Тема № 19 Передача дел в архив.

Систематизация документов в делах. Полное и частичное оформление дел. Порядок нумерации листов дела. Особенности нумерации сложных листов дела, чертежей, конвертов с вложениями. Литерные номера. Составление заверительной надписи. Внутренняя опись документов дела. Переплёт (подшивка) дел. Подготовка обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Правила датирования дел. Описи дел структурных подразделений организации. Структура описательной статьи. Порядок передачи дел в архив.

Дело– совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (ГОСТ Р 51141-89).

Формирование дела- группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-89).

Известны шесть признаков заведения дел:

• номинальный- название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют название вида и «сами себя называют»);

• авторский- название организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа);

• предметно-вопросный- краткое содержание документов дела (текст есть в любом документе);

• корреспондентский- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат - основной реквизит в письме);

• географический- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком, т.к. в реквизите адресат, как правило, оформляются две части: кому и куда направляется письмо);

• хронологический- даты (период), к которым относятся документы дела (дата - реквизит, который присутствует в любом документе).

Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Основной признак группировки документов– вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.

Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов ("письма отдельно, факсы отдельно") и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.

Порядок формирования дел:

1. дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

2. в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

3. в дела помещаются документы одного календарного года, за исключение переходящих дел (технические задания);

4. документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

5. в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;

6. документы в деле располагаются по хронологии;

7. дело не должно превышать 250 листов или 4 см;

8. приложения к документам не зависимо от их датирования присоединяются к тем, к которым они относятся;

9. каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;

10. документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

Полному архивному оформлениюдел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Основные требования к оформлению дел:

1. подшивка или переплет дела;

2. нумерация листов дела;

3. составление листа заверителя дела;

4. составление внутренней описи;

5. внесение уточнений, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы до 10 лет (временного) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов: не нумеровать листы и не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных документов:

1. Дела подшиваются на четыре прокола в твердую картонную обложку или переплетаются.

2. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. Особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело документы.

3. В конце дела подшивается бланк для заверительной надписи. При необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи.

4. Нумерация листов дела производится чёрным графитным карандашом в правом верхнем углу листа, арабскими цифрами. Дела, состоящие из ряда томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

5. Лист внутренней описи нумеруется самостоятельно.

6. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле нумеруются на оборотной стороне, на верхнем поле листа. Сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела.

7. Подшитый в дело конверт нумеруются самостоятельно: сначала конверт, затем вложение.

8. При наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров (1/А).

9. Помещенный в дело лист заверительной надписи служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты.

10. Внутренняя опись – служит для учёта и раскрытия содержания документов дела.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии). В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: - наличие литерных листов и пропущенных номеров; - номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Внутренняя описьсоставляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме, которая содержит следующие сведения:

- порядковый номер документов в деле;

- заголовок (краткое содержание) документов;

- дата документов;

- индекс (регистрационный номер) документов;

- номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

На обложке делауказываются:

- наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

- наименование отдела;

- номер дела (тома) по номенклатуре дела;

- заголовок дела;

- дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации.

В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложках дела обязательно указывается дата дела:

- для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

- для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;

- датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

- датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)».

Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

Описи дел структурных подразделенийсоставляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

Описательная статья описидел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• даты дела (тома, части);

• количество листов в деле (томе, части);

• срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

• графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе. Основных правил работы архивов организаций.

Порядок передачи дел в архив:

1. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив) по согласованию с руководителями структурных подразделений, передающих документы. График утверждается руководителем организации.

2. Передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава.

3. Передача производится через год после завершения дел делопроизводством (не позднее 2-х лет).

4. Приём дел в архив производится заведующим архивом поединично, по описи в присутствии представителя того структурного подразделения чьи дела передаются в архив;

5. При передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр.

6. При отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие.

7. Передача фиксируется в описи сдатчика и описи приёмщика. При этом в конце каждого экземпляра делается отметка о наличии дел, указывается их фактическое количество, номера отсутствующих дел в архиве.

8. По окончании приёма дел зав. архивом расписывается на 3-х экз. описи дел постоянного срока хранения и на 2экз. описи долговременного хранения. Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.