13.2 Должностные инструкции. Их содержание и подготовка

Следует различать описание (спецификацию) рабочего места и должностную инструкцию. Составление описания рабочих мест формализует требования к человеку на конкретном рабочем месте. В спецификации рабочего места описываются технология на данном участке и требования, которые здесь предъявляются к сотруднику.

Должностная инструкция может содержать запись основных и дополнительных трудовых обязанностей с учетом достаточности квалификации работника при найме.

Разработку должностной инструкции можно разделить на три основных блока:

Предварительный анализ работ, которые должен выполнять новый сотрудник; каков будет круг ответственности и какие качества, знания и уровень квалификации потребуются; какие формы поощрения можно использовать для привлечения требуемого специалиста.

Составление как можно более полного и подробного перечня вопросов, ответы на которые позволяют получить всю информацию для описания должности.

Составление описания должности – документа, аналогичного по своей сути должностной инструкции, или собственно должностной инструкции.

Наиболее распространенной структурой «Должностной инструкции» можно считать следующую:

1 Общие положения. В этом разделе указывается должность, устанавливаются сфера деятельности данного специалиста, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, лицо, замещающее его во время отсутствия. Определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

2 Функции (или задачи). В данном разделе определяются направления деятельности работника. (Порой этот раздел не обязателен, поскольку функции работника прямо вытекают из функций подразделения, которые уже отмечены в соответствующем Положении. Если же руководитель по каким-либо причинам не хочет знакомить сотрудника с «Положением о подразделении» или описания структурного деления в организации просто нет, то этот раздел обязательно должен присутствовать).

3 Должностные обязанности. Перечисляются конкретные обязанности, возложенные на работника. Здесь нужно помнить, что возложить на работника можно только те обязанности, которые предусмотрены должностной квалификационной характеристикой. Оплата сотруднику производится за выполнение этих обязанностей. В этом разделе указывается также форма участия работника в управленческом процессе – руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, контролирует, исполняет, согласовывает, представляет и т.д. Это самый трудный для написания раздел должностной инструкции. Все остальные разделы так или иначе вытекают из обязанности работника.

4 Права. Определяются права, предоставляемые работнику для выполнения своих функций и обязанностей. Поскольку права – это инструмент выполнения обязанностей, необходимо точно определить, что нужно для того, чтобы выполнить ту или иную обязанность.

5 Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

6 Взаимоотношения и связи по должности. В этом разделе перечисляется круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются формы и сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов. Этот раздел может быть представлен в виде блок-схемы: кто кому какие функции передает.

Связи по должности имеют смысл только тогда, когда должностные инструкции разработаны на всех сотрудников так, чтобы любое право корреспондировало с обязанностью. Если у одного сотрудника есть право что-то потребовать, то у другого должна быть обязанность это требование выполнить.

На сегодняшний день основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является, как правило, приказ руководителя организации, издаваемый при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.п. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены в следующих случаях: при изменении названия предприятия или подразделения; при изменении названия должности; при изменении фамилии работника, занимающего данную должность (увольнение прежнего сотрудника и наём другого), если инструкция была именной и содержала конкретную фамилию.

Контрольные вопросы

1 В чем сущность и цели анализа содержания работы?

2 Какие методы и источники информации используются при анализе содержания работы?

3 Каково назначение и содержание должностной инструкции работника?