7. Оперативний облік і звітність з виконання контрольно-ревізійної роботи

Усі територіальні структурні підрозділи системи Державної контрольно-ревізійної служби України ведуть оперативний облік виконання планів контрольно-ревізійної роботи, на підставі яких складають установлену статистичну звітність.

Оперативний облік здійснює відповідальна особа, призначена наказом керівника контрольного підрозділу (відділу, управління) у спеціальній книзі чи машинограмі (відомості) згідно з показниками статистичної звітності за розділами: ревізії, тематич­ні перевірки, завдання правоохоронних органів.

Основні показники оперативного обліку: перелік суб’єктів контролю; дата закінчення попередньої ревізії; прізвище, посада керівника ревізійної групи; термін проведення поточної ревізії; ревізований період; прізвище, посада керівника ревізійної групи; основні результати контролю (донарахування податків у бюджет, штрафні санкції, найбільш значні порушення чинного законодавства з питань обліку, розрахунків, використання матеріальних і фінансових ресурсів, виявлені нестачі, крадіжки, неправомірне використання державних коштів і т. п.); дата прийняття рішень за матеріалами ревізії; термін подання інформації про виконання цих рішень; відмітки про контроль виконання.

Записи в книзі оперативного обліку вносяться на підставі даних інформаційної карти, яку складає керівник ревізійної групи, використовуючи матеріали з акта проведеної його групою ревізії чи тематичної перевірки. Треба зазначити, що на кожен суб’єкт контролю ведеться справа, де групуються всі матеріали ревізії, прийняті рішення, службове листування за визначений період часу, як правило, 5—10 років. Ця документація зберігається в металевих шафах або сейфах і призначена для службового користування.

Інформація оперативного обліку узагальнюється за півріччя для складання звітності про виконану контрольно-ревізійну роботу та аналітичних таблиць для аналізу ефективності контролю, його результативності.

Систематизація даних звітності дозволяє мати базу даних для розробки пропозицій щодо вдосконалення чинного законодавства, а також методичних рекомендацій з напрямів контролю, методики виявлення порушень, що має важливе значення для підвищення ділової кваліфікації працівників, якості та ефективності контрольних дій.

Лекція 3. Контроль грошових коштів у касі підприємств туристичного та готельно-ресторанного бізнесу.

1. Завдання, джерела, нормативні акти, які використовуються при ревізії коштів у касі.

2. Контроль фактичної наявності касової готівки і дотримання умов її збереження.

3. Документальний контроль касових операцій.

1. Завдання, джерела, нормативні акти, які використовуються при ревізії коштів у касі

Контроль і ревізія грошового обігу й ефективності використання коштів займають важливе місце в системі фінансово-господарського контролю. Це пояснюється тим, що система грошового обігу в умовах ринкової економіки перетворилась із галузевої в таку проблему, яка має важливе значення для зміцнення всього комплексу національної економіки.

У зв’язку з цим важливого значення набуває як поточний контроль надходження, оприбуткування і використання коштів на об’єктах підприємства, так і наступний контроль цих операцій під час проведення ревізій контрольно-ревізійною службою і перевірок податковими органами.

Поточний контроль грошового обігу і касових операцій на підприємствах проводиться на стадії здійснення цих операцій керівниками підприємств і їх підрозділами та бухгалтерською службою при виконанні ними функціональних обов’язків.

Працівники обліку, особливо головні бухгалтери, повинні здійснювати повсякденний поточний контроль за повнотою, правомірністю і своєчасністю операцій, пов’язаних з надходженням коштів та їх правильним і ефективним використанням.

Ревізія коштів і касових операцій є наступною формою фінансово-господарського контролю і здійснюється ревізорами контрольно-ревізійної служби.

Об’єктами контролю і ревізії є збереження коштів у касі, операції з грошовими коштами, цінні папери та облік коштів і операцій з ними. Під час здійснення цих процедур контролю використовується як нормативно-законодавчі й інструктивні матеріали, так і облікова (фактографічна) інформація (рис. 3.1.).

Рис. 3. 1.Організаційна модель контролю і ревізії грошових коштів

Як показує досвід передових цивілізованих країн в їх підприємствах, установах та організаціях каси відсутні. В масштабах держави це забезпечує значну економію матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Всі розрахункові відносини здійснюються у безготівковому порядку через установи банків. Україна в цьому відношенні на сьогоднішній день ще є винятком. Хоч вже дещо робиться. І тому підприємства незалежно від форм власності і виду діяльності згідно з чинним Положенням про ведення касових операцій в національній валюті України, затверджене постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. №637., можуть розраховуватись готівкою з робітниками і службовцями при виплаті заробітної плати, премій, винагород, допомог, пенсій, а також при видачі на господарські витрати та відрядження.

Відповідно до діючого законодавства, підприємства, які відкрили поточні рахунки в установах банку, зберігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і здійснюють розрахунки за своїми зобов'язаннями в безготівковій та готівковій формі. Готівку можна одержувати з власних рахунків в банках в межах наявних на них коштів на ті цілі, які визначені в грошовому чеку без подання обґрунтовуючих документів і розрахунків. Підприємства та інди­відуальні підприємці можуть здійснювати розрахунки між собою, а також із фізичними особами як в готівковій, так і в безготівковій формі. Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банку, так і за рахунок готівкової виручки, і здійснюються через касу підприємства із веденням касової книги.

Як виняток, розрахунки готівкою підприємства між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибуткових, видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, квитанцій, договорів купівлі-продажу товару, актів закупівлі, виконання робіт або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання робіт. Підприємства та індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування, надання послуг за готівку через зареєстровані реєстратори розрахункових операцій (РРО) зобов'язані видати касовий чек, а під час виходу з ладу РРО - письмовий документ для підтвердження витрат.

З метою збереження готівки і грошових документів та бланків суворої звітності, здійснення з ними операцій на всіх підприємствах створюються каси. Для ведення касових операції призначається матеріально відповідальна особа – касир. Підприємства можуть мати в касі готівку в ме­жах ліміту залишку готівки в касі на кінець робочого дня, встановленого у договорі який укладений при відкритті поточного рахунка між банком і підприємством. Сума встановленого ліміту може бути переглянута у разі звернення клієнта з ґрунтовними підставами і подання ним заявки-розрахунку.

Контроль за дотриманням касової дисципліни на підприємствах згідно з Положен­ням (глава 5) покладено на контролюючі органи України, які визначають періодичність проведення перевірок та термін їх здійснень. Тому основними завданнями ревізії каси і касових операцій є перевірка: забезпечення умов збереження готівки та інших цінностей в касі та при їх доставці з банку; дотримання правил документального оформлення операцій по руху готівки; своєчасність та повноти оприбуткування одержаної готівки з банку від інших осіб; дотримання касової дисципліни при проведенні касових операцій; цільового використання готівки; дотримання ліміту готівки в касі, умов видачі на поточні потреби та на інші цілі; дотримання встановленого порядку збереження чекових книжок, а також отримання по них готівки; стану обліку касових операцій, ведення касової книги, книг аналітичного обліку інших цінностей, які зберігаються в касі; дотримання граничних обмежень на здійснення готівкових розрахунків.

Фінасовий контроль каси та касових операцій – одна з найвідповідальніших ді­лянок документальної ревізії. Головна її мета полягає у виявленні фак­тів недостач, розтрат і привласнення грошових коштів. Це досягається методом раптової інвентаризації готівки з наступним порівнянням отри­маних даних із записами у відповідних документах. Інвентаризація проводиться згідно Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджену Міністерством фінансів України від 11.08. 1994 року № 69, зі змінами і доповненнями від 05.03.2008р. №353.

Як правило, джерелами ревізії грошових потоків є:

первинні документи (прибуткові і видаткові касові ордери; квитанції на внесок готівки до банку або на оплату послуг інших організацій; корінці чекової книжки; розрахунково-платіжні відомості на виплату заробітної плати, відпускних, матеріальних допомог, компенсацій, відрядних, стипендій та інших виплат; трудові угоди на виконання і оплату певних робіт; акти інвентаризації готівки в касі; чеки, рахунки на придбання матеріальних цінностей готівкою та накладні на отримання цінностей і надання послуг; договір про матеріальну відповідальність);

облікові регістри (журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів; касові книги; звіти касира; журнал 1 і відомості 1.1, 1.2., 1.3. за рахунками обліку грошових коштів; облікові записи на позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”; Головна книга);

звітні документи (книга обліку розрахункових операцій; розрахункова книжка, баланс підприємства (установи)).