2.10 Анализ документооборота транспортного хозяйства на предприятии

"Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда ".

Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Критерии рациональности организации работы с документами:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

- наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

- уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования );

- уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Для анализа документооборота, необходимо проанализировать работу автотранспортного участка с другими отделами предприятия, т.е движение потока документов по отделам предприятия

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ:

С производственно-техническим отделом по вопросам:

Получения:

- оперативных распоряжений по координации работ выполняемых участком;

Предоставления:

- графиков выполнения работ;

- копий отчетов о выполнении работ;

С отделом материально-технического снабжения по вопросам:

Получения:

- планов поставок материально-технических ресурсов;

- сведений о наличии материально-технических ресурсов на складе сырья и материалов;

Предоставления:

- отчетов потребности и заявок на материально-технические ресурсы; средства индивидуальной защиты;

- отчетов об использовании материально-технических ресурсов и соблюдении установленных норм расходования;

- актов о браке, оформленных в установленном порядке;

- документации о приеме материально-технических ресурсов;

С отделом охраны труда по вопросам:

Получения:

- информации о нормативах и стандартах законодательства об охране труда;

- заключений о соответствии организации работы в цехе требованиям законодательства об охране труда и окружающей среды;

Предоставления:

-информации о соблюдении законодательства об охране труда;

- отчетов о выполнении предписаний по ОТ о выполнении требований СУОТ СТБ 18001.

С отделом труда и заработной платы:

Получения:

- консультаций по трудовому законодательству;

- утвержденного штатного расписания;

- указаний по экономии средств;

- расчётных счетов по работникам участка;

Предоставления:

- проекта штатного расписания;

- служебных записок на доплаты

Пример документограммы движения одного документа транспортного участка КДЖЭУП «Жилкомсервис-два» представлен в таблице 2.11.

Таблица 2.19 - Документограмма движения одного документа «график выполнения

работ» и его рационализация во времени

	Операции		Исполнители								Существующий процесс									Оптимизация процесса
			Директор	Главный инженер		Главный бухгалтер		ПТО		Начальник АТУ	Дата		Время на операцию		Длительность операции, ч.		Дата			Время на операцию		Длительность операции, ч.
	Получе-ние задания										01.дек		9.00 -12.00		3		01.дек			9.00 - 12.00		3
	Согласо-вание										01.дек		12.30 -14.00		1,5		01.дек			12.30 - 14.00		1,5
	Согласо-вание										02.дек		14.00 -15.00		1		01.дек			14.00 - 15.00		1
	Коррек-тировка										02.дек		15.00 - 17.00		2		01.дек			14.00 - 15.00		1
	Согласо-вание										03.дек		9.00 - 10.00		1		01.дек			15.00 - 11.00		4
	Коррек-тировка										03.дек		10.00 - 11.00		1		01.дек			11.00 - 12.00		1
	Виза										04.дек		11.00- 11.30		0,5		02.дек			12.00 - 12.30		0,5
		- существующий процесс
		- оптимизация процесса

Таблица 2.20 - Движение документов на участке автотранспорта предприятия

Наименование документа	Входящие	Исходящие	Внутренние
Путевой лист	-	ОЭиТ	АТУ
График выполнения работ	-	Диспетчерская	АТУ
Отчетность	КДЖУП «Уником»	КДЖУП «Уником»	АТУ