Тема № 23 Виды деловой переписки, основные требования к ведению деловой переписки.

Виды деловой переписки, основные требования к ведению деловой переписки. Требования к оформлению делового письма. Композиция текста письма. Особенности коммерческой переписки.

Переписка– обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Переписку отличает широкое видовое разнообразие– от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Служебное (деловое) письмо– обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

Разновидность служебных писем:

Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, нерегламентированные и регламентированные и т.д.

По функциональному признакувыделают: циркулярные письма (высылается подчиненным предприятиям с определенными сведениями и установками); письма-запросы; гарантийные письма; оферта (предложения); рекламация (претензия); сопроводительные письма; письма-подтверждения; письма-извещения; письма-напоминания; письма-просьбы; информационные письма; письма-приглашения; рекламное письмо…

По структурным признакам: регламентированные (трафаретные, установленные нормативным документом) и нерегламентированные (нестандартные – формально-логического изложения или этикетного текста).

По месту составления: внешние (поступающие, отправляемые) и внутренние.

По стадиям подготовки письма: черновики, подлинники (оригиналы).

По способу фиксации информации: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения: срочные и не срочные, с типовыми сроками исполнения, установленными руководителем.

По степени сложности.

По степени гласности: открытые и с ограниченным доступом (с разной степенью).

По юридической силе: подлинные, подложные.

По степени обязательности: информационные, директивные.

По срокам хранения.

По носителям информации: бумажные, электронные.

Общая структура служебного письма:

Простое письмо- это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос.

Сложное – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов.

Структура письма состоит из 3 частей: 1) мотивы подготовки: ссылки на факты и события, решения вышестоящей организации…; 2) выводы, просьбы, предлагаются решения; 3) возможно сформулировать ожидаемый результат или цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

-письма оформляются на специальных бланках формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

-письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

-независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

-содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Письма оформляют в двух экземплярах– первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело. Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ. Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат,заголовок к тексту (должен отражать основной вопрос, затронутый в письме и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма), подпись (Письма подписываютсяруководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции), отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Деловое письмокак документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

Для электронных документов (ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»):

-документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;

-юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;

-юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

Композиция текста письма. По ряду причин текст делового письма целесообразно составлять по плану. При отсутствии опыта и избытке отрицательных эмоций (например, в конфликтных ситуациях) это поможет корректно изложить вопрос.

Один из методов составления плана сообщения сводится к работе в следующей последовательности:

- сбор базы данных из фактического материала – документов, иллюстраций, статистических и других показателей по теме сообщения;

- формулирование выводов на основе базы данных;

- использование выводов в качестве плана для составления текста.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, доводим до вашего сведения и т.д.).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию.

Особенности коммерческой переписки.По тематическому принципуделовые письма делятся наделовые и коммерческие(письма, с помощью которых заключаются и выполняются коммерческие сделки от имени юридических лиц; письма о сбыте продукции, предоставлении услуг (письма-предложения, письма-ответы)).

Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату - обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели - информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.

Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента: 1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства; 2) текст самого письма.

Перечислим основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма:

кто пишет письмо (адресант); получатель (адресат); тема; цель; функция письма; сколько вопросов будет обсуждено в письме; каким образом оно будет отправлено; существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

В первую очередь необходимо ориентироваться на общепринятую форму составления письма. Письмо должно быть выдержано в тоне, принятом для деловой коммуникации. Для увеличения шансов на прочтение письма имеет смысл повторить основной тезис документа как в начале, так и в конце текста.

В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее время все более популярными видами коммерческой корреспонденции становятся факсы и электронные сообщения.