5. Уміння конспектувати

Чи потрібно робити записи під час слухання? Відповідь на це запитання залежить від подальшого використання почутого. Якщо Ви слухаєте для наснаги, розваги, для оцінки майстерності мовця або для підвищення власної культури, записи не мають значення. Якщо Ви слухаєте лекцію з метою одержання фактів, для аналізу й оцінки змісту, то записи, звичайно, необхідні.

Запис допомагає сконцентруватися під час слухання, дає матеріал для огляду й можливість повернутися до почутого. Однак якщо навички конспектування недостатньо розвинені й самі собою вимагають певних зусиль, то запис може ускладнити процес слухання. Конспектування є унікальним мовним процесом, загальнонавчальним умінням, здійснення якого потребує мовленнєвих умінь людини: уміння читати – уміння писати – уміння говорити – уміння слухати, тобто задіює всі види мовленнєвої діяльності.

Конспектування здійснюється за такими етапами:

1. прийом інформації – це сприйняття тексту здійснюється зоровим або слуховим аналізатором, який дає змогу розпізнати текст на рівні смислових відрізків. На рівень прийому інформації впливають рівень загальної культури того, хто конспектує, рівень його професійних (спеціальних) знань, рівень мовної культури;

2. добір інформації – читач, відкидаючи зайву інформацію, продовжує аудіювання або читання до того часу, поки не одержить інформацію, потрібну для фіксації; дібрана для фіксації інформація знову обробляється за ознакою її новизни, важливості залежно від мети сприйняття тексту;

3. переформулювання – обробка інформації („нової” й добре відомої мовцеві), отриманої в результаті відбору з метою підготовки її до наступної фіксації. Результатом переробки інформації стає зменшення її обсягу за рахунок виключення в першоджерелі повторів, подробиць тощо, або шляхом узагальнення ряду однорідних актів;

4. фіксація – один з етапів конспектування. Фіксація інформації, незалежно від способу її подачі, залежить від швидкості написання. Так, якщо мовець володіє традиційною швидкістю письма (60 знаків за хвилину), конспектування не може бути здійснене якісно під час прискореного темпу мовлення й за великої концентрації інформації. Конспект у такому випадку стає неповноцінним.

Не варто конспектувати під час першого прочитання тексту, уважає О. Семеног, доцільніше спочатку одержати загальне уявлення про твір у цілому. Після цього (під час повторного читання) конспектувати, головну увагу звертаючи на ключові слова, так звані інформаційно-смислові центри.

Графічне згортання здійснюється шляхом спрощеного написання окремих морфем, слів, виразів та елементів тексту. У результаті цього відбувається скорочення числа літер, заміщення їх різноманітними символами та знаками або схематизація повторюваних елементів.

Мовне згортання реалізується під час заміни групи слів узагальнювальним словом (словосполученням) за допомогою засобів: уведення термінів як замінників багатослівних описів; заміна просторових зворотів схожими, але компактнішими за обсягом; заміна групи слів, що включають дієслово, однією із форм дієслова; синонімічна заміна більш лаконічними одиницями.

Запитання для самоконтролю

1. Сформулюйте власні поради для слухачів.

2. Що означає поняття критичне слухання?

3. Які фактори впливають на ефективне сприйняття інформації на слух?

4. Яких рекомендацій необхідно дотримуватися, щоб скласти ідеальний конспект?

Висновки

У Розділі 2.2 розкрито основні аспекти слухання як рецептивного виду мовленнєвої діяльності, його види та особливості, сформульовано етичні норми слухача, визначено фактори впливу на ефективне слухання, а також особливості конспектування.

Тема: „Листування як стандартна етикетна ситуація”

Зміст.

1. Ділове листування.

2. Вимоги, норми і правила оформлення ділового листа.

3. Особливості користування електронною поштою.

4. Вітальний адрес.

5. Візитівки: історія виникнення, види, правила користування.

Ключові слова: листування, лист, діловий лист, оформлення ділового листа, електронний лист, вітальний адрес, візитівка.

Цілі та завдання вивчення розділу:

Успішне вивчення розділу дозволяє засвоїти особливості листування як стандартної етикетної ситуації, з’ясувати головні ознаки ділового листа, ознайомитися з міжнародними вимогами до оформлення ділового листа, засвоїти правила оформлення електронного листа, ознайомитися з таким жанром, як вітальний адрес, дізнатися про історію створення, види і правила користування візитівками.

Методичні рекомендації до вивчення розділу 2.3.

Розділ 2.3 дає загальні відомості про листування як стандартну етикетну ситуацію. Вивчаючи пункт 1, важливо звернути увагу на правила листування, якими будемо послуговуватися в подальшому вивченні курсу, пригадати визначення понять лист, діловий лист, листування, ділове листування. Пункт 1.2 знайомить з вимогами, нормами й міжнародними правилами ділового листування. Вивчаючи пункт 1.3, Ви засвоїте особливості користування електронною поштою, зокрема оформлення електронного листа. У пункті 1.4. не лише розкрито суть поняття вітальний адрес, але й подано його зразок. Пункт 1.5. ознайомить з історією виникнення, видами і правилами користування візитівками.

Навчальний матеріал.

1. Ділове листування

Листування як засіб дистантної комунікації відіграє значну роль у діловому спілкуванні. Суцільна телефонізація й комп’ютеризація завдали потужного удару монополії листування, однак не витіснили його з ужитку.

Я. Радевич-Винницький виділяє такі види ділового листування: службове, ділове, приватне офіційне і приватне неофіційне. Для службового й ділового листування є спеціальні бланки й чіткі тематичні та стилістичні стандарти, яких необхідно неухильно дотримуватися. Якість кореспонденції формує уявлення про установу чи фірму та їхніх керівників і працівників.

Лист (грец. „лист”, звідси „епістолярний”) – писаний текст, призначений для спілкування на відстані, а також відповідна поштова кореспонденція.

Щоб досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання епістолярного етикету може призвести до спотворення змісту листа, зміни тону, тобто до небажаних і непередбачуваних наслідків. Дотримання етикету листування підтверджує повагу до адресата, ввічливість, вихованість і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Неохайно виглядають листи, написані на аркушах, вирваних із зошита. Якщо лист складається з кількох сторінок, то їх нумерують. Будь-який лист варто писати чисто, розбірливо, охайно. У листах не треба нічого закреслювати – адресат мимоволі зацікавиться тим, що саме ми похапцем роздумали йому повідомити. Дату ставлять на початку листа.

У тексті листа всі займенники необхідно писати з великої літери, наприклад, „Хотів би привітати Вас”, „Одержав Вашого листа”, „Дуже хотів би Вас привітати”.

Залежно від характеру і змісту листа його завершують словами „З повагою”, „Приміть мої найкращі побажання” тощо.

Якщо в листі міститься питання, у конверт не треба вкладати марку для відповіді. За надані послуги слід подякувати не телеграмою, а листом (або особисто).

Видів ділових листів багато, але найбільші труднощі виникають під час складання листів-пропозицій до партнера, зокрема й покупця з метою переконати його придбати товар. Під час написання таких листів важливим є психологічний аспект. На початку листа слід зацікавити адресата („Найбільша перевага нашої продукції полягає в тому, що”); запропонувати зниження ціни („Два наші верстати йдуть на світовому ринку за ціною одного”), натякнути на актуальність пропозиції („Сьогодні всі країни близького зарубіжжя користуються продукцією нашої фірми”).

Непросто скласти лист-відмову на претензію партнера. Треба, щоб попри відмову, у клієнта про вас лишилася позитивна думка. Неодмінно слід зберегти із ним ділові зв’язки. Відмова має логічно випливати з попереднього змісту листа.

Доброзичливе, позитивне завершення листа має створити в клієнта враження, що Ви більше зацікавлені в ньому самому, ніж у відмові.

Листи із вдячністю за гостинність надсилають приблизно за тиждень після від’їзду.

Лист із привітаннями з нагоди одруження співробітника(ці) установи надсилають упродовж восьми днів від моменту одержання повідомлення про цю подію.

Співчувальний лист надсилають упродовж 10 днів від моменту одержання повідомлення. Такий лист вимагає особливої сердечності, у ньому не має бути банальних висловлювань. За правилами ввічливості слід відповісти на отримане співчуття, але людина, котра пережила втрату близького, не завжди може це зробити. На таке мовчання не потрібно ображатися. Якщо ж відповідь можлива, лист має бути дуже стислим: „Щиро дякую за слова співчуття. Мені приємно було дізнатися, що у важку хвилину Ви розділили зі мною моє нещастя”.

Лист, отриманий у присутності третіх осіб, можна розгорнути і мигцем проглянути текст. Докладне читання варто відкласти на потім. Якщо лист терміновий, необхідно сказати: „Вибачте, але це дуже терміново” й дочитати до кінця. Не слід читати вголос отриманого листа, спершу не дочитавши його до кінця. Інакше може виникнути необхідність перервати читання на півслові. Неприпустимо читати чужі листи. Неетично цікавитися змістом листів, адресованих підлеглим, і навпаки, підлеглі співробітники не читають листів, адресованих керівникові.

Відповідати на отриманий лист бажано впродовж 6 – 10 днів. Однак не варто закидати листами товаришів по службі і знайомих, аби листи не перетворювалися на тягар. У листі завжди потрібно відповісти на поставлені Вам запитання.