Теория организации / TO_2009_Frolov

	71
временное блокирование или, наоборот,	разблокирование каналов
связи с внешней средой организации и	каналов внутренней связи,

чтобы отсечь незначимые или ненужные сигналы или потоки информации.

Приоритет отдается передаче только той информации, которая необходима для приведения контролируемых параметров в соответствие с эталоном.

4.Центр принятия управленческого решения — точка, в которой сходится информация из внешней среды, по каналам управления и измерения относительно контролируемых параметров внешней среды,

атакже эталонов и целей. Анализируя эту информацию, руководитель организации должен решить следующие задачи:

♦найти пути воздействия на процессор, чтобы изменить его состояние для осуществления целей организации;

♦сохранить жизнеспособность отдельных подразделений организации,

атакже всей организации как целостной системы;

♦воздействовать на саму систему управления в целях повышения

ееэффективности и совершенствования управленческих коммуникаций;

♦отсекать все ненужные и вредные для организации или ее подраз-

делений воздействия со стороны внешней среды или со стороны под-

разделений организации.

Основные этапы управления. Анализируя работу управленческого контура в организации, можно выделить следующие основные этапы управления.

1. Поступление сигнала в блок управления происходит из внешней среды (по каналу внешней связи) или из самой организации — от процессора

(по каналу измерения). Блок управления должен быть постоянно готов к одновременному приему информации по двум этим каналам, поэтому до получения сообщения переключатель находится в положении АВ (см.

рис.5.5). В этом случае руководителю как субъекту управления нужно чутко реагировать на внешнее воздействие, получаемое по каналу из внешней

72

среды, постоянно сопоставлять информацию с наличным состоянием организации или ее подразделения.

Это состояние оценивается на основе информации, поступающей по каналу измерения. Например, руководитель отслеживает объем продаж или уровень потребительских предпочтений и постоянно сравнивает качество продукции, выпускаемой организацией, с требованиями рынка. Чем больше объектов внешней среды (это могут быть объекты рыночного и институционального уровней) подключено к каналу внешней среды и чем более полная информация поступает по этому каналу, тем более гибкой является организация, тем больше у нее шансов успешно адаптироваться к внешним условиям и реализовать поставленные цели.

2. Отбор информации, необходимой для принятия управленческого решения, происходит в блоке управления организацией и основан на сопоставлении сообщений, поступающих по двум каналам, с целями и эталонами:

♦ отбор информации, проходящей по каналу из внешней среды,

осуществляется на основе ее значимости и полезности для деятельности организации. Если информация полезна или значима для деятельности организации, переключатель переводится в положение АС (рис.5.5), и

полученная информация становится одним из оснований управленческого решения. Например, если руководитель получил информацию о том, что производимый его организацией продукт не находит сбыта на рынке, он принимает решение об изменении процесса производства или изменении самого продукта. В том случае, если информация из внешней среды не представляет, по мнению руководителя или координирующего органа организации, ценности для процесса производства продукта, переключатель не замыкает линию принятия решений и остается в положении АВ;

♦ отбор информации, приходящий по каналу измерения, производится по сообщениям, поступающим из процессора организации. Критерием нужности этого сообщения для принятия управленческого решения является

73

отклонение состояния контролируемого параметра от эталона или цели. В

том случае, если руководитель полагает, что отклонение от эталона превышает предельно допустимое значение, определяемое масштабом реакции на поведение процессора системы, он принимает соответствующее управленческое решение. Информация, не влияющая на работу системы или не представляющая значения для принятия управленческого решения,

отбрасывается руководителем или архивируется (в зависимости от корпоративных норм учета, переработки и хранения информации в данной организации).

3.Принятие управленческого решения. Принимая управленческое решение, руководитель должен понимать, что он представляет собой только одно из звеньев рекурсивной системы, т.е. его решения должны восприниматься другими руководителями и доводиться до исполнителей.

Управленческое решение всегда связано с необходимостью воз действия на объект управления с целью приведения его в желаемое состояние; так как это требует затрат времени, можно говорить о процессе принятия решений. Этот процесс начинается с разработки критериев приятия управленческого решения, а именно, руководители организации или ее подразделений проводят расчет альтернатив действий, приводящих, по их мнению, к достижению целей организации и условий реализации этих действий.

4.Доведение управленческого решения до процессора осуществляется через канал управления (см. рис.3.5). При этом к каналу управления предъявляются следующие требования:

♦управленческое решение, передаваемое по этому каналу, должно доходить до всех структурных единиц организации, которым оно предназначается, по разветвленной и надежной коммуникационной сети;

♦канал управления должен быть единственным для каждого под разделения организации (в соответствии с принципом единоначалия);

♦канал управления должен исключать двусмысленную информацию.

			74
5.Восприятие	управленческого	решения	подразделениями

организации как сигнала и принятие внутренних управленческих решений.

Согласно системной теории и принципу рекурсивности, каждая под система организации сама является системой и воспринимает управленческое решение как внешний сигнал. Этот сигнал будет восприниматься так, чтобы реализовывались цели высшей управленческой системы, если он подкреплен властными ресурсами (материальными, возможностями наказания и вознаграждения, авторитетом, влиянием и т.д.). В тех случаях, когда в управленческом контуре ресурсы отсутствуют или они недостаточны, весь процесс управления может стать неэффективным. На данном этапе управления важен не только авторитет руководителя; члены организации как социальной системы должны принять совокупность норм корпоративной культуры или по крайней мере относиться лояльно к этим нормам.

Итак, для управления любой ситуацией в организации нужно иметь

возможность:

♦измерять контролируемые параметры и сравнивать их с эталонными

значениями, для чего эти параметры должны быть «чистыми»,

т.е. освобожденными от постороннего влияния;

♦осуществлять коррекцию, для чего необходимы властные ресурсы

управления;

♦удерживать состояние корректирующего воздействия до принятия следующего решения, в противном случае принятое решение будет

неэффективным.

Основные характеристики системы управления. Руководителю

организации или ее подразделения необходимо учитывать в ходе

функционирования управленческого контура следующие основные его характеристики.

1. Чувствительность системы управления характеризует отклонение контролируемого параметра от цели или эталона, при котором управленческая система начинает выдавать регулирующее воздействие на

75

процессор. Отклонение контролируемого параметра, превышение которого приводит к управленческому воздействию, называется масштабом управления системы.

Очевидно, что при слишком большом масштабе управления руководство организации реагирует только на весьма значительные отклонения контролируемого параметра от эталона. При этом возникает опасность постепенного расшатывания норм жизнедеятельности организации, так как постоянные мелкие нарушения не фиксируются, из-за чего может быть потерян авторитет руководителей организации, поставлены под сомнение их возможности контролировать ситуацию.

Однако мелкий масштаб управления системой, когда управленческий контур осуществляет всеобъемлющий и постоянный контроль, фиксируя каждое нарушение, может также отрицательно сказаться на деятельности организации, поскольку в данном случае расходуются неоправданно большие ресурсы управления, подчиненные раздражены постоянным контролем и не стремятся к улучшению нормативной основы организации (размываются установки на творческий труд). Кроме того, наносится удар по неформальным отношениям в организации и участию неформальных групп в принятии управленческих решений.

Таким образом, важной задачей для руководства организации следует считать поиск оптимального масштаба управления системы, при котором эффективно пресекаются опасные отклонения от норм и в то же время контроль не тормозит творческую, созидательную составляющую деятельности организации.

2.Устойчивость системы управления — это способность организации или ее части в течение определенного времени поддерживать выбранный органом управления режим функционирования. Практически данная характеристика выражается в степени и длительности контроля за выполнением решений органа управления. В неустойчивых системах отступление от решений, принятых руководством, наступает фактически

76

сразу после их внедрения, вследствие чего необходимы дополнительные повторные решения или усиление организационного контроля через принуждение. Наоборот, устойчивые системы способны после принятия решения удерживать организацию или ее подразделение в необходимом положении вплоть до принятия следующего управленческого решения по данному вопросу.

3.Быстрота реакции системы на принятое решение — скорость, с

которой система способна изменять свое состояние в ответ на управленческое воздействие, корректировать отклонение от эталонных значений. Эта характеристика зависит не только от «послушания» управляемого объекта, но и от способности коммуникационных каналов точно и быстро передавать информацию к подразделениям организации.

3.3. Системно-кибернетический подход и информация в теории

организации

Приведенная выше модель генезиса механизма управления соответствует кибернетическому подходу к анализу сложных динамических систем. Основной тезис классической кибернетики состоит в том, что управление как в машинах, так и в живых организмах осуществляется единым образом — по принципу обратной связи. Обратная связь предусматривает наличие у системы определенной цели и регулярную сверку промежуточных, текущих состояний (выходов) системы для корректировки поведения. В более общем смысле под кибернетикой понимают науку о главных принципах управления, понимаемого как организация целенаправленных действий путем переработки информации. Особенностью кибернетического подхода является то, что с помощью его исследовались лишь системы, для которых определено понятие цели, необходимое для любой кибернетической модели.

Кибернетическая система — это целеустремленная система, множество

77

взаимосвязанных элементов которой способно воспринимать, запоминать,

перерабатывать и обмениваться информацией.

Любую социальную систему можно отнести к классу кибернетических систем. Такие системы обладают особыми системными свойствами. Их изучение и составляет важнейшую задачу теории организации.

Кибернетическую систему можно представить в виде двух взаимосвязанных подсистем: управляющей и управляемой. Подсистемы находятся в постоянном взаимодействии: управляющая подсистема передает команды, сигналы управляемому объекту, который, в свою очередь,

посылает информацию о своем текущем состоянии. Как уже было неоднократно подчеркнуто, важнейшим признаком кибернетической системы является обратная связь и, как следствие этого, —

саморегулирование и саморазвитие. С точки зрения кибернетики, связь — это процесс обмена информацией, который регулирует поведение систем (т.е.

управляет ими).

Именно кибернетика раскрыла роль научного управления в жизни общества, в особенности в связи с социальными и экологическими проблемами, установила общность механизма управления для живой природы, техники и общества, выявила неразрывную связь информации с процессами организации. Кибернетика определила механизм управления как стержень развития любой системы: благодаря управлению система в процессе своего развития ведет постоянную «антиэнтропийную» деятельность — создает организационный порядок из хаоса.

Системно-кибернетический подход — это методологическое направление в теории организации, основная задача которого состоит в раз-

работке методов исследования сложноорганизованных объектов — систем и объяснительных механизмов их развития.

Построение и развитие объяснительных моделей — одна из важнейших задач системно-кибернетического подхода. Все начинается со сбора и анализа разрозненных фактов, позволяющих сделать определенные

78

обобщения и выявить эмпирические (опытные) закономерности; далее переходят к определению механизмов, реализующих эти закономерности.

Можно утверждать, что если существует какая-то подтвержденная фактами закономерность, то существуют и механизмы, обеспечивающие проявление этой закономерности, они должны быть познаваемы, а значит, и

используемы. Познание этих механизмов может помочь объяснить и предвидеть поведение системы. Необходимо отметить, что объяснительный механизм, как и любая модель, имеет ограниченную достоверность, он справедлив для определенных условий.

Системно-кибернетический подход к исследованию поведения сложных систем предполагает единство процессов, которые происходят в развивающейся динамической системе: накопление информации, отбор и структурирование ее, согласно целям развития системы, и переход на новый уровень организации. Если мы захотим установить последовательность, что было сначала — цель, информация или организация, то нам придется решать философские задачи: что было первично — яйцо или курица?

■ О целеполагании в управлении. Как в процессах организации живой природы, так и в социальных системах цель выступает как некоторое опережающее отражение действительности, как выражение будущей потребности кибернетической системы. Анализ биологических, социальных и технических систем показывает, что чем актуальнее целевая функция, тем активнее, быстрее идет процесс добывания и использования информации и переход на новый уровень организации. Например, начало Великой Отечественной войны в 1941 г. застало страну неподготовленной к переходу на качественно новый уровень организации. За немыслимо короткое время были отобраны предприятия и переоснащены для выпуска вооружения

(автоматов, пулеметов, танков и пр.). Одновременно структуры, имеющие менее актуальную цель, вытесняются на задний план.

Итак, корректировка траекторий развития системы осуществляется через корректировку целей системы, именно целеполагание определяет

79

траекторию развития системы. Цели присущи любой системе. В живых организмах главной целью является сохранение стабильности, гомеостаза. В

природных системах определена четкая иерархия целей, есть главная цель — вписанность в биосферные циклы, вписанность системы в надсистему. Таким образом, природные системы выполняют один из важнейших принципов — принцип соразвития систем. Просчитывая множество вариантов с помощью накопленной структурной информации, система отбирает те, которые соответствуют критериям сохранения устойчивости и непротиворечивости целям надсистемы.

В социальных системах возникает целый спектр целей. В таких системах элементы (подсистемы) сами являются системами, которые могут иметь свои цели. И они, эти цели подсистем, часто не совпадают с целями надсистемы. Задача надсистемы — обеспечить соразвитие с подсистемами.

Если система оказалась не в состоянии обеспечить соразвития системы и ее собственных элементов, происходит системный кризис. Системный подход обязывает соотносить цели развития подсистем с целями надсистемы.

Например, взлелеянная человеком техносфера должна соотносить свои цели с биосферой как своей надсистемой, вписывать свои технологии в биосферные циклы для сохранения основных характеристик природной среды и среды обитания человека.

Однако современные «достижения» человека показывают, что если весь остальной природный мир живет по закону подчинения внешней среде,

ее законам, то человек, напротив, подчиняет окружающую среду себе.

Представьте, что вы, управляющий фирмой, вместо того, чтобы выполнять законы страны, в которой живете, следуете собственным «законам» — что будет с вами и вашей фирмой? Вы нарушаете один из важнейших системных принципов — принцип иерархичности систем. Иерархия не есть принуждение, — это один из важнейших законов Природы.

Таким образом, свойства элементов (подсистем) определяются целями самой системы. Система способна отбраковывать те элементы, те структуры,

80

цели которых противоречат ее собственным. Это одно из важнейших системных свойств. В этом процессе выстраивания своей структуры велика роль информационных взаимодействий между элементами и системой,

системой и ее внешней средой.

■ Информация. Система не смогла бы продвинуться ни на йоту в своем развитии, если бы не получала непрерывный поток информации о состоянии внешней и внутренней среды. Информация — основное понятие кибернетики. Идея о том, что информацию можно рассматривать, как нечто самостоятельное, возникла вместе с кибернетикой, доказавшей, что информация имеет непосредственное отношение к развитию и управлению, с

помощью которого и обеспечивается устойчивость и выживаемость.

Определений этого термина много, они порой сложны и противоречивы.

Причина кроется в том, что информацией занимается много наук,

кибернетика — самая молодая из них. В зависимости от области знаний информация получила множество определений: информация — это обозначение содержания, полученного от внешнего мира в процессе приспособления к нему (Винер); информация — отрицание энтропии

(Бриллюэн); информация — коммуникации и связь, в процессе которых устраняется неопределенность (Шеннон); информация — передача разнообразия (Эшби); информация — оригинальность, новизна; информация

— мера сложности структур (Моль); информация — вероятность выбора, и

т.д. Каждое из этих определений раскрывает разные грани одного понятия,

но при всех трактовках оно предполагает существование двух объектов:

источника информации и потребителя информации.

Академик Н.Н. Моисеев относит понятие информация к фундаментальным понятиям, наряду с материей и энергией. В настоящее время информация уже мыслится как среда, питающая управляющие органы,

которая ими же и создается для будущего развития в виде всевозможных баз и банков данных. По мере усложнения структуры организации возрастает роль информации и информационного взаимодействия.