2. Закрытие контракта

Вторым этапом завершения проекта является сдача проекта и закрытие контракта.

Основные этапы закрытия контракта:

1- проверка финансовой отчетности;

2- паспортизация;

3- выявление невыполненных обязательств;

4- завершение невыполненных обязательств;

5- гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

1. Проверка финансовой отчетности – относится к отчетности заказчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

• проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

• согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

• проверку наличия документации по изменениям;

• контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности подрядчика (поставщика) включает:

• проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

• соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

• поиск просроченных платежей поставщику;

• подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

2. Паспортизация – подготовка и сбор документации, характеризующей технические условия проекта: сертификаты, акты, разрешения. Вся документация передается заказчику для регистрации.

3. Выявление невыполненных обязательств – все невыполненные обязательства должны быть завершены на этапе закрытия контракта. Если некоторые элементы проекта не могут быть выполнены на данном этапе, решение о закрытии контракта принимает заказчик.

Выявление невыполненных обязательств должно осуществляться постоянно в течении всего времени выполнения контракта, и они должны быть устранены до этапа завершения, чтобы избежать излишних затрат и нерационального использования ресурсов.

В результате проверки устанавливаются:

• объемы работ, не требующих дополнительных усилий и готовых к закрытию;

• объемы работ, требующих завершения для выполнения договорных обязательств.

В то же время руководитель проекта запрашивает у заказчика перечень расхождений и недостатков, которые, по его мнению, должны быть устранены до приемки работ. Этот перечень проверяется с точки зрения соответствия договорным обязательствам.

4. Завершение невыполненных обязательств – предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. Однако эти усилия могут быть слишком дорогостоящими и длительными. В этом случае руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны в отношении некоторых требований или путем уплаты штрафа подрядчиком.

В контрактах предусматриваются штрафы за невыполнение обязательств.

Если работа своевременно не выполнена, то в этом случае рассматривается вопрос об изменении контракта. Ведение переговоров об изменении условий контракта проводится до его завершения и окончательных платежей. Все изменения в контракте утверждаются заказчиком. До его утверждения никакие дополнительные работы не производятся. Информацию о выполнении всех работ по контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимающей объект.

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему – т.е. выпиской счета для осуществления окончательного платежа.

Перед началом строительства подрядчик может вносить в проект гарантийный резерв на подтверждение качества. Если в процессе сдачи объекта обнаружены дефекты, оплата за работы производится за вычетом гарантийного резерва, если нет – он возвращается подрядчику.

При завершении проекта осуществляется подготовка итогового отчета, в котором описаны все проблемы строительства, пуска-наладки и организации эксплуатации. Этот отчет отражает опыт реализации проекта и используется для последующих проектов.

5. Гарантийное обслуживание и окончательные расчеты – осуществляется после закрытия контрактов не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание. Этой группе передается:

• техническая документация;

• оборудование, инструменты;

• средства обучения;

• руководство по эксплуатации;

• результаты испытаний;

• образцы материалов фирм-поставщиков.

При этом руководитель проекта может оставаться главным лицом и на этом этапе. Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте.

Приемка законченного объекта оформляется актом установленной формы. К акту прилагаются следующие документы: