Тема № 25 Требования гост р 6.30-2003

“Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации”. Область применения стандарта. Требования к оформлению реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р 6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит - от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят 30 элементов, с указанием на место их расположения и основания размещения реквезита в документе.

1. Изображение Государственного герба РФ (01) - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации"

2. Изображение герба субъекта РФ (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03) в соответствии с уставом.

4. Указание на код предприятия (04). Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Указание на код формы документа (07) - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование предприятия (08)- являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

9. Справочные данные о предприятии (09). включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации, ГОСТ не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

10. Наименование вида документа (10) - составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)

11. Дата документа (11) - это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

12. Регистрационный номер документа (12) (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) - включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

14. Указание на место составления или издания документа (14) - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

15. Сведения об адресате (15) - оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи.

16. Указание на гриф утверждения документа (16) – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

17. Резолюция (17) - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

18. Заголовок к тексту документа (18) - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

19. Отметка о постановке документа на контроль (19) - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

20. Текст документа (20) - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21) - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22) - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

23. Указание на гриф согласования документа (23) - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

24. Визы согласования документа (24) - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

25. Оттиск печати предприятия (25) - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

26. Отметка о заверении копии документа (26) - реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

27. Отметка об исполнителе документа (27) – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

30. Идентификатор электронной копии документа (30) - является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

ГОСТ содержит: Схемы расположения реквизитов. Реквизиты, используемые для изготовления бланков. Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов Шрифты, используемые для оформления реквизитов.

Использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости - и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-13, 18 и 19 Данным ГОСТом, установлены также требования к нумерации документов, датированию документов, адресованию документов, заголовку к тексту, требования к текстам документов и т.д.

Например, реквизит "адресат" должен содержать: наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилию и И.О. лица, почтовый адрес. Каждая составная часть реквизита должна печататься с новой строки, при написании адресата знаки препинания между его составными элементами не ставятся и т.д.

Требования к текстам документов: соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка; использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности; широкое применение терминов юридического характера; унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах, использование выработанных практикой словесных штампов и трафаретов и т.д.

Требования к размещению различных реквизитов документа: наименование учреждения, организации, предприятия - располагается в левом верхнем углу документа; наименование адресата - располагается в верхнем левом углу; заголовок к тексту - располагается слева под наименованием организации или по центру поля документа; подпись - располагается в левом нижнем углу документа. В состав реквизита "подпись" входит: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, инициалы печатают перед фамилией; печать - располагается в левом нижнем углу документа; отметка о наличии приложения - если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то проставляется только количество листов и экземпляров, если же документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом экземпляре и количество экземпляров.

ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

ГОСТ установил в качестве основных два вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.