Мое будущее
Когда у вас будут дети, чему вы научите их, как самому важному в жизни?
Как вы изменитесь через 10, 30 и 50 лет?
Опишите свои любимые моменты из своей старости (что вы будете делать, с кем, где и т.д.)
Что вы оставите в наследство миру и людям вокруг вас?
В чем вы будете профессионалом? (В какой сфере вы будете выдающимся экспертом?)
Что вы привнесете в решение тех проблем, которые существуют в мире?
Что будет написано на вашем надгробном камне?
Нарисуйте картину своего будущего. Используйте весь свой креатив!
О
пределите
свое личное видение с помощью одной
фразы.
11.5. Тренинг «управление проектами»
Если в вашем клубе появились новые члены, или вы только создали Ротаракт клуб, то вам необходимо провести тренинг по управлению проектами, чтобы научиться работать в клубе. Ниже предлагается базовая информация по управлению проектами. Ее вполне достаточно, чтобы научиться осуществлять проекты в Ротаракт клубе и получить общее представление о том, как надо выстраивать процесс реализации любого, в том числе и неротарактовского, проекта.
Необходимое время: 2 часа
Цель: научить участников реализовывать проекты.
ВВЕДЕНИЕ В ТЕМУ ТРЕНИНГА
Необходимое время: 10 минут
Задачи:
- определить из чего состоит деятельность Ротаракт клуба;
- дать возможность задуматься о том, насколько важно ротарактовцам уметь управлять проектами.
Необходимые материалы: флип-чарт, маркеры.
Дискуссия с участниками. Из чего состоит деятельность Ротаракт клубов? В основном из реализации различных проектов. Каких? Социальных, международных, внутриклубных и т.п. Вот почему умение реализовывать, управлять проектами так важно для любого ротарактовца. Это залог успешной деятельности клуба!
ПРОЕКТ ЭТО …
Необходимое время: 60 минут
Задачи:
- дать возможность задуматься о том, что является проектом, а что нет;
- вывести определение проекта и его критериев.
Необходимые материалы: раздаточный материал, ручки, презентация.
Работа в группах. Разделитесь на 2, 3 группы. Просмотрите, пожалуйста, список в вашем раздаточном материале. Что, на ваш взгляд, будет являться проектом, а что нет?
Для каждой группы необходимо составить свой список, примерно с таким содержанием:
празднование дня именинника 1 раз в месяц в детском доме;
празднование дней рождений членов Ротаракт клуба;
посадка деревьев в вашем городе;
обучение детей из детского дома английскому языку 2 раза в неделю;
посещение заседаний Ротари клуба-учредителя;
аукцион на ротарианской конференции;
вечеринка, посвященная ротарианскому Новому году, с другими Ротаракт клубами округа.
Выбрали? На самом деле любое из перечисленного может быть проектом. Ведь проект – это организованная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение определённого результата, а также находящаяся под непрерывным мониторингом и контролем руководителя проекта.
Таким образом, празднование дней рождения членов вашего клуба может быть проектом, если есть человек, который отвечает за это направление, если поставлена цель, например, - сближение членов клуба, и если есть список именинников с датами рождения, который и является ориентиром во времени. В то же время, посадка деревьев может и не быть проектом, если несколько членов вашего клуба высадят во дворе саженцы, которые родители заготовили для дачи, и которые через месяц выкопают службы города, потому что на этом месте планируется строительство детского сада.
Итак, повторимся, проект - это организованная, планируемая, не спонтанная деятельность. У проекта четко определены начало и конец во времени, а также результат, который должен быть достигнут. И последний, но, пожалуй, один из самых главных критериев, - у проекта должен быть руководитель, т.е. человек, который является ответственным за реализацию проекта.
Как того требует любое начинание, проект должен осуществляться и достигать финала с учётом определённых ограничений. Классически эти ограничения определены как объем, время и стоимость. Они также относятся к Треугольнику управления проектами, где каждая его сторона представляет ограничение.
Ограниченность времени определяется количеством доступного времени для завершения проекта. Ограниченность стоимости определяется бюджетом, выделенным для осуществления проекта. Ограниченность объёма определяется набором необходимых действий для достижения конечного результата проекта, иногда под объемом подразумевают людские ресурсы. Дальнейшее уточнение ограничений отделяет качество и действие от объёма и превращает качество в четвёртое ограничение.
Ни одна сторона треугольника не может быть изменена без оказания влияния на другие. Эти три ограниченности часто соперничают между собой: увеличение объёма обычно означает увеличение сроков (времени) и стоимости, сжатые сроки (время) могут означать увеличение стоимости и уменьшение объёмов (или увеличение потребления людских ресурсов), и небольшой бюджет (стоимость) может означать увеличение сроков (времени) и уменьшение объёмов.
Например, вы хотите провести проект, целью которого является организация посещения детьми из детского дома театра. При увеличении объема проекта (количества детей), увеличится стоимость проекта (входные билеты, расходы на транспорт), а также потребуется больше времени для реализации (сбор детей, посадка и высадка из автобуса, организационные моменты).
Управление проектами является набором знаний о применении инструментов и технологий, которые дают возможность команде (не только руководителю проекта) организовать работу с учётом этих ограничений.
Любой проект в Ротаракте проходит следующие стадии развития:
идея, постановка цели;
планирование и подготовка;
реализация;
подведение итогов.
И на КАЖДОЙ стадии осуществляется мониторинг и контроль руководителем проекта. Давайте рассмотрим эти стадии более подробно.
Идея, постановка цели
Выработка идеи – это основополагающая стадия. Идей может быть много, а заслуживают внимания далеко не все. На этой стадии большую роль играет постановка цели проекта. Очень важно уметь правильно поставить цель проекта, т.е. определить тот результат, который вы хотите достичь. Для достижения эффективности при постановке цель можно проверить по критериям акронима SMART:
Specific - четкая, определенная. Цель «немедленно нажимать кнопку» не является четкой, альтернативой будет «нажимать на кнопку в течение 1 секунды».
Measurable - измеримая. Цель должна подразумевать, либо оговаривать возможность измерения/проверки результата.
Achievable - достижимая. Цель должна быть достижимой для конкретного исполнителя.
Relevant - соответствующая контексту. Достижение цели должно быть обеспечено ресурсами.
Time-bounded - ограниченная во времени. Нет времени - нет цели (есть мечтания).
Расшифровка этого акронима может встречаться в разных вариантах, главное - необходимо усвоить, что цель должна быть четко определена, не размыта; в постановке цели должен звучать результат, который вы хотите достичь, а также временные рамки; вы должны оценить, в ваших ли силах достичь этой цели, и хватит ли у вас ресурсов.
Примеры правильно и неправильно поставленных целей:
Неправильно: - Посадить аллею Ротаракта в городе.
- Собрать книги для детского дома.
- Посетить заседание Ротари клуба-учредителя. |
Правильно: - В мае 2008 года посадить в центральной части города, где часто гуляют жители, аллею Ротаракта из не менее, чем 25 деревьев, и установить там табличку с эмблемой клуба. Ответственный за проект – Саша Иванов. - В сентябре 2008 года организовать сбор не менее, чем 50 детских книжек для передачи детскому дому № 2. Ответственный за проект – Катя Петрова. - В течение 2008-09 ротарианского года каждый член Ротаракт клуба посещает как минимум 1 заседание Ротари клуба-учредителя для сплочения клубов. Ответственный за проект – Сергей Николаев. |
Вы видите, правильно ставить цели совсем не сложно! Глядя на правильно поставленную цель, вам легко оценить, была она достигнута по завершению проекта (или истечению времени) или нет.
Ваш проект должен быть действительно востребован, нужен обществу. Для этого тщательно проведите исследование проблемы в соответствующей области. Например, вам пришла в голову идея собрать вещи для детей из детского дома. Чтобы понять востребован ли такой проект, следует связаться с директором этого детского дома и уточнить, есть ли потребность в вещах, сделать акцент на том, что это будут вещи, бывшие в употреблении. Или вы хотите устроить для детей сладкий стол. Позвоните директору, или сотруднику детского дома, с которым вы общаетесь, и уточните какие именно сладости лучше всего купить. Возможно, детям нельзя мороженное, т.к. у них только что была эпидемия гриппа. Вы не можете знать этого заранее, но чтобы не потратить напрасно деньги, не поставить сотрудников детского дома в неловкое положение и не дразнить детей, в конце концов, лучше заранее выяснить, что морожено покупать не стоит.
Не надо гнаться за количеством реализованных проектов! Помните, что проекты, которые действительно востребованы, а не проведены «ради галочки», приносят больше удовлетворения и вдохновляют на дальнейшую деятельность.
Итак, вы убедились, что ваша идея востребована, вы грамотно поставили цель, и ее поддержал клуб. Теперь можно приступать к планированию.
Планирование и подготовка
Эта стадия занимает самое большое количество времени. Чем тщательнее спланирован проект, тем выше шансы, что он будет отлично реализован и достигнет своей цели. Не жалейте времени на планирование. Общайтесь и обсуждайте проект: чем больше голов думают, тем качественней будет решение!
Одним из инструментов планирования является карта памяти (с англ. mind map), в которой отражаются все детали и взаимосвязи проекта. Сейчас существует множество программ для построения карт памяти. И этот инструмент доказал свою эффективность. Выведено, что у карты памяти любого проекта должно быть от 5 до 9 логических разделов. Если их в вашем случае окажется меньше, то скорее всего, вы что-то упустили, если больше - то вы не сможете удержать все в поле своего внимания. Никогда не говорите, что вы что-то запомните, лучше запишите это в вашу карту памяти!
Схематически карту памяти можно изобразить следующим образом:
Здесь проект разделен на шесть блоков, которые в свою очередь имеют свои подразделения. Можно сначала на лист бумаги набросать все, что вам приходит в голову в связи с планированием и подготовкой вашего проекта, а затем разделить эту информацию на логические блоки и при необходимости дополнить их.
Карта памяти может выглядеть вот так:
Здесь видно, что выделено 5 основных блоков, которые расписаны очень подробно. Таким образом, в одном документе у вас собрана вся информация о подготовке проекта.
Отдельным файлом следует расписать ответственных за каждое направление. Каждый, кто задействован в проекте, должен четко понимать, за что он/она отвечает как во время подготовки, так и в во время реализации проекта.
Реализация
Далее происходит собственно реализация проекта, основное действие. Важно, чтобы руководитель проекта своевременно отслеживал ход выполнения проекта, принимал соответствующие решения. В связи с этим на руководителе проекта не должна лежать какая-либо исполнительская задача. Например, вы проводите выставку детских рисунков. Руководитель проекта не должен быть ответственным за оформление рисунков на стендах выставки. Ведь если случится экстренная ситуация (например, СМИ обещали приехать, но скоро открытие, а их все еще нет), он не сможет делать два дела одновременно: и вешать рисунки, и помогать договариваться со СМИ. У руководителя очень сложная задача на этом этапе – постоянно быть в курсе всего, что происходит, и быть готовым решать проблемы.
Подведение итогов
Это стадия, на которой руководитель проекта может немного расслабиться. После динамики предыдущего этапа подведение итогов может быть приятным и спокойным времяпровождением (в случае, если проект был реализован успешно). Многие пренебрегают этой стадией, а ведь именно она помогает нам сделать выводы и избежать повторения ошибок в будущем.
Если Вы задействовали спонсорскую помощь, то необходимо составить четкий отчет о расходах, приложить все финансовые документы, связанные с проведением проекта. Но помимо финансового отчета всегда представляйте спонсорам отчет о реализации самого проекта с фотографиями и отзывами. Это поможет оставить приятное впечатление и доставит большее удовлетворение вашему спонсору. А это значит, что, скорее всего, он поддержит ваши будущие проекты.
Особенность Ротаракта в том, что работа в клубах ведется на волонтерских началах. Поэтому, подводя итоги, руководитель проекта или президент клуба не должен забывать поблагодарить тех, кто работал над проектом.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Необходимое время: 50 минут
Задачи:
- попрактиковаться в составлении карты памяти;
- завершить тренинг.
Необходимые материалы: раздаточный материал, ватманы, фломастеры.
Работа в группах. В заключение предлагаем вам попробовать придумать идею, поставить цель и составить карту памяти проекта, направленного на работу с вашим подшефным детским домом. Условия (можно придумать любые другие условия для каждой группы): представьте, что сегодня 1 мая, у вас в клубе 12 человек, 5 из них студенты, остальные работают, половина членов клуба - активная, и половина то ходит на заседания, то пропадает. Каждая группа презентует свою идею и карту памяти.