Глава 2. Создание Ротаракт клуба

Первые шаги в создании Ротаракт клуба

Вы вдохновились идеей создания Ротаракт клуба. С чего начать, и что необходимо знать? Именно об этом мы поговорим в данной главе.

Как к любому делу, к организации Ротаракт клуба необходимо подходить основательно, и мы предлагаем вам составить бизнес-план создания клуба. Существует два типа клубов:

1. На базе одного ВУЗа.

2. Общегородской.

Если вы организовываете клуб на базе ВУЗа, то должны принять во внимание согласование организации клуба с руководством ВУЗа и ограничить членство в клубе только учащимися данного учебного заведения. Основной плюс создания Ротаракт клуба на базе ВУЗа - это постоянный приток членов из студенческой среды, но есть и существенный минус – по завершении учебы в ВУЗе бывшие студенты перестают быть членами данного клуба. На сегодняшний день в России не зарегистрировано ни одного Ротаракт клуба, созданного на базе ВУЗа, поэтому давайте вернемся к наиболее распространенному типу клуба, общегородскому, принимая во внимание общие принципы создания Ротаракт клуба вне зависимости от членской базы.

Итак, вы определились с типом клуба, и у вас есть инициативная группа молодежи в возрасте от 18 до 30 лет. Для создания Ротаракт клуба Ротари Интернэшнл рекомендует иметь не менее 15 членов, поэтому первая задача инициативной группы - это набрать молодежь в свою команду. Это могут быть дети ротарианцев, студенты ВУЗов города, молодые специалисты, участники ротарианского школьного обмена, приехавшие из других стран. Как только вы собрали команду, пора переходить к следующему этапу – выбору руководства клуба. Необходимо провести организационное собрание, на котором в повестке заседания должны быть рассмотрены следующие вопросы:

• сбор контактной информации у всех лиц, заинтересованных вступить в Ротаракт клуб (ФИО, контактные телефоны, адрес электронной почты, род занятий, дата рождения и т.п.);

• проведение выборов президента, вице-президента, секретаря, казначея и руководителей комитетов клуба. Как правило, выборы проходят в форме тайного голосования, и результаты выборов подсчитываются счетной комиссией и оглашаются сразу после проведения выборов. Настоятельно рекомендуем не включать в состав счетной комиссии никого из кандидатов на выборные должности;

• обсуждение и определение размера членских и вступительных взносов. Помните, что членские и вступительные взносы служат источником финансирования клубной деятельности, поэтому заранее просчитайте административные расходы клуба;

• выбор частоты проведения заседаний клуба, времени и места, где вы будете встречаться. Ротари Интернэшнл рекомендует проводить заседания Ротаракт клуба не реже, чем раз в две недели, но многие клубы устанавливают встречи раз в неделю. Старайтесь придерживаться графика и встречаться всегда в одно и тоже время. На стадии формировании нового клуба это особенно важно.

Возможно, для решения вышеперечисленных вопросов вам потребуется провести несколько заседаний. Не пугайтесь, если вам этот процесс покажется несколько бюрократичным. В дальнейшем вы можете решить проводить заседания клуба менее формально, но при этом соблюдая минимальный протокол, о котором мы поговорим далее.

Регистрация Ротаракт клуба в Ротари Интернэшнл

Регистрация Ротаракт клуба в Ротари Интернэшнл, - важный шаг, и к нему стоит подготовиться отдельно.

Согласно Своду положений и правил Ротаракта (см. раздел 12.1) клуб-кандидат должен принять Типовой устав Ротаракт клуба (см. раздел 12.2). Рассмотрению данного документа стоит посвятить отдельное заседание, а при необходимости пригласить ротарианцев для проведения пояснений к уставу. Как только ваш клуб принял устав, каждому члену клуба предлагается заполнить и подписать заявление на вступление в клуб (см. раздел 12.11). Необходимо принять во внимание, что каждый член клуба обязуется своевременно вносить членские взносы в казну клуба и посещать минимум 50 % заседаний клуба, а также активно участвовать в дальнейшей работе клуба. Как только у секретаря клуба на руках появляются все подписанные заявления, он(а) должен(жна) заполнить Организационный лист (см. раздел 12.4), который подписывается президентом курирующего Ротари клуба. О роли взаимодействия Ротари и Ротаракта мы поговорим в главе 7, а пока хотелось бы отметить несколько моментов, обязательных для исполнения Ротари клубом на данном этапе.

Во-первых, Ротари клуб должен назначить ротарианца, курирующего деятельность Ротаракт клуба. Рекомендуется выбирать ротарианца, обладающего навыками работы с молодежью и знающего программу Ротаракт. Именно от грамотных советов на данной стадии формирования клуба зависит то, в каком направлении будут сделаны первые шаги клуба. Очень важно в организационный период как можно больше рассказывать о направлениях деятельности Ротари, о существующих программах, в том числе о программах, в которых могут участвовать ротарактовцы. Важно избежать недопонимания и ложных стимулов у ротарактовцев, ведь это может напрямую сказаться на последующей работе клуба. Рекомендуется именно в момент становления клуба выбрать приоритетные направления работы Ротаракт клуба и начать осуществлять проекты еще до получения хартии, чтобы продемонстрировать единство клуба.

Ротари клуб-учредитель должен оплатить организационный взнос в Ротари Интернэшнл (на 1 мая 2008 года это 50 долларов США), получить согласие губернатора округа на создание Ротаракт клуба, и также получить его(ее) подпись на Организационном листе. Оформленный и подписанный Организационный лист Ротаракт клуба округа 5010 должен быть отправлен в головной офис Ротари Интернэшнл по адресу:

Youth Programs - Rotaract

Rotary International

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698

USA

или для европейской части России (округа 2220) – в швейцарский офис Ротари Интернэшнл:

Rotary International

Europe/Africa Office

Witikonerstrasse 15

CH-8032 Zurich

SWITZERLAND

В качестве альтернативы можно отправить отсканированный документ по электронной почте на адрес [e-mail]. По данному адресу можно уточнить сумму организационного взноса, а также банковские реквизиты, на которые должны быть перечислены денежные средства.

Время оформления хартии варьируется в зависимости от времени ротарианского года и, в среднем, составляет порядка одного месяца. Как только хартия будет оформлена и подписана Президентом Ротари Интернэшнл, она будет выслана в адрес курирующего Ротари клуба. Вместе с хартией, как правило, Ротари Интернэшнл высылает членские карточки Ротаракт клуба.

Вручение хартии Ротаракт клубу

Как только вы выслали документы в Ротари Интернэшнл на оформление хартии, можно приступать к организации самого важного мероприятия в жизни любого Ротаракт клуба – церемонии вручения хартии. Вам необходимо определить следующие основные моменты:

• дата и место проведения;

• приглашенные гости;

• план проведения мероприятия;

• бюджет мероприятия.

Д авайте теперь остановимся на данных вопросах более подробно. Мы рекомендуем вам определиться с датой проведения вечера, как только у вас будет подтверждение то, что хартия подписана и выслана в адрес вашего Ротари клуба.

При выборе даты церемонии учитывайте сезон отпусков. Не забывайте, что это мероприятие можно приурочить к визиту гостей в ваш Ротари клуб-учредитель, а также пригласить на церемонию ротарактовцев из других клубов России.

Составляя список приглашенных, обязательно включите всех ротарианцев вашего Ротари клуба-учредителя, членов других Ротари клубов вашего города или области, руководителей организаций, с которыми вы планируете осуществлять ваши проекты, представителей СМИ, а также потенциальных членов вашего клуба. Пригласительные должны быть подписаны поименно и высланы заранее. Попросите в приглашении подтвердить присутствие на вашем празднике до определенного числа. В этом случае у вас будут более точные данные по количеству гостей.

Каким образом вы построите церемонию вручения хартии, зависит от вашей фантазии, но хотелось бы остановиться на некоторых принципах, которые должны быть соблюдены, а также дать несколько советов. Помните, что это не только ваш праздник, но и праздник для тех, кого вы пригласили! Обязательно выделите в программе вечера время для поздравительных речей ваших гостей. Соблюдайте принцип иерархии – если у вас в гостях губернатор округа, то он(а) должен(жна) выступить с речью до президента вашего Ротари клуба. Подготовьте заранее бейджи с именами всех приглашенных и всех ротарактовцев, это облегчит процесс знакомства. Постарайтесь разнообразить программу вечера и включите не только официальные речи и поздравления, но и какие-либо конкурсы или аукцион. С помощью аукциона вы сможете окупить ваши расходы по проведению вечера, так что стоит задуматься не только о том, какие лоты будут представлены, но также и о том, кто будет проводить аукцион. Практика показывает, что успех аукциона во многом зависит от того, насколько интересно сам аукцион проводится. Опять же многое зависит от вашей фантазии и изобретательности!

Бюджет вечера необходимо составить на первоначальном этапе планирования церемонии. Поговорите с вашими ротарианцами, возможно, кто-то из них является владельцем ресторана или кафе и сможет вам предоставить зал без арендной платы или предоставить скидку. Постарайтесь на данном этапе рассмотреть все возможности, которые у вас имеются, и соотнести расходы с уровнем проведения мероприятия. В бюджет мероприятия должны быть включены следующие статьи затрат:

• печать приглашений;

• аренда помещения;

• стоимость угощения;

• транспортные расходы (если мероприятие проводится за пределами города);

• прочие расходы, которые связаны с проведением церемонии хартирования в зависимости от вашей индивидуальной программы.

В процессе подготовки церемонии вручения хартии постарайтесь вовлечь как можно большее количество членов вашего клуба и распределите между ними обязанности. Это ваш самый главный первый внутриклубный проект, и от того как вы построите работу сейчас, будет зависеть, то как будут проходить ваши дальнейшие внутриклубные мероприятия. На данном этапе вы сможете очень много узнать друг о друге и познакомиться поближе, так что используйте эту возможность!

Не забудьте сделать как можно больше фотографий, это будет одна из первых страниц вашего клубного фотоальбома. Возможно, вы захотите устроить слайд-шоу на церемонии вручения хартии, и уже тогда вам понадобится много фотографий о членах вашего клуба, и возможно, уже об осуществленных вами проектах или о ваших заседаниях и встречах.

По окончании проведения церемонии вручения хартии обязательно проведите встречу и подведите итоги мероприятия:

• Что прошло хорошо?

• Что прошло плохо?

• Что бы вы сделали по-другому?

Помните, что не бывает идеальных мероприятий, но в ваших силах учиться на своих ошибках и в следующий раз мероприятия делать все лучше и лучше!

И спользование ротарианской и ротарактовской символики

Н аименования «Ротари», «Ротаракт» являются зарегистрированной торговой маркой, и их использование регламентируется сводом законов Ротари Интернэшнл. Не вдаваясь в юридические детали использования наименований и символики, остановимся на простом правиле: в случае использования эмблемы Ротари или Ротаракта, обязательно должно быть прописано полное название клуба, например, Ротаракт клуб Южно-Сахалинска. Любое использование эмблем должно быть в полном соответствии со спецификациями, прописанными Ротари Интернэшнл (см. 2007 Manual of Procedure, сhapter 8, page 98, RCP 41.020.9).

Согласно Сборнику по процедурным вопросам Ротари Интернэшнл любое использование символики Ротари совместно с символикой других организаций, в коммерческих целях запрещено.