7.2. Классификация документов
Рис. 7.1. Классификация бухгалтерских документов
7.3. Реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов
Показатели документа, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, характеризующие содержание и придающие юридическую силу этой операции, называются реквизитами3.
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты.
7.4. Организация документооборота
Документооборот- это движение документов от момента их составления до сдачи в архив. График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. Он является средством, способствующим полному обслуживанию рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и других работников, принимающих участие при составлении документов. Как средство, способствующего полного обслуживания рабочего места, график документооборота обеспечивает:
- ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;
- выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;
- выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;
- выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.
7.5. Порядок обработки и хранения документов бухгалтерского учета
В документах не допускаются неаккуратные оформления, подчистки и незаверенные исправления.
В зависимости от назначения и установленного порядка обработки документов они выписываются в одном или нескольких экземплярах.
Документы подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.
Формальная проверка документов заключается в установлении правильности оформления документов путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей лиц, ответственных за совершение операций, четкости представления измерителей, своевременности составления и т.д.
Арифметическая проверка или счетная проверка проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем подсчета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур, например, расчета распределения косвенных расходов, начисления амортизации, определения накидок, скидок и т.п.).
Проверка по существу заключается в установлении совершения хозяйственных операций, соответствия их требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. При обнаружении в документе ошибок, неясностей и других недостатков бухгалтерия возвращает его для исправления или для пересоставления. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.
Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Обработка документов начинается с таксировки.
Таксировка – это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении.
После таксировки документы подвергаются группировке.
Хранение документов бухгалтерского учета. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.