Тема № 32 Оформление и выдача архивных справок.

Организация работы в архиве государственной части архивного фонда по выдаче архивных справок. Выписки из архивных документов. Виды архивных справок. Архивные копии. Цели учета использования архивных документов и виды учетных форм архива.

Одной из основных задач государственных архивов является удовлетворение потребностей в услугах архивов и реализация прав пользователей на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда РФ.

Справки 2 видов:

- на запросы организаций;

- на запросы граждан.

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Генеалогический запрос – запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Ответы на запросы оформляются на государственном языке Российской Федерации в виде архивных справок, архивных выписок или архивных копий.

Архивная справка – официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная выписка– официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивная копия– официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.

Текствархивной справкедаетсяв хронологической последовательности событийс указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шиф-ров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и но-мера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Также ответы на запросы могут быть выданы гражданину под расписку, в случае его личного обращения, при предъявлении им паспорта или иного удостоверяющего документа, а также доверенному лицу – при предъявлении этим лицом доверенности, оформленной в установленном порядке.

УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Учет использования документов архива осуществляется в целях планирования и совершенствования работы по организации использования документов и развития системы НСА, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка информации.

Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и социально-правовых запросов, пользователей и их личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале, других форм использования документов.

Учет подготовленных архивом информационных документов, других форм использования документов проводится в традиционной форме (на карточках), или в автоматизированном режиме, в журналах с указанием пользователя, тематики, поисковых данных использованных документов, характера использования (для информационных документов), устроителей и партнеров (для выставок), названия статей, радиотелепередач, времени их выхода в эфир, названия кинофильмов, печатных изданий.

Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от российских и иностранных юридических и физических лиц ведется раздельно.

СНСА– это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников (баз данных) о составе и содержании документов в архиве.

Обязательными справочниками являются описи, путеводители, каталоги; дополнительными – указатели и обзоры документов.

При создании данных справочников применяется преемственность между делопроизводством и архивными службами.

При создании СНСАприменяетсядифференцированный подход, который реализуется:

5. выбор целесообразности состава справочников;

6. выбор методики составления справочников;

7. выбор состава и полноты справочного аппарата к справочникам;

8. установление очередности работы с фондами.

Состав научно-справочного аппарата ведомственного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА ведомственного архива входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания.

В многофондовых ведомственных архивах в целях организации НСА может разрабатываться его схема, которая согласовывается с соответствующим государственным архивом.

При первом поступлении документов фонда в ведомственный архив им составляется историческая справка о фондообразователе и фонде.

Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

Опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержанияединиц хранения (дел), закрепления и систематизации внутри фонда и их учета.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

Каталог– это межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архивасгруппирована (систематизирована) по предметам или темам, расположенным в соответствии со схемой классификации документов.

Указатель– редко встречающийся справочник, архивный справочник, представляющий собойалфавитный или систематический перечень названий, наименований, предметов, упоминаемых в архивных документах с указанием их поисковых данных.

Обзор– это архивный справочник, который включает в себя систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Виды обзора: тематические, фондовые.

Архивные справочники могут вестись в архиве и в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).