Тема № 18 Понятия “ценность документа”, “экспертиза ценности”.

Возникновение и развитие экспертизы, её современная нормативно-методическая регламентация. Принципы, критерии экспертизы ценности документов. Назначение и порядок проведения экспертизы в делопроизводстве. Экспертные комиссии учреждений, их функции, порядок создания и работы.

Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Её основы были заложены в 14-18 вв., дальнейшее развитие она получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в. Ещё в 19 в. работники архивов и историки указывали на необходимость выработки научных основ экспертизы и её законодательного регулирования. Большая заслуга принадлежит здесь отечественному архивисту Д.Я. Самоквасову. Тенденция к рассмотрению экспертизы ценности документов как направления обозначилась в конце 1950-х гг. и в полной мере появилась в 1960-е гг.

Нормативно-методическая база ЭЦД:

• -действующее зак-во и правовые акты РФ по архив.делу и ДОУ (ФЗ "Об архивном деле в РФ", Положение об Архивном фонде РФ и др.);

• типовые и ведомст.перечни документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

• нормативно-методич.документов Федеральной архивного агентства РФ (Росархив) и ГС ДОУ, Примерное положение о постоянно действующей ЭК учреждения, организации, предприятия, Основные правила работы архивов организации и др.

Ценность документа – свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

По степени ценности документы делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Под экспертизой ценности документовпонимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Назначение экспертизысостоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

• в делопроизводстве;

• в ведомственном архиве;

• в государственном архиве.

В делопроизводстверешаетсяпроблема сроков хранениядокументов уже при составленииноменклатуры дел. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Основная задача ЭЦДсегодня – вопределении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению.

Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов.

Третья задача экспертизы — установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений и отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов.

Критерии— признаки, на основании которых определяется ценность документов.

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности документов являются:

1. критерии происхождения:

- функционально-целевое назначение учреждения или лица — авто- ра документа в жизни общества;

- время и место образования документа.

2. критерии содержания:

- значение имеющейся в документе информации;

- повторение информации документа в других документах;

- вид документа;

- подлинность документа.

3. критерии внешних особенностей:

- форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

- физическое состояние документа;

- степень полноты сохранности фонда.

Экспертные комиссиисоздаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Экспертная комиссия создается приказом руководителя учреждения в количестве не менее трёх человек, функции и задачи комиссии закрепляются в положении. Положение разрабатывается на основе примерного положения «О постоянно действующей экспертной комиссии». Имеются экспертные комиссии также в областных архивах и их филиалах.

Экспертная комиссия – это совещательный орган, однако, его решения вступают в силу после утверждения руководителем организации.

В функции ЭПК (ЭК) входит:

• рассмотрение списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;

• рассмотрение перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;

• рассмотрение проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;

• рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами;

• рассмотрение описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;

• рассмотрение вопроса о комплектовании архива документами личного происхождения;

• методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов.

ЭПК (ЭК)проводит согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание экспертной комиссии учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом экспертной комиссии учреждений и обобщение этого опыта.

В результате ЭЦДвыделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

- документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

- документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

- документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам ЭЦД составляется ряд документов:

- опись дел постоянного срока хранения;

- опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- опись дел по личному составу;

- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации.