Раздел 11 - хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение

Раздел 12 - вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации труда работников ведомственных архивов.

В 13-м и 14-м разделах Правил изложен порядок передачи ведомственным архивом документов АФ РФна государственное хранение и порядок приема – передачи документов при смене руководства организации, заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) и при реорганизации (ликвидации) организации.

К Правилам прилагаются 44 формы документов, составленных с учетом государственных стандартов и требований унификации документов. Порядок заполнения форм поясняется в тексте Правил.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ В АРХИВЕ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА.

Архив в соответствии с законом «Об архивном деле РФ» ограничивает доступ пользователей к архивным документам независим от форм собственности на них, если они содержат сведения, составляющие охраняемые законодательством РФ тайны.

Архив обеспечивает конфиденциальность информации, содержащейся в архивных документах, которые можно условно разделить на следующие группы:

- документы, содержащие служебную тайну и имеющие пометку «ДСП» (для служебного пользования);

- документы, содержащие коммерческую тайну и имеющие гриф «Коммерческая тайна»;

- документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности.

Режим служебной тайны (ДСП) устанавливается для конфиденциальных сведений на период, определяемый служебной необходимостью, но не боле чем на 10 лет с даты подписания. Архив осуществляет доступ пользователей к данным документам в соответствии с теми ограничениями, которые были оговорены организацией-фондообразователем при передаче на гос. хранение (категории пользователей, срок). Доступ других лиц, организаций может разрешить организация-фондообразователь, правопреемник при запросе инициатора или архива. Доступ может предоставляться органам гос власти, гос органов и организаций, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания – по делам, находящимся в их производстве, по мотивированному письменному обращению.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Архив устанавливает ограничение доступа к ценным, подлинным, копиям/подлинникам документов, полученных из-за рубежа… При необходимости выдается копия, выписка, справка.

ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩ:

Дела выдаются из хранилищ:

• для использования работниками организации;

• для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;

• во временное пользование для других организаций;

• для проведения архивных работ с документами;

• для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Порядок выдачи документов регламентируется нормативными документами: Правилами работы государственных архивов, архивных организаций, локальными актами, приказами, положениями, инструкциями.

Выдача документов должна производиться с обязательным внесением учетных данных в специальные журналы или книги выдачи дел.

Для выдачи дел существуют отдельные журналы в соответствии с целями выдачи дел.

В журнале обязательно указывается дата выдачи, № фонда, № описи, №№ дел, каждая выдача дел должна быть подтверждена подписью лица получившего документ, после возвращения дел в журнале делается обязательная отметка с подписью ответственного за хранение.

Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

1 месяц для использования работниками организации;

1 месяц для использования документов в читальном зале;

3 месяца во временное пользование для других организаций;

6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкрадывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Фондирование – это определение или уточнениефондовой принадлежности документовихронологических границархивных фондов с целью формирования архивных фондов, архивных коллекций и объединенных архивных фондов.

ГОСТ Р 51141-98:

Архивныйфонд - совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.

Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

Объединенный архивный фонд- архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.

Работа по фондированию документов начинается уже на стадии делопроизводства.

Определение фондовой принадлежностизаключается в отнесении документов к фондам соответствующих юридических и физических лиц, например:

- входящие документы относятся к фонду той организации, в которую они поступили;

- документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они были созданы;

- дела, которые последовательно велись в 2-х организациях относятся к фонду той организации, в которой они были закончены делопроизводством;

- документы общественных организаций (профсоюзы) присоединяются к основному фонду.

При выявлении документов, ошибочно включенных в данный фонд, т.е. относящихся к другому фондообразователю, должны быть выделены и присоединены к соответствующему фонду.

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу…

Основные требования оформления описи:

• нумерация единиц хранения в описи производится после систематизации дел, каждый отдельный том дела заносится в опись под собственным номером;

• систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;

• опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения, на основе или с учетом штатного расписания;

• документы за несколько лет, включенные в одно дело заносятся в опись по первой дата или по дата заведения дела;

• нумерация дел в описи не должна превышать четырехзначной цифры.

Опись составляется по установленной форме, которая состоит из 2 частей:

2. собственно опись;

3. научно-справочный аппарат к описи.

Графа 1: порядковый номер – отражает учетную функцию описи и закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Последний валовой № дела, внесенного в опись, указывает на общее количество единиц хранения, включенных в опись.

Графа 2: делопроизвдственный индекс – проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Графа 3: заголовок дела отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание каждой единицы хранения. Если в опись включены одинаковые заголовки на дела, которые различны только № тома или номерами документа (приказы, протоколы, решения), то в этом случае каждое последующее название обозначается словом то же. Заголовки не допускают произвольных сокращений за исключением включенных в список сокращений к описи. В эту же графу после основного заголовка с новой строки заносится аннотация документов дела.

Графа 4: крайние даты – заносятся даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При формировании дела за несколько лет указываются крайние даты лет. При формировании дела за 1 год № года указывается один раз.

Графа 5: количество листов – вносятся сведения о количестве пронумерованных листов в деле на основании листа-заверителя дела.

Графа 6: примечание – при необходимости, о приеме или выбытии дела, особенности физического состояния дела, наличие копий, переводов на русском языке иностранных языков и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается: количество ед. хранения в описи (цифрами и прописью), указывается на особенности учета дел, а именно наличие пропущенных или литерных номеров во всех случаях связанных с изменением количества дел в описи.

Научно-справочный аппарат к описи включает в себя: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений и указателей.

Предисловие состоит из 2 частей: 1) истории фондообразователя (учреждения) – все преобразования, реорганизации, функции, масштаб деятельности и структура учреждения, организационная система делопроизводства…; 2) истории фонда – когда документы поступали в организацию, в каком состоянии дела, все особенности описанных документов…

К подготовленной архивной описи составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе – указывается кол-во листов в описи (цифрами и прописью), подписывается составителем описи с указанием даты составления.