывать исключительно на финансовую помощь со стороны округа. Необходимо искать спонсоров конференции как среди ротарианцев, так и среди крупных компаний города или региона. В данном случае необходимо подготовить обоснование, в котором будут четко расписаны цели конференции и отдача от спонсорской поддержки данного мероприятия. Для каждого города это может быть различный спектр компаний-спонсоров, но в качестве одного из примеров можно привести полиграфические компании. Для проведения конференции всегда требуется большое количество полиграфической продукции, и можно использовать логотип компании на раздаточном материале в качестве рекламы данного спонсора.

Окружной представитель Ротаракта должен принимать активное участие не только в общих организационных вопросах проведения окружной конференции Ротаракт клубов, но и также внести свой активный вклад в программу конференции. Программа конференции может составляться в зависимости от ранее согласованных задач на текущий год, и также быть направлена на различные целевые аудитории – «молодые» ротарактовцы, стаж в Ротаракте которых составляет до года, «старички», которые уже хорошо знакомы с азами Ротари и Ротаракта, и хотят получить более глубокие знания, те ротарактовцы, которые вступают в выборные должности с 1 июля. Для проведения тренингов и круглых столов можно привлекать как более опытных ротарактовцев, так и ротарианцев. Общие тренинги, например, построение команды, могут проводиться сторонними профессиональными тренерами. Перед составлением программы необходимо ознакомиться с ожиданиями участников, а также обратиться к предыдущему опыту проведения подобного рода мероприятий. Что прошло хорошо? Что прошло плохо? Что можно было бы сделать по-другому? Найдите ответы на эти вопросы у организаторов предыдущей конференции и постарайтесь внести соответствующие изменения в программу предстоящей конференции.

Окружной проект Ротаракта

Для того чтобы в округе кипела жизнь, чтобы клубы взаимодействовали друг с другом необходимо проводить окружные проекты. Данные проекты имеют одну цель, одни задачи и одного куратора в округе. В каждом же клубе должен быть человек, который отвечает за исполнение проекта в своем клубе. Окружные проекты являются наиболее эффективным методом взаимодействия клубов. Дружба, общение и другие эмоции зарождаются лишь при совместной работе. Проекты могут быть как самыми простыми - отправление медвежонка Феди для посещения заседаний каждого клуба округа, до проведения фандрайзингов для реализации одного крупного проекта, например, покупки кардиостимулятора и т.д.

К сожалению, на данный момент у нас в России нет широкой практики проведения окружных проектов – проектов, где заняты не менее 2/3 клубов. Но, тем не менее, хотелось бы вкратце остановиться на этом аспекте деятельности окружного представителя Ротаракта.

Окружной представитель Ротаракта совместно с окружным комитетом может выбрать направление для общеокружного ротарактовского проекта, который должны поддержать не менее 2/3 активных клубов округа. Проект также может быть инициирован одним из клубом округа. Окружной проект может быть направлен на различные сферы деятельности.

Очень успешным проектом можно назвать выставку рисунков «Мир без войны» в округе 5010, который на данный момент вышел на международный уровень.

Целью проекта была, в первую очередь, совместная работа клубов округа, взаимодействие членов клубов, мотивация стать ярче и значимей. Такие проекты хороши для создания позитивной конкуренции в коллективе, в данном случае в округе. Не секрет, что несмотря на то, что ротарактовское взаимодействие между различными частями округа заложено в саму идею создания многонациональных округов, подобных округу 5010, общение между российской (Сибирь и Дальний Восток) и северо-американской (Аляска и Юкон) частями этого округа затруднено не только географической удаленностью, но и языковыми и культурными барьерами. Посредством реализации проекта и было принято решение преодолеть эти барьеры.

На стадии планирования были выделены следующие этапы реализации проекта:

• постановка целей и задач проекта;

• определение административной структуры проекта, включая определение координатора проекта по округу и определение ответственных за проект в каждом участвующем в проекте клубе округа;

• выделение географических этапов и временных интервалов реализации проекта;

• завершение проекта и подведение его итогов.

Округ 5010 – это не только российские ротарактовские и ротарианские клубы, но и клубы Аляски и Канады. Поэтому задачей проекта в российской части округа стал обмен и выставка рисунков, подготовленных российскими детьми, на Аляске и рисунков американских детей в российской части округа. Структура проекта напоминает «снежный ком». Дети из образовательных учреждений каждого города, где существует Ротаракт клуб, подготовили рисунки на заданную тему. В данном случае темой стало само название проекта - «Мир без войны». Был назначен маршрут акции: старт был взят на Аляске, финиш пришелся на окружную ротарианскую конференцию округа 5010 в Горно-Алтайске. Для того чтобы жители Аляски ознакомились с работами российских детей, каждый клуб-участник проекта из российской части округа отправил почтой по 3-5 рисунков для участия в выставке. Так был взят старт проекта на Аляске. С российской стороны в проекте участвовали 9 клубов округа. Работы от выставки к выставке, из города в город добирались по почте, поездом и самолетом. К финишу проекта было собрано более 200 работ. В процессе проведения проекта все клубы вели активные переговоры и переписку по согласованию доставки работ, обменивались опытом реализации проекта в своих городах. Жизнь округа кипела, каждый клуб хотел выделиться уникальным местом расположения выставки, высокой посещаемостью и значительным количеством отзывов в СМИ.

Любой окружной проект должен преследовать одну общую цель и концепцию проведения проекта, поэтому для обсуждения идей потенциального окружного проекта необходимо привлечь как можно большее количество клубов, а задача окружного представителя Ротаракта оказать содействие в конструктивном диалоге.

Календарный план на год

Весьма важным элементом совместной деятельности ротарактовцев округа при наступлении нового ротарианского года представляется разработка календарного плана, являющегося основой деятельности ротарактовцев округа на весь предстоящий год. Календарный план округа может основываться на важных датах и контрольных сроках для Ротаракт клубов (см. раздел 12.10) и учитывать при этом специфику округа, в котором он принимается.