РАЗДЕЛ 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Управленческая деятельность любого предприятия – от небольшого офиса до федерального ведомства или огромной корпорации – осуществляется на основе документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами – ключевая технология управления. Естественно, эффективное управление требует системной работы с документами.

Тема 3. Основы документооборота

Документ

Документ – материальный объект (носитель) с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, оформленный по определенным правилам, заверенный в установленном порядке и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Категории документов. Существуют следующие категории документов: внешние – для работы с другими организациями и предприятиями и внутренние – для использования (организации работы) внутри предприятия.

Внешние документы, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие документы. Входящие документы поступают от внешних организаций. Большинство из них должны порождать соответствующие исходящие документы, причем в заранее установленные сроки.

Исходящие документы, как правило, являются ответом предприятия на соответствующие входящие документы. Часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия или содержит запросы сторонних организаций о направлении входящих документов.

По направленности различают организационно-распорядительные, плановые, статистические, бухгалтерские и научно-технические документы, содержащие сведения о составе, состоянии и деятельности любой организации, о продукции, товаре, замысле, разработке и т.п.

Реквизиты документов. Основное свойство документов – наличие реквизитов. Перечень основных реквизитов определен государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Реквизит состоит из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время действия и т. д.), и реквизита-основания, дающего количественную характеристику этому объекту.

Некоторые реквизиты документов:

1.Регистрационный номер документа. Все документы, зарегистрированные

вканцелярии1, обладают уникальным регистрационным номером, который однозначно позволяет идентифицировать документ.

1 Для обеспечения единого порядка обработки документов в организациях создается служба документационного обеспечения управления: управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.

15

2.Источник документа. Это реквизит, который указывает на источник, выпустивший документ:

- сторонняя организация (для входящих документов); - подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия (для внут-

ренних и исходящих документов).

3.Ответственный исполнитель документа. Этот реквизит содержит сведения

осотруднике (обычно фамилия, инициалы, телефон), который осуществлял подготовку текста документа.

В конкретных организациях реквизиты могут иметь отличия в наименовании или дополняться другими реквизитами.

Носители документов. В настоящее время наиболее распространены следующие типы носителей документов: бумага, микрофиши (на одной микрофише – до 72 страниц бумажного документа), электронные носители (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т.д.).

Один и тот же документ может существовать на различных носителях и переходить с одного носителя на другой. На рис. 2.2.1 показаны процедуры перевода документов с различных типов носителей.

Детальное рассмотрение свойств и характеристик носителей информации не входит в программу настоящего курса. Здесь только отметим, что электронные документы имеют преимущества перед другими типами носителей при создании, совместном использовании, поиске, распространении и хранении информации.

Сканирование		Печать
Бумажный
документ
	Фотографирование
Печать	Считываниес	Микро
Электронный	микрофиши
		графический
документ		документ

Вывод на микрофишу

Рис. 2.2.1. Типы документов и их взаимодействие

Взаимосвязи документов. Большинство документов, проходящих через канцелярию, имеют ссылки (связаны) на другие документы. В частности, входящий документ практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей могут выпускаться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как с исходящими, которые вызывают их появление, так и с другими входящими – «Процесс согласования или уточнения ответа» (рис. 2.2.2).

16

Связь входящего с исходящим

Генерация исходящего документа

По поручению

Входящий

Прямая

Исходящий

Входящий

исполнитель

Исходящий

документ

подготовка

документ

документ

готовит

документ

исходящего

исходящий

документ

Возможно

На основе внут-

возникают

ренних докумен-

внутренние

тов готовится

Внутренний

Внутренний

В канцелярии на

документы

исходящий

основе внутреннего

документ

документ

документа регистри-

(документы)

(документы)

руется исходящий

Исходящий документ на контроле

Процесс согласования решения или

уточнения ответа

В ответ на

Исходящий

Входящий

Входящий

Стандартный

Исходящий

исходящий

документ

поступает

документ

документ

процесс под-

документ

готовки ответа

входящий

Ссылка на

повторное

Поступил встречный входящий

обращение

Входящий

Стандартный

Исходящий

процесс под-

документ

готовки ответа

документ

Рис. 2.2.2. Взаимосвязи документов в канцелярии

Документооборот

Впредметной и управленческой деятельности предприятий важную роль играет система работы с документами (система делопроизводства, регламент). Она предполагает не только единые правила оформления документов (документирования), но и единый порядок организации движения документов (документооборота).

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

ВРоссии организация работы с документами закреплена в государственных стандартах и других нормативных документах, в традициях и практике учреж-

дений. Государственная система документационного обеспечения управления

(ГСДОУ) содержит совокупность требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, в общественных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ведомств и предприятий.

Жизненный цикл документа. В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает жизненный цикл документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Вжизненном цикле документа выделяют две основные стадии (рис. 2.2.3).

17

		Разработка
		документа		Снятие
Публикация
				публикации
документа				документа
		Опубликованный
		документ
	Рис. 2.2.3. Жизненный цикл документа

Стадия разработки документа включает разработку содержания документа, оформление документа и утверждение документа.

Если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

На стадии опубликованного документа остаются, как правило, только одни права – доступ на чтение. Однако кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

Опубликованный документ может иметь следующие состояния:

-активный доступ;

-архивный документ;

-краткосрочное хранение;

-долгосрочное хранение;

-уничтожение.

Организация и средства документооборота. Основным принципом докумен-

тооборота является отсутствие локальных архивов и множественности каналов поступления документов. Другими словами, предприятие должно иметь один канал поступления и один архив хранения документов.

Традиционная (бумажная) технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, различные формы отчетности, а также производится оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Это требует значительных трудозатрат и определяет основную проблему – практическую невозможность централизованно отслеживать движение документов предприятия в масштабе реального времени.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно определить, над какими документами работает предприятие, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Решение проблемы заключается в установлении и соблюдении персоналом регламента работы с документами.

На современном предприятии основными инструментами работы с документами являются автоматизированные рабочие места, объединенные в сеть. Компьютерная сеть позволяет централизованно отслеживать ход делопроизводства вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

18

Регламент документооборота

Основным процессом канцелярии является организация движения на предприятии входящих документов. Обычно входящие документы проходят следующие этапы: прием, регистрацию, рассмотрение, передачу, отправку, информа- ционно-справочная работу, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизацию, формирование дел, составление описей, передачу в архив и т.д.

Канцелярия контролирует сроки исполнения входных документов. Существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю (рис. 2.2.4) и на принятие решения в центральный аппарат.

Ответственный

Обработка исполнитель Канцелярия входящей

корреспонденции

Обработка Исполнители

входящей

корреспонденции

Ответственный

исполнитель

Рис. 2.2.4. Схема прямой обработки входящего документа

На входе процесса – входящий документ; на выходе – проект исходящего документа, который после регистрации в канцелярии становится исходящим.

Движение по второму маршруту в большинстве случаев ведет к постановке документа на контроль.

При этом канцелярия контролирует только ответственных исполнителей, а не всю цепочку обработки документа. Такая схема существенно ограничивает возможности контроля.

Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота подразделения или на уровне специального делопроизводства. Только полный контроль обеспечивает устойчивое управление предприятием. Очевидно, что создание такой системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации документооборота, учитывающих бизнес-процессы предприятия, и контроля их исполнения.

Отчеты канцелярии. Основным результатом работы канцелярии являются отчеты о движении документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две группы.

Оперативные отчеты представляют объективную картину информации. Эти отчеты выводятся ежедневно или еженедельно и предназначены для оперативного управления предприятием.

Аналитические отчеты служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы – месяц, квартал, полугодие, год.

19

Архив предприятия. Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив предприятия, структура которого определяется правилами ведения архивов (рис. 2.2.5).

Архив		Государственный
предприятия
		архив

Дело		Дело
№1		№N
	Том		Том
						Документ
	№1		№1
	Том		Том
	№2		№2
	Том		Том
	№3		№3			Документ

Рис. 2.2.5. Структура архива предприятия

Из документов формируются дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел. Большое дело может состоять из нескольких томов. Поиск информации осуществляется по атрибутам томов, дел и документов.

Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов на крупном предприятии: 1, 3, 10, 30, 50, 75 лет. После истечения срока хранения дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив. Негосударственные предприятия после истечения срока хранения дела уничтожают.

Организация и функционирование электронных архивов рассматривается в теме 5 данного раздела.

Модель документооборота. С формальной точки зрения, документооборот – это система, включающая хранилище фактов, полнотекстовых источников ин-

формации и регламента работы с ними. Соответственно, можно выделить три направления автоматизации документооборота, а именно автоматизацию:

-базы данных фактографической информации;

-полнотекстовых источников информации;

-регламентов движения документов.

Для каждого направления имеются свои инструментальные средства. Однако движение по каждому из этих направлений в отдельности не может существенно изменить состояние документооборота. Построение системы делопроизводства должно осуществляться на основе пространственной модели, интегрирующей все три направления или оси (рис. 2.2.6).

20

(F)Фактография

Регламент	Полнотекстовые документы
(R)	(D)

Рис. 2.2.6. Модель документооборота

Ось F характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая связана со спецификой предметной деятельности предприятия.

Например: при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-со- проводительных документов (накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.), регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов.

Ось D – полнотекстовые документы, отражает организацию взаимодействия: формирование и передачу товаров, услуг или информации внутри и вне предприятия. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабо структурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажорные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора.

Ось R вносит в пространство документооборота третье измерение – регламент прохождения документов – описание процедур (перечень, сроки и порядок выполнения). Основа для позиционирования относительно данной оси – набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.

Точка в пространстве (F, D, R) определяет состояние системы документооборота. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса.

Представив модель документооборота таким образом и зная текущее состояние организации делопроизводства на конкретном предприятии, можно определить направления дальнейшего движения.

Например, в одном из московских банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах. Однако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации: возникали ситуации, когда «никто вроде бы и не виноват», а банк время от времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси «F» и, возможно, по оси «D», однако значение координаты по оси «R» было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом. При этом нет необходимости модернизировать СУБД (ось «F») или электронные архивы (ось «D») – речьидет только об изменении значения координат по оси «R».

21