Тема № 21 Назначение распорядительной документации, характер действия входящих в неё документов.

Виды распорядительных документов с точки зрения сферы их действия. Характеристика основных этапов издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений. Этапы подготовки распорядительных документов при коллегиальном принципе управления. Постановление: основания издания, структура и основные требования к оформлению. Приказы и распоряжения: основные виды и условия издания, порядок подготовки, требования к тексту. Решение, распоряжение, указание как распорядительные документы.

Распорядительные документы– это документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов деятельности организации.

Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач.

Эти документы содержат решения идущие сверху - вниз по системе управления, т.е. от управляющего органа к управляемому.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, т.е. в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федерального уровня;

2) правовые акты, действующие на уровне субъекта РФ;

3) локальные правовые акты организаций, учреждений.

С точки зрения порядка разрешения вопросов, т.е. порядка принятия решений, распорядительные документы делятся на 2 группы:

1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений– к ним относятся:

- приказ;

- распоряжение;

- указание.

Документы, издаваемые в коллегиальных органахуправления:

- постановление;

- решение.

Этапы подготовки распорядительных документов:

Необходимость издания распорядительных документов возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, указов Президента РФ, постановлений Правительства, нормативных документов, решений местных органов власти и вышестоящих организаций.

В условиях единоличного (административного) принятия решений:

1) выявление проблемы и выбор варианта её разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания;

2) сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование текста документа с заинтересованными управленческими структурами и должностными лицами;

5) оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами;

6) подписание документа;

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

В условиях коллегиального принятия управленческих решений:

1) выявление и диагностика проблемы, выбор варианта её разрешения путем коллегиального обсуждения (подготовка аналитической справки и представление её руководителю организации для принятия решения о созыве коллегиального органа);

2) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа (подготовка проекта решения коллегиального органа; рассылка членам коллегиального органа с аналитической справкой);

3) обсуждение проблемы на заседании коллегиально органа;

4) принятие решения с оформлением протокола заседания;

5) издание распорядительного документа (постановление или решение);

6) доведение распорядительного документа до исполнителей.

В случае принятия коллегиальным органом решения, носящего информационных характер, распорядительный документ не готовится, а принятое решение до заинтересованных лиц организации, структурных подразделений доводится путем рассылки протокола или выписки из него.

Постановление- правовой акт, принимаемый высшим федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

Подготовка, оформление и издание постановление глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работы аппаратов администраций субъектов РФ, городов и районов, при разработке руководствуются Пра­вилами делопроизводства в федеральных органах исполнитель­ной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управления.

Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Приказы и распоряжения:

Приказ – правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

В деятельности организаций различаются: приказы основой деятельности и личному составу.

Разработка проекта осуществляется по указания руководителя организации или его заместителя по направлению деятельности. Текст приказа должен состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной. Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Распорядительная часть документа начинается со слов ПРИКАЗЫВАЮ: Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда подпункты. Каждый пункт приказа должен содержать только одно конкретно задание. Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Распоряжение– один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости проведения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.

Данный вид документа используют руководители всех федеральных органов власти, руководители администраций на местах, а также организаций, учреждений, фирм.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается, в основном, узкого круга должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части, строится по схеме: исполнитель – действие – срок.

Решение, распоряжение, указание:

- решение– правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения могут издаваться учеными советами, общественными организациями.

- указание– это правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а т.ж. по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкций и др. актов данного органа. Право издания указаний внутри организаций представляется руководителям и их заместителям. Указание в целом не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания могут быть: ОБЯЗЫВЮ, ПРЕДЛАГАЮ. Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту; может имеет констатирующую часть и – обязательно – пункт о контроле исполнения.

Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно.

Указания, предназначенные для оперативного решения задач организаций и предприятий и носящие внутренний характер, оформляются на чистом листе бумаги в угловом варианте расположения постоянных реквизитов.