После сканирования документы автоматически направляются на операцию распознавания, непосредственно перед которым система осуществляет ряд операций, улучшающих изображение, а значит и точность распознавания. Выполняются такие операции, как выравнивание, удаление шума и линий, восстановление символов и др. Система может распознавать печатный текст, рукописные цифры и специальные отметки. Также возможно одновременное использование нескольких распознающих модулей. При этом, безусловно, теряется скорость, но точность распознавания значительно повышается. Очень важно сказать, что при этом значительно понижается возможность пропуска некорректных данных. В зависимости от результатов распознавания, поле помечается как корректное или некорректное. Для повышения надежности данных после распознавания применяются определенные пользователем правила проверки данных. Например, можно проверить, имеется ли распознанная информация в вашей базе данных. Если данные после распознавания помечены как некорректные, то они автоматически направляются на ручное редактирование. Во время редактирования оператор видит реальное изображение нераспознанного поля и имеет возможность откорректировать его. После ввода оператором новых данных опять применяются правила проверки данных – на всех этапах ввода, как автоматического, так и ручного осуществляется проверка данных в соответствии с правилами, определенными пользователем. После извлечения данных из документа необходимо провести операцию экспорта документов и извлеченной информации в систему управления документами.
В результате выполнения всех этих операций документы заносятся в архив.
Тема 6. Маршрутизация и контроль исполнения электронных документов
При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве. При построении систем маршрутизации могут применяться два основных подхода.
При документо-ориентированном подходе документ является основным объектом системы и маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы именно с документом.
Второй подход носит название работо-ориентированный и его основным объектом является работа. К работе может быть прикреплен самый разнообразный список объектов, в том числе документы. Естественно, работа может существовать и без документов. Второй подход является более общим.
Типы систем маршрутизации
На рис. 2.2.8 приведены типы систем маршрутизации.
Свободная маршрутизация. Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация – документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени либо после завершения работы одним из них.
32
Работа
Когда |
|
Временные |
|
|
|
||
|
характеристики |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Что Документы
Как Комментарий
Список исполнителей
Кто
Карта маршрута
Свободная маршрутизация |
|
|
Жесткая маршрутизация |
|
|
||
|
|
|
|
Рис. 2.2.8. Объекты системы маршрутизации
Параллельная маршрутизация – документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.
Системы электронной почты. Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность.
Контроль доставки документа – отправителю выдается информация о том, что его документ получен исполнителем.
Контроль прочтения документа – отправителю выдается информация о том, что с его документом ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.
Контроль выполнения – отправителю выдается информация о том, что документ исполнен.
Мониторинг документа – отправитель всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его документом.
Извещение о нарушении сроков исполнения – система документооборота может известить отправителя о том, что посланный им документ просрочен конкретным сотрудником.
33
История выполнения документа.
Контроль качества исполнения означает, что при сообщении об исполнении документа, отправитель должен проверить качество исполнения и подтвердить исполнение.
Информация может выдаваться в виде изменения статуса документа в окнах входящих и исходящих документов или в виде нового документа, сформированного системой, инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.
Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация). Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные:
-комбинированные из последовательных и параллельных элементов;
-условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.
Для создания таких маршрутов используется специализированный графический редактор. Инициатор вызывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы – инициирует его. Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные приложения для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе. Любой процесс маршрутизации документов – это движение одного документа, а не множества его копий, как это происходит в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо в основном для поддержания его целостности – в процессе маршрутизации многие пользователи могут вносить изменения в документ. Кроме этого, целесообразна интеграция системы маршрутизации с архивной системой по следующим параметрам:
1. По списку пользователей и системе безопасности. Это означает, что адресаты должны обладать соответствующим набором прав для работы с документом.
2. Интеграция с операцией публикования документа. Задача состоит в том, что после окончания маршрута документ, ассоциированный с маршрутом, приобретает статус опубликованного документа. Примером такого маршрута является процесс утверждения документа.
Тема 7. Внедрение систем электронного документооборота в российском офисе
Возможности применения современных технологий работы с документами
Прежде всего заметим, что общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.
Вэтой связи следует отметить некоторые терминологические особенности.
Вчастности: в компьютерной литературе часто используют термины электрон-
34
ный документооборот и электронный архив. Однако эти термины не совпадают с документоведческими понятиями документооборота и архива.
ГОСТ и другие нормативные и методические материалы регламентируют технологию работы с готовыми документами. Термины «документооборот» и «архив» подразумевают, соответственно, строго регламентированное и формально контролируемое движение опубликованных документов внутри предприятия и некоторую систему ведения номенклатуры дел, формирования дел, организации хранения и т.п.
Под электронным документооборотом обычно понимают произвольный обмен документами (электронными) и информацией по компьютерной сети, а электронный архив подразумевает, как правило, перенесенные на машинный носитель тексты/изображения документов с некоторыми поисковыми возможностями.
Необходимость централизованного сведения данных о документах всей организации в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрацион- но-контрольных форм принципиально требует достаточно мощных средств управления документами. Детальный анализ показывает, что для описания структуры данных о документах требуется до нескольких десятков реляционных таблиц. Для эффективной реализации такой системы необходима СУБД масштаба предприятия и соответствующие средства проектирования. С другой стороны, документооборот предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по организации, по сути, workflow (кстати, термин workflow иногда переводится как делопроизводство).
С учетом этих особенностей возникает очевидный вопрос. Можно ли быстро автоматизировать нормативный документооборот, используя какие-либо популярные зарубежные прикладные пакеты типа document management, groupware или workflow, просто настроив их на отечественные реалии.
Опыт автоматизации документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения только частных задач можно ограничиться использованием зарубежных прикладных систем. Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание специализированных систем автоматизации отечественного документооборота, возможно, с использованием зарубежных пакетов в качестве отдельных компонентов.
Проблемы внедрения систем электронного документооборота
При внедрении систем электронного документооборота приходится решать:
-специфические технические проблемы, обусловленные сложностью такого рода систем;
-проблемы, характерные для процессов коренной реорганизации деятельности предприятия. Известно, что переход на электронный документооборот можно с полным правом назвать именно коренным изменением организационного и административного устройства любой организации.
Ниже названы и кратко изложены основные проблемы, возникающие при внедрении СУД. Естественно, большинство из них находят свое решение и не являются непреодолимыми препятствиями. Хочется лишь подчеркнуть, что все эти проблемы должны учитываться при принятии решения о внедрении СУД на предприятии.
35
Технические проблемы
Как и любая область человеческой деятельности, сфера документооборота стандартизирована и имеет свои проблемы.
Проблема интеграции архивной системы. Архивная система должна быть интегрирована с приложениями, в которых создаются различные электронные документы. Желательно, чтобы эта интеграция была прозрачной для пользователя, который работал бы с архивной системой напрямую, минуя обращения к файловой системе. Следовательно, диалоги операций с файловой системой должны быть заменены на диалоги работы с архивной системой. Единственной возможностью удовлетворить как производителей приложений, так и производителей архивный систем является выработка единого стандарта взаимодействия между системами такого класса. Этой цели достигла первая версия стандарта ODMA (Open Document Management API). В настоящее время данный интерфейс поддерживается следующими производителями архивных систем: PC DOCS, Saros, Novell (Soft Solutions), Watermark, Documentum и со стороны производителей приложений компаниями Corel (Corel WordPerfect Suite) и Microsoft (Office 97).
Проблема совместимости различных систем управления документами.
Иногда предприятие использует одновременно несколько систем управления документами. Поэтому возникает проблема доступа пользователя с одного рабочего места к нескольким архивным серверам для поиска документов. Для обеспечения совместной работы нескольких архивных серверов предназначен стандарт ODMA версия 2.
Аналогичная проблема существует для систем класса workflow. Выработкой стандарта для совместной работы workflow-систем от различных производителей занимается некоммерческая организация WorkFlow Coalition, а выработанная ею спецификация носит название Workflow Coalition API.
Проблема унификации используемых форматов. При работе с образами до-
кументов важна унификация используемых форматов. В качестве единого формата для черно-белых образов документов был принят формат TIFF GROUP IV. Для электронных документов другого типа стандартизация не достигла значительного прогресса вследствие разнообразия типов приложений, порождающих электронные документы. Для распространения электронных документов постепенно принимается формат PDF, разработанный компанией Adobe.
Проблемы, связанные с реорганизацией деятельности
Проблема информированности. Для принятия решения о необходимости внедрения систем управления документами руководство предприятия должно знать о существовании, назначении и процедуре внедрения таких систем.
Дело в том, что недостаточная информированность о системах управления документами приводит к их ассоциации с разновидностью автоматизированных систем управления технологическими процессами и производством (АСУТП, АСУП) и т.п. Поэтому печальный опыт неграмотного подхода к внедрению таких систем в 80-х годах XX в. ведет к ошибочному суждению о системах управления документами как о бесполезной дорогостоящей игрушке.
36