Глава 11. Материалы к тренингам для ротарактовцев

Как мы уже писали выше, одна из целей Ротаракта – саморазвитие. В этом разделе мы предлагаем вашему вниманию разработанные тренинги и пособия как для начинающих ротарактовцев, так и для лидеров клубов. Рекомендуем вам проводить тренинги по саморазвитию, лидерству и управлению проектами для ваших новых членов; упражнения по тим-билдингу можно использовать для сплочения клуба; президенты и секретари могут перечитывать пособия (см. разделы 11.4, 11.5) перед тем, как начать планировать деятельность клуба на год, чтобы в течение года вести свой клуб к развитию и росту.

11.1. Руководство для президента ротаракт клуба

Общие положения

Президент Ротаракт клуба - ключевая фигура в клубе, и почти всегда клуб оказывается таким, каким является президент.

Быть президентом - большая честь. Многое зависит от психологического настроя будущего президента, которому предстоит на новом уровне познакомиться с доступной информацией и литературой про программе Ротаракт. Полезно побывать в других клубах, чтобы возникли идеи и мысли, как можно организовать свою работу в качестве руководителя клуба.

Подумайте об активе клуба, и предварительно спланируйте и зафиксируйте в письменном виде стратегию и тактику своей будущей команды. Рекомендуется наметить рабочие встречи с руководителями действующих проектов (в случае проектной структуры) или с ответственными по направлениям деятельности клуба: внутриклубная работа, социальная работа, профессиональное развитие и развитие лидерских навыков членов клуба, международная деятельность. Внимательно ознакомьтесь с уставом клуба и Сводом положений и правил Ротаракта, а также другими основополагающими документами, обратив особое внимание на содержание работы президента клуба. Вырабатывайте свой стиль и навыки общения.

Президент должен уметь многое:

быть лидером, который ведет клуб вперед и максимально использует потенциал его членов;

уметь планировать, определив четкий курс, и не сбиваться с него;

уметь проводить заседания клуба - каждое заседание должно быть хорошо подготовлено, продумано, интересно, полезно и укладываться в установленные для продолжительности собрания временные рамки;

быть истинным организатором, который часть полномочий делегирует другим, но при этом контролирует ситуацию;

быть эффективным посредником между членами своего Ротаракт клуба и Ротари клуба-учредителя, с одной стороны, а также своего клуба и округа / Ротари Интернэшнл - с другой.

Обязанности президента

• несет ответственность за деятельность клуба;

• координирует деятельность клуба;

• отвечает за планирование работы клуба;

• отвечает за составление годового бюджета клуба;

• представляет клуб на различных уровнях и в Ротари;

• распространяет информацию о Ротари и Ротаракт;

• руководит подготовкой к визитам гостей в клуб;

• обобщает итоги уходящего года;

• способствует привлечению новых членов в клуб;

• помогает своему преемнику при передаче полномочий.

До начала нового ротарианского года:

Для обеспечения эффективной работы клуба в предстоящем году необходимо в первую очередь:

1. Проанализировать качественный и количественный состав клуба.

2. Проанализировать, насколько клуб соответствует своему назначению и поставленным целям.

3. Проанализировать возможности пополнения бюджета клуба.

4. Наметить перспективный план подготовки актива Ротаракт клуба как на уровне клуба, так и на уровне округа через вовлечение в проекты клуба и участие в ротарактовских встречах: учебе секретарей и президентов, ежегодной окружной конференции, форумах ротарианской молодежи, межклубных встречах и годовщинах, посещении Интероты, международных ротарактовских конференций, участии в RYLA, ежегодной Предконвенционной встрече ротарактовцев и других мероприятиях.

5. Проанализировать существующую систему работы в клубе, его структуру работы (проектная, на основе комитетов, смешанная).

По результатам анализа необходимо:

1. Определиться со структурой работы в клубе, которая будет принята в течение вашего срока полномочий.

2. Обязательно пройти учебу для президентов в рамках окружной конференции ротарактовцев (или иного мероприятия).

3. Посетить окружную конференцию ротарактовцев в течение года, предшествующего вступлению в должность, вместе с лидерами своего клуба.

4. Вместе с членами будущего состава правления клуба в случае необходмости внести коррективы в действующий внутренний регламент клуба.

5. Сформулировать цели и задачи работы клуба на год в соответствии с темой ротарианского года и планами Президента РИ, губернатора округа, окружного представителя Ротаракта.

6. Подготовить бюджет, приведя его в соответствие с намеченным планом работы.

7. Провести ревизию проектов клуба и определить приоритетность их выполнения.

После начала нового ротарианского года:

1. Начать приводить в исполнение план количественного и качественного развития клуба.

2. Подготовиться к визиту губернатора и его помощников (как правило, губернатор округа в течение года осуществляет визит в ваш Ротари клуб-учредитель, поэтому рекомендуется посетить это заседание, сообщить губернатору о деятельности вашего Ротаракта, а также о проводимой совместно с ротарианцами вашего клуба-куратора работе.

3. Обеспечить своевременность и четкость коммуникаций на уровне округа с окружным представителем Ротаракта и окружным комитетом Ротаракта.

4. Вести все заседаниях клуба и контролировать их качественную подготовку.

5. Не реже 1 раза в месяц проводить плановые заседания правления клуба.

6. Своевременно исполнять рекомендации и просьбы окружного представителя Ротаракта и окружного комитета Ротаракта.

7. Доводить до членов клуба и комитетов приходящую извне информацию.

8. Посетить окружную конференцию ротарактовцев (или иное плановое мероприятие подобного уровня) и обеспечить представительство клуба на ней.

9. В январе подвести итоги работы клуба и комитетов за прошедшее полугодие.

10. По возможности посетить предконвенционную встречу ротарактовцев.

11. В конце ротарианского года подготовить подробный отчет о своей работе за весь истекший период президентства.

12. Обеспечить плавную передачу полномочий своему преемнику.

13. Для обеспечения преемственности провести совместное заседание правления клуба уходящего и наступающего ротарианского года.

Планирование работы на год

В июне отпечатывается, тиражируется и на первом заседании (после 1 июля) вручается каждому члену клуба план, из которого должно быть ясно:

• что и когда планируется клубом в целом по направлениям его деятельности (перечень проектов клуба),

• кто за что ответственен в клубе (актив клуба),

• сроки проведения общих клубных мероприятий,

• планируемый бюджет клуба.

Когда вы составляете план работы клуба необходимо:

• прогнозировать результат;

• наметить конкретные шаги для достижения цели;

• наметить ответственных, делегировав им полномочия;

• стремиться к более полному охвату членов клуба;

• мотивировать и вовлекать членов клуба;

• определить критерии успешной работы с регулярным подведением промежуточных итогов;

• учитывать имеющиеся ресурсы и механизмы выполнения задач;

• объективно оценить жизнеспособность выбранной стратегии и тактики;

• не забывать поощрять людей и быть благодарным.

Для успешного планирования работы клуба вы можете использовать «Руководство по составлению плана деятельности эффективного Ротаракт клуба» (Planning Guide for Effective Rotaract Clubs).

Коммуникации

В своей работе президент должен обеспечить эффективные коммуникации не только внутри клуба, но и с Ротари клубом-учредителем, с окружным представителем Ротаракта, другими Ротаракт и Ротари клубами. Поэтому приведем несколько рекомендаций, которые смогут облегчить вашу работу:

• спланируйте заседания правления клуба;

• спланируйте даты проведения неформальных встреч клуба (годовщины, праздники, пикники и т.п.). При необходимости можно составить календарь на год своего президентства и скоординировать его с окружным планом;

• выясните контакты губернатора округа, координатора / куратора программы Ротаракт в округе, окружного представителя Ротаракта и каждого члена окружного комитета Ротаракта для обеспечения коммуникации клуба на уровне округа. Поддержание постоянной связи с первыми лицами и активом округа является залогом успешного развития вашего клуба.

Рабочие встречи с бывшими президентами

Как можно раньше проведите встречу с бывшими президентами на предмет обсуждения ваших планов. Заручитесь их поддержкой и прислушайтесь к их советам. Бывшие президенты могут оказать вам эффективную помощь.

В мае и в июне проводятся совместные заседания будущего и действующего правления клуба, на котором выясняются «проблемные места» работы клуба, а также определяются приоритеты работы на будущий год.

Президент весь год ведет вперед свой клуб, преодолевая рифы и подводные течения. Весьма важно, чтобы он дипломатично, но настойчиво отстаивал ротарактовские принципы. На нем лежит большая ответственность, поскольку он возглавляет правление клуба и проводит заседания клуба. Процесс «притирки» для него должен закончиться ДО его официального вступления в должность, поэтому чрезвычайно важно установить здоровые рабочие отношения с теми, кто ему будет помогать в реализации поставленных задач.

Правление является руководящим органом клуба и обычно проводит свои независимые от собраний клуба встречи 1-2 раза в месяц.

В правление клуба могут входить:

1) руководители проектов клуба (при проектной структуре);

2) председатели комитетов клуба (при структуре на основе комитетов);

3) ответственные лица за работу по направлениям (при смешанной структуре).

Рекомендуем обеспечить каждого члена правления клуба материалами с точно обозначенными обязанностями и сутью работы:

Вице-президент

Вице-президент работает более эффективно, если он понимает цели клуба на год, сущность проектов и планируемых мероприятий клуба, а также, если он ориентируется в проблемах своего города и осведомлен обо всех ресурсах Ротари и Ротаракта. В данном случае очень важно, чтобы президент и вице-президент работали как одна команда. Это особенно актуально для тех клубов, в которых вице-президент будет является президентом клуба в следующем году.

Вице-президент клуба председательствует на всех заседаниях, на которых не может присутствовать президент, он также входит в состав правления клуба и является неофициальным членом всех комитетов клуба (при структуре организации деятельности клуба на основе комитетов).

Организованный и ответственный вице-президент часто является залогом успешного функционирования клуба в течение года. Вице-президент может снизить административную нагрузку президента, тем самым, позволив ему уделить больше времени разработке новых проектов и клубных мероприятий.

Секретарь

Секретарь Ротаракт клуба несет большую ответственность, поэтому на эту должность следует выбирать хорошо организованного человека. Секретарь способствует развитию клуба через переписку с Ротари клубом-учредителем, внешними организациями, потенциальными членами клуба, Ротари Интернэшнл и другими Ротаракт клубами, поэтому кандидат на эту должность должен обладать хорошими коммуникативными навыками.

Секретарь также поддерживает связь клуба с общественностью, ведет документацию клуба, учет посещаемости, протоколы заседаний общего собрания и правления клуба. По достижению одним из членов клуба 30-летнего возраста секретарь направляет Форму бывшего члена Ротаракт клуба (Notice of Rotaract Alumnus) (потенциального ротарианца) секретарю Ротари клуба-учредителя.

Казначей

Как человек, ведущий всю отчетность по поступлению и расходованию денежных средств клуба, казначей несет ответственность за платежеспособность и финансовую устойчивость клуба. До того как вступить в эту должность, кандидат должен встретиться с казначеем прошлого года и проконсультироваться с квалифицированным бухгалтером (особенно при условии регистрации Ротаракт клуба как общественной организации).

При неободимости для успешной реализации деятельности клуба возможно введение дополнительных должностей в правлении клуба.

Рабочие встречи с каждым из членов правления клуба

Важно, чтобы правление работало с полной отдачей без вмешательства президента. Обычно человек более успешно работает, если у него «лежит душа» к чему-то, поэтому до выборов правления имеет смысл раздать анкету, в которой члены клуба указывают, чем бы они хотели заняться. Правление клуба должно быть избрано ДО учебы на окружной конференции, чтобы было ясно, кто и почему должен туда поехать, а также ДО 31 МАЯ, даты, когда информация о новом президенте клуба отправляется в Ротари Интернэшнл.

Правлением обсуждаются вопросы стратегического развития клуба, но президенту можно взять инициативу в свои руки. Рекомендуем поддержать интересные новые идеи, и разобраться в проектах и программах, которые никому не интересны или невыполнимы. Объясните, что вам нужны конкретные продуманные планы к 1 июня.

На встречах с правлением должен быть заложен фундамент успешной совместной работы в течение всего периода. На встречах происходит откровенный обмен мнениями по таким, например, вопросам:

• Положительные и отрицательные стороны работы клуба. Что надо изменить?

• Достойны ли нашего клуба наши дела и проекты?

• Сплоченный ли мы клуб?

• Как мы подбираем новых членов в клуб: продуманно? субъективно? есть ли система?

• Насколько ответственно к посещению собраний клуба подходят его члены? Почему некоторые позволяют себе пропускать их больше других?

• Достаточно ли интересны наши проекты и прогаммы?

• Что можно еще сделать для нашего города?

• Есть ли конструктивные идеи по проведению наших заседаний? Не превращаются ли наши заседания в «посиделки»? «планерки»? Насколько наши заседания соответствуют теме года Президента Ротари Интернэшнл? (Тему года и цели можно найти на сайте www.rotary.org в разделе «Download library».)

На первом заседании в новом ротарианском году правление клуба должно выступить наряду с вами, рассказав о планах на год. Кроме того, члены правления должны по этим же самым вопросам выступить перед Ротари клубом-учредителем во время вашего знакомства с обновленным составом правления Ротари клуба.

Рабочая встреча с секретарем

Договоритесь о своевременности всех действий, предписанных уставом. Секретарь обязательно должен принять участие в окружной конференции (или другом мероприятии, предусматривающем обучение). Секретарь - это еще один помощник президента, и от слаженности работы президента и секретаря зависит очень многое.

Проведение всех этих встреч может варьироваться: какие-то клубы успеют к 1 июля, кто-то начнет свою работу лишь в конце августа-начале сентября. Это зависит от графика работы, принятого в вашем Ротаракт клубе. Ведь в России и во многих других странах существует традиция «летних каникул».

Работа с рядовыми членами клуба

Принадлежность к Ротаракту в большой мере обогащает жизнь благодаря завязывающимся личным связям, часто перерастающим в дружбу, благодаря возможности встреч с ротарактовцами всех стран, благодаря чувству локтя в сложные периоды жизни, благодаря вниманию членов клуба, возможности совместного отдыха, благодаря существующему между членами движения Ротаракт общению. Это и возможность самореализации, когда вы можете помочь нуждающимся, городу, другим и, в конечном счете, себе. Мотивируйте членов вашего клуба.

Отслеживайте динамику посещения заседаний клуба. Помните, что каждый член клуба должен посещать не менее 50 % заседаний, иначе он может перестать являться членом клуба. К сожалению, почти в каждом клубе есть люди, которые не проявляют инициативы и в критический момент «заболевают», «спешат на важную деловую встречу», «перепутывают», или просто исчезают. Кадровый аспект является одним из самых основных в вашей работе, уделите ему особое внимание.

Взаимодействие с Ротари клубом-учредителем

Работа каждого Ротаракт клуба, как правило, курируется представителем Ротари клуба-учредителя, ответственным на уровне клуба за реализацию программы Ротаракт или в целом за молодежные программы РИ, реализуемые в клубе. Этот человек – основное коммуникативное звено между вашим Ротаракт клубом и Ротари клубом-учредителем. Однако вам, как президенту клуба, рекомендуется поддерживать постоянный контакт с президентом Ротари клуба-учредителя и регулярно посещать заседания ротарианцев. Вам необходимо самостоятельно (например, 1 раз в месяц) информировать ротарианцев о вашей деятельности.

Ротари клуб, при котором образован Ротаракт клуб, может оказывать вам поддержку в различной форме:

• предоставление офиса для проведения заседаний Ротаракт клуба;

• частичное обеспечение канцтоварами и доступ к оргтехнике;

• частичное или полное финансирование отдельных проектов Ротаракт клуба;

• частичное или полное финансирование поездок ротарактовцев на обучающие семинары-тренинги и конференции различного уровня;

• информационная поддержка.

Привлекайте ротарианцев к участию в совместных проектах, приглашайте их на свои мероприятия и заседания. Это не только будет являться ключом к успешной деятельности клуба, но и поможет вашему клубу развить интересные личные связи и получить массу полезной информации от более опытных «старших товарищей» по Ротари.

Внешние связи клуба

Президент должен обеспечивать оперативную связь клуба с другими Ротаракт клубами России и мира, окружным представителем Ротаракта и Ротари Интернэшнл.

Клуб должен постоянно информироваться о всех делах, переписке и решениях на всех уровнях.

Крайне важно своевременно реагировать на письма, электронные сообщения и факсы окружного представителя Ротаракта и окружного комитета.

Президент держит в курсе событий окружного представителя Ротаракта, регулярно направляя ему бюллетень клуба (при наличии такового) или новостную рассылку.

Будущему президенту важно:

1. Максимально полно владеть информацией по клубу от президента-предшественника и его правления.

2. Принять участие в совместных заседаниях уходящего и нового правления клуба перед началом нового ротарианского года. Обменяйтесь мнениями по тому, что удалось и что не удалось предшественникам. От такой преемственности клуб только выиграет.

3. Провести рабочее заседание со своим правлением. Предварительно продумать стратегию и тактику работы, чтобы поделиться своим видением.

4. Обсудить с каждым из членов правления клуба свои планы и мысли. К началу нового ротарианского года члены правления должны быть готовы с проработанными планами.

5. Весьма важно, чтобы члены правления клуба прошли учебу на окружной конференции.

6. В самом начале ротарианского года проанализировать устав и регламент клуба, при необходимости внести соответствующие изменения.

7. Начать подготовку бюджета, отталкиваясь от бюджета клуба за предыдущий год.

8. Проанализировать членский состав клуба, чтобы целенаправленно начать работу по росту клуба.

9. По возможности посетить заседания других клубов, чтобы получить представление об их работе, сильных и слабых сторонах.

10. Тщательно подготовиться к первому заседанию клуба в начале нового ротарианского года, когда каждый должен получить экземпляр составленного вами совместно с правлением плана работы.

11. Выяснить все реквизиты окружного представителя Ротаракта и членов окружного комитета для оперативной связи с ними.

12. Обеспечить связь и взаимодействие с Ротари клубом-учредителем.

Проведение заседаний

Президент клуба является председателем всех (или почти всех) заседаний клуба. Делайте ваши заседания интересными и разнообразными. Не забудьте о том, что заседания не должны превращаться в обсуждение проектов и программ клуба, для этого есть встречи проектных групп или комитетов клуба.

Несмотря на то, что президент клуба должен просматривать и утверждать все повестки заседаний, он может назначить ответственного за организацию заседаний, чтобы тот составлял план заседаний на год, или же может попросить каждого члена клуба раз в году провести самостоятельно заседание любого формата. Вовлекая в разработку программы заседаний всех ротарактовцев по очереди в течение года, президент обеспечит проведение живых и интересных заседаний. Не забывайте, что Ротари клуб-учредитель может стать прекрасным источником новых идей.

«Негласные» правила проведения заседаний

1. Президент никогда не должен облекаться диктаторскими полномочиями и диктовать, что надо делать и что говорить.

2. Часто президент слишком много говорит. Дайте сказать другим.

3. Президент ведет заседание и направляет его в русло повестки встречи.

4. Президент поддерживает порядок и придерживается повестки собрания.

5. Президент дает возможность высказаться всем, чьи выступления запланированы в соответствии с повесткой заседания.

6. Президент следит за тем, чтобы каждый был услышан.

7. Президент формулирует выводы, ставит на голосование и объявляет результат голосования.

8. Президент проявляет справедливость и сохраняет беспристрастность.

9. Президент проявляет гибкость при изменении повестки собрания в последнюю минуту и следит за следованием ей в ходе встречи.

10. Президент следит за соблюдением права каждого члена клуба высказать свою точку зрения.

Примерный сценарий заседания

1. Президент бьет в колокол. Представление гостей, знакомство. (3-5 мин.)

2. Выступление президента: (10-12 мин.)

• напоминания,

• неотложный деловой вопрос (очень кратко и когда в этом действительно есть острая необходимость),

• посвящение в клуб новых членов,

• поздравления с днем рождения и другими событиями,

• поощрение отличившихся,

• ознакомление с поступившими новостями,

• объявления.

3. Собственно программа (30 мин.)

В зависимости от программы конкретного заседания в нее можно включить:

- доклады ответственных лиц о ходе реализации проектов и программ, краткое обсуждение «узких» и «проблемных» мест подготовки мероприятий клуба;

- выступление приглашенного спикера;

- презентация программы РИ или интересного проекта другого Ротаракт клуба;

- рассказы гостей клуба.

4. Президент бьет в колокол и объявляет заседание клуба закрытым.

5. Неформальное общение. (на усмотрение клуба, не менее 20-30 минут).

Бюджет клуба

Президент Ротаракт клуба ответственен за разработку и утверждение бюджета клуба. Эту работу рекомендуется проводить при участии актива клуба совместно с казначеем.

Бюджет клуба - это уровень клуба, это показатель его статуса и развития, поэтому вопросы бюджетирования, фандрайзинга являются ключевыми в деятельности любого Ротаракт клуба.

Вот так выглядит примерный бюджет Ротаракт клуба постатейно:

ТИПИЧНЫЕ СТАТЬИ ДОХОДОВ

ТИПИЧНЫЕ СТАТЬИ РАСХОДОВ

Вступительные взносы Членские взносы Шутливые штрафы (пропуски, преждевременный уход с заседаний, опоздания, счастливые/несчастливые/радостные/безрадостные рубли/доллары/фунты/тугрики) Помощь Ротари клуба-учредителя Благотворительные акции (продажа сладостей, сувениров, эксклюзивных поделок и пр.) Аукционы (закрытые, открытые) Лотереи Другие виды фандрайзинга

Проекты вашего клуба Посещение учебы для актива клуба во время окружной конференции Взносы в окружной комитет Ротаракт (если таковые приняты) Атрибутика клуба (значки, колокол, флаг, вымпелы, футболки и пр.) Сувенирный фонд для гостей и юбиляров Административные расходы Переписка (факс, электронная почта, почтовые расходы) Информационные материалы Внутриклубная работа Буклеты клуба / Брошюра о членах клуба История клуба (видео - и аудиоматериалы, фотографии)