2.5. Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансовой хозяйственной деятельности возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные. Для оплаты таких расходов, в том числе расходов на служебные командировки, работникам выдаются наличные денежные средства из кассы под отчет. Подотчетные лица – это работники организации, которым под отчет выдаются наличные из кассы на административно-хозяйственные расходы. При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие условия:

1. кассир выдает денежные средства под отчет на основании приказа (распоряжения руководителя) или заявления работника с разрешительной надписью руководителя, а также командировочного удостоверения

2. выдача денежных средств под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее выданному авансу; при не возврате в срок подотчетных сумм, работодатель вправе удержать их из з/п работника

Для организации расчетов с подотчетными лицами приказом руководителя д.б. утверждены:

• список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет на хоз. расходы

• сроки, на которые выдаются денежные средства под отчет

• целевое назначение денежных средств, выдаваемых под отчет

• размер денежных средств, выдаваемых под отчет

Денежные средства под отчет выдаются по расходным кассовым ордерам. По полученным и израсходованным денежным средствам подотчетные лица составляют авансовый отчет формы № АО-1 с приложением к нему оправдательных документов. Отчет представляется в бухгалтерию не позднее трех дней по истечению срока, на который выданы денежные средства или со дня возвращения из командировки. После проверки авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к бухгалтерскому учету. Неиспользованная сумма аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете №71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет. По дебету счета отражается выдача денежных средств под отчет и возмещение подотчетному лицу перерасхода. По кредиту отражается использование подотчетных сумм согласно авансовому отчету и возврат неиспользованных подотчетных сумм. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Выдача денежных средств под отчет, а также возмещение подотчетному лицу перерасхода, отражается бухгалтерской проводкой Д71 – К50. Приобретение товарно-материальных ценностей через подотчетное лицо отражается по дебету счетов 08, 10, 41 и др. и кредиту счета 71. Оплата подотчетным лицом расходов, связанных с текущей деятельностью организации, отражается по дебету счета № 25 или по дебету счета № 26 и по кредиту счета № 71. При направлении работников в командировку следует руководствоваться Постановлением правительства РФ от 13.10.2008г. № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки». В соответствии с ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Перед началом служебной командировки работнику выдается денежный аванс для определения размеров которого в бухгалтерии составляется смета командировочных расходов. Работнику возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, к которым относятся:

• расходы по проезду, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей

• расходы по найму жилого помещения

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного проживания

Любой размер суточных может установить конкретному работнику конкретный руководитель, но в НК РФ в настоящее время норматив суточных, которые не включаются в доход командированного работника и не облагаются НДФЛ, который составляет 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

• иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации

Размер расходов на командировки определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации. В соответствии с ТК РФ за весь период нахождения работника в командировке за ним сохраняется средний заработок.

После возвращения из командировки работник представляет командировочное удостоверение, авансовый отчет, служебное задание, отчет о проделанной работе. В бухгалтерии проверяется наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы, и осуществляется сверка с данными, отраженными в авансовом отчете. Списание расходов по командировке, связанных с управленческой деятельностью, отражается по Д26 «Общехозяйственные расходы» и по К71, и если командировка связана с приобретением товарно-материальных ценностей, то эти расходы отражаются на соответствующих счетах по Д08, Д10, Д15 и других и по К71.