Теория организации / TO_2009_Frolov

31

Вопросы и задания для самостоятельной работы и обсуждения

1.Раскройте три различных смысла термина «организация».

2.Как связано понятие «социальная организация» с понятием

«коллектив».

3.Назовите основные причины создания организаций и их широкое распространение в современном мире.

4.Какова роль организаций в современном обществе?

5.В чем значение организационной теории в практике управления?

Что дает знание теории организации менеджерам?

6.Раскройте специфику четырех уровней анализа организации.

7.Охарактеризуйте предмет теории организации.

8.Менеджерам какого уровня управления в первую очередь необходимо знание теории организации и почему?

9.Почему организации являются предметом междисциплинарного

изучения?

10.Охарактеризуйте систему наук об организации и укажите место

теории организации в данной системе.

32

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА

2.1. Общая характеристика организации. Организация как открытая система

Понятие «организация», как уже отмечалось, можно рассматривать с двух сторон: динамической и статической. Есть организация как процесс, как событие или действие. Отглагольное существительное организация (от организовать или организовывать — от лат. organize — составляю из частей)

по определению вполне однозначно, хотя подразумевает много разных действий: учреждать, основать, объединять, упорядочивать и т.п. И есть организация как объект, как результат организационного процесса, как организованная вещественная совокупность.

Организация как объект, как относительно законченный результат процесса организации отличается от объектов организации, т.е. тех ее элементов, частей, которые еще предстоит организовать. К примеру, взвод опытных солдат отличается от кучки призывников по степени организованности.

Любая организация требует постоянных организационных усилий по ее сохранению, поддержанию и развитию. Процессы организации не прекращаются с появлением объекта организации. Поэтому разделение на процесс и результат часто условно.

Когда мы рассматриваем организацию в статике, термином

«организация» можно описать состояние внутренней упорядоченности,

согласованности и взаимодействия частей целого. В этой трактовке понятие

«организация» тождественно понятию «система». И как система организация обладает определенными признаками, как-то:

• состоит из множества элементов, взаимодействующих друг с другом, т.е.

имеет свойство целостности;

• имеет четкую организационную форму, т.е. между ее элементами

33

существуют упорядоченные связи;

•объединяет входящие в нее элементы единой целью;

•обладает свойством эмерджентности, т.е. качественно новым свойством целого, которого нет ни у одного ее элемента, взятого в отдельности.

Любая организация является открытой системой, так как взаимодействует с внешней средой. Необходимость получать что-то из внешнего мира и отдавать что-то внешнему миру отражает зависимость от окружающей среды. Взаимодействие элементов означает, что люди и подразделения зависят друг от друга и должны работать вместе.

Рис. 2.1. Организация как открытая система

На рис. 2.1. изображена открытая система. Входные данные для организационной системы включают в себя работников, сырье и другие физические ресурсы, информацию и финансовые ресурсы. В процессе трансформации эти данные преобразуются в некоторую ценность, которая может быть возвращена в окружающую среду.

Выходные данные — это продукция и услуги для покупателей и клиентов. Выходные данные также могут включать удовлетворение потребностей работников, загрязнение окружающей среды и другие побочные продукты трансформационного процесса.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из

34

своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс,

позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Система состоит из нескольких подсистем, как показано в нижней части рис. 2.1. Эти подсистемы выполняют специфические функции,

необходимые для выживания организации, такие как производство,

пограничное взаимодействие, материально-техническое обеспечение,

адаптация и менеджмент.

Одна из классификаций, предложенная Генри Минцбергом,

предполагает, что каждая организация включает в себя пять частей. В их число, как показано на рис. 2.2., входят техническое ядро, менеджмент высшего звена, менеджмент среднего звена, отделения технической и административной поддержки.

Рис.2.2. Основные элементы организации

Эти пять частей организации могут различаться по размеру и значению, в зависимости от внешней среды организации, используемых технологий и других факторов.

Техническое ядро. В техническое ядро входят люди, которые делают основную работу организации. Они выполняют функции подсистемы производства, производя те самые продукты и услуги, которые поступают на выход системы организации. Это то место, где происходит первичная

35

трансформация входных данных в выходные. В промышленной фирме техническое ядро — это производственный отдел, в университете — преподаватели и студенческие группы, в больнице — непосредственно медицинская деятельность. В компании IBM техническое ядро производит компьютерную технику, программы, а также различные компьютерные и сетевые услуги для клиентов.

Техническая поддержка. Функция отделения технической поддержки

— помочь организации приспособиться к окружающей среде. Работники системы технической поддержки, — инженеры и ученые, — исследуют окружающую среду, изучая ее проблемы, возможности и технологические условия. Система технической поддержки отвечает за внедрение инноваций в техническое ядро, своевременные изменения и адаптацию организации. Система технической поддержки в фирме IBM представлена такими подразделениями, как технологический отдел, отдел научных ис-

следований и развития и отдел маркетинговых исследований.

Административная поддержка. Система административной под-

держки отвечает за обеспечение нормального и бесперебойного функционирования организации, включая ее физические и человеческие элементы. В ее компетенцию входят виды деятельности, связанные с управлением человеческими ресурсами, такие как прием на работу и увольнение сотрудников, установление размера компенсаций и вознаграждений, обучение и повышение квалификации работников, а

также такие обслуживающие функции, как чистка и уборка зданий,

техническое обслуживание и ремонт оборудования. Система административной поддержки в корпорациях может включать в себя отдел кадров, отдел организационного развития, кафетерий для служащих и службу ремонта.

Менеджмент. Менеджмент — это отдельная подсистема, отвечающая за управление другими частями организации и координацию их деятельности. Менеджмент высшего звена определяет направление,

36

стратегию, цели и политику организации в целом или ее главных подразделений. Менеджмент среднего звена отвечает за исполнение этих решений и координацию действий на уровне подразделений. В

традиционных организациях менеджеры среднего звена связывают высшее руководство с техническим ядром, обеспечивая выполнение распоряжений

ипередавая информацию вниз и вверх по иерархической лестнице.

Вреальных организациях эти пять частей взаимосвязаны и часто одна часть выполняет функции нескольких подсистем. Например, менеджеры осуществляют координацию и руководство, но они могут быть также вовлечены в деятельность, связанную с административной и технической поддержкой. Кроме того, функцию пограничных связей, упомянутую в предыдущем разделе, выполняют сразу несколько частей. Например, отдел кадров, входящий в сферу административной поддержки, отвечает за контакты с окружающей средой с целью поиска квалифицированных работников. Отдел закупок приобретает сырье и материалы, необходимые для производства и пополнения запасов. В области технической поддержки отдел научных исследований и развития работает непосредственно с внешней средой, изучая новейшие технологические достижения.

Менеджеры также осуществляют функцию пограничных связей, например,
когда ведут переговоры	с крупнейшими заказчиками. Очень важная
подсистема пограничных связей не сосредоточена целиком в какой-либо из
частей организации, а	распределена по нескольким областям ее

деятельности.
Сущность организации можно	раскрыть и через ее базовые
характеристики.

Все организации вне зависимости от целей, типа и конечного результата имеют общие для всех сложных организаций характеристики.

■ Ресурсы. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

Цели всякой организации (производственной или обслуживающей) включают

37

преобразование ресурсов.

■ Зависимость от внешней среды. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой.

Ни одна организация не может быть закрытой системой. Организация зависит от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и

потребителей, пользователей результатами ее труда. Внешняя среда включает все силы и институты, с которыми организация сталкивается

в своей оперативной или стратегической деятельности: экономические условия, законодательство, систему ценностей в обществе, уровень технологий, конкурентов. Внешняя среда никогда не бывает стабильна,

поэтому мало знать свою «среду обитания» и природу ее изменений, надо

уметь	реагировать	на	эти	изменения.	Внешние	факторы
оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.
	■ Горизонтальное	разделение		труда. Очевидной характеристикой

для любой организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Горизонтальное разделение направлено на дифференциацию функций.

Классический пример горизонтального разделения труда на предприятии:

производство, маркетинг, финансы, контроль.

■Подразделения. Любая сложная организация состоит из подразделений, которые выполняют конкретные задания и добиваются конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами. Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

■Вертикальное разделение труда. Работа организации связана с иерархией управления, она разделяется на составляющие части (кто-то должен координировать работу, чтобы она была успешной). Вертикальное

разделение

отделяет

координацию

как

самостоятельную

функцию. Деятельность по координированию работы других людей и

38

составляет сущность управления организацией.

■ Необходимость управления. Цель организации рассматривается как ориентир для направлений потоков связей, полномочий и ответственности.

Для того чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения,

иерархии полномочий и ответственности. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для любой организации.

Организация любой компании связана с большим количеством разнообразных видов работ.

Для нормальной работы любая компания должна:

разработать миссию компании;

разработать цели и стратегию;

распределить	функции	производства	и	управления;
распределить задания между работниками;

организовать связи и порядок;

приобрести или модернизировать технологию производства;

наладить систему стимулирования, снабжения, сбыт;

организовать производство;

контролировать;

обучать;

информировать;

реагировать на изменения.

Необходимо учитывать, что главными элементами любой организации являются люди. Поэтому для достижения поставленных целей очень важно укомплектовать штат профессионально пригодными специалистами и правильно распределить роли.

39

2.2. Внутренняя среда организации

Чтобы представить себе устройство создаваемой организации,

потребуется изучить взаимодействие нескольких ключевых факторов.

Именно благодаря взаимодействию этих факторов, организация развивается как единое целое, выполняя заданную функцию. Для ознакомления с основными факторами — элементами современной организации — воспользуемся визуальной моделью, представленной на рис. 3.3, и коротко опишем каждый из них.

Модель представляет внутренние элементы, присущие непосредственно самой организации (миссия, цели, стержневые цели и ценности, люди и квалификации, системы, стратегия, культура, структура,

процессы бизнеса), и ее внешнее окружение.

Окружение бизнеса

Рис. 2.3. Основополагающие элементы организации

Миссия организации — это образ компании, предназначение ком-

пании, ее кредо, выраженное словесно основное социально значимое функциональное назначение организации в долгосрочном периоде. В миссии должна быть заключена философия управления, а формулировка миссии должна представлять собой установку для всего персонала компании. Она

40

должна быть короткой, точной и понятной для всех работающих.

В формулировке миссии необходимо отразить:

запросы потребителей, сотрудников, собственников и общества;

главную цель;

продукт, который производит предприятие;

технологии, которые использует предприятие;

на каких рынках работает, какие ценности проповедует;

принципы деятельности.

Миссия — это то, ради чего существует организация. Формулировка

миссии может быть получена при ответе высшего руководства организации на вопросы: «Кто мы? Что производим? Куда движемся?»

Миссия должна включать в себя общественно значимые приоритеты,

соответствовать высшим идеалам общества. Известный японский предприниматель К. Татеиси отмечал: «Тот, кто наилучшим образом служит обществу, выгадывает больше всех». Г. Форд так сформулировал свою миссию: «Я хочу производить для людей самые надежные и дешевые автомобили». Миссия влияет на имидж, привлекает покупателей, влияет на деловую среду, придает организации определенность и индивидуальность.

Она предъявляет определенные требования к сотрудникам.

Можно привести примеры формулировок миссий известных компаний:

«Предоставление такого качества продукции и услуг, при котором наши покупатели будут обеспечены превосходным товаром, наши работники и деловые партнеры уверены в нашем успехе, а держатели наших акций получат наилучшую отдачу на свои капиталовложения»

—автомобильная компания Дженерал Моторс;

«Чистота, качество, сервис, быстрота» — лозунг-миссия кот Макдональдс;

«Ежечасно, пунктуально по всем направлениям» — лозунг немецкой железнодорожной компании Дойче Бон.

Если проанализировать миссии известных компаний, то можно сделать