1. Робота з таблицями, типи даних, умова для значень поля. Функція Мастер Подстановки,формати Вводу-Виводу.

В Access є три способи створення таблиць: шляхом вводу даних; за допомогою “конструктора” таблиць; за допомогою “мастера створення таблиць”.

Якщо ви не відображаєте ярлики нових об’єктів у вікні бази даних, то для сворення нової таблиці необхідно відкрити список таблиць натиснувши на ярлик “Таблицы”, а потім натиснути кнопку “Создать”, тоді з’являється діалогове вікно “Новая таблица” де ви і маєте вибрати спосіб створення таблиці.

Для створення таблиці шляхом вводу даних необхідно: 1. Відкрити вікно нової або існуючої бази даних і в ньому відкрити список таблиць. 2. Виділити у списку таблиць ярлик (“Создание таблиц путем ввода даннях”) з’являється порожня таблиця зі стандартними назвами стовпців: Поле 1, Поле 2, і т.д. 3. У поля цієї таблиці необхідно внести необхідні дані. Тип даних в одному полі повинен бути однаковим. 4. Можна ввести свої власні заголовки стовпців, для цього натисніть правою кнопкою миші по заголовку стовпця і виберіть із контекстного меню команду “Переименовать столбец”. 5. По закінченню вводу даних натисніть кнопку “Закрыть”. 6. У відповідь на запитання Сохранить изменения макета или структурі таблицы <имя таблицы >? Натиснути кнопку “Да”. 7. У вікні “Сохранение” у полі “Имя таблицы” ввести ім’я нової таблиці і натиснути кнопку “ОК”. 8. У Access з’явиться повідомлення “Ключевые поля не заданы” і запитання Создать ключевое поле сей час натиснути кнопку “Нет” чи “Да”.

Використання функції “Мастер подстановки”. Зформувати стовбець підстановок для поля допомогає “Мастер подстановок”. Для того щоб його використовувати необхідно: 1. Відкрити таблицю в режимі конструктора. 2. Виділити поле і вибрати зі списку у стовпці “Тип даных” значення “Мастер подстановок”. 3. У відкритому вікні “Мастер подстановок” вибрати спосіб задання значень: Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса потім натиснути кнопку “Далее”. 4. У наступному вікні модна вибрати зі списку таблицю чи запит з якого буде здійснюватись підстановка та натиснути кнопку “Далее”. 5. У списку “Доступные поля” вводяться усі поля таблиці. 6. Продивитись стовпець підстановки, за допомогою переміщення межі вибрати ширину стовпця, а також встановити прапорець “Скрыть ключевое поле”. 7. Ввести назву стовпця підстановок і натиснути на кнопку “Готово”.

2. Встановлення зв»язку між полями таблиць. Вікно «Схеми даних».

Команди Сервіс-Схема Даних, в цьому вікні меню Связи, у ньоиу «Показати таблицю», з»являється вікно «Добавленіє таблиці», клацнути на таблиці, що хочемо використати для зв»язку, клацнути «Добавити», по закінченню кнопка”Закрити», лівою мишею переносимо ключове поле однієї таблиці на ключове поле іншої(обов»язковою умовою є співпадаємість ключових полів, які переносяться). Для зміни зв»язку необхідно вивести на екран діалогове вікно «Схема даних», потім двічі клацнути по лінії між двома таблицями, після цьог внести необхідні зміни. Для вилучення зв»язку необхідно клацнути на нього в вікні «Схема даних» і натиснути DELETE, після підтвердження вилучення зв”язок зникне.

3. Створення розрахункових полів Запиту. Існує дві можливості: Перший спосіб – створення власноручного розрахункового поля для цього курсор встановлюється у вільне поле у «Рядок поля», а далі пишемо назву поля і розрахунок цього поля, щоб переглянути треба перейти в режим таблиці. Другий спосіб – за допомогою вікна “Построитель”. Курсор – у вільне поле запита, активізувати або кнопка “Построить”. З’являється вікно “Построитель” у якому є три частини. Вибираємо для формули, виділяємо або кнопку “Вставить”, далі кнопка “ОК” з’являється значення. Також активізувати це вікно тможна за допомогою команди “Меню” правої кнопки миші, команда “Свойства” ( «Данные”.

Відбирання “Запитів” за умовою запиту. Для створення умови “Запит” відкриваємо у режимі “Конструктора”. Для створення умови користуємося рядком “Условия отбора”. Значення запита можуть бути відсортовані. Для цього активізуються поле запиту, встановлюється курсор у рядку “Сортировка” з’являеться кнопка СПИСКИ в якій міститься умова.

4. Робота із формами. Для створення форми активізувати команди “Формы” кнопку “Создать” далі “Мастер формы”. В полі визначається на базі значень якого об’єкту створюється форма (запит або «Область данных», Таблиця) і вибираються ті поля які необхідні для створення форми. Далі вибираються “Вид формы”. В останьому вікні визначається ім’я форми під яким вона зберігається в базі даних. Форма складається з таких частин: “Заголовок формы», «Примечание формы».

Для додавання колонтитула: «Вид» ( «Кололнтитулы».

5. Робота зі звітами, створення розрахункових полів, проміжних, загальних функцій.

Звіти: використовуються для більш зручного представлення даних при друці, створюються на базі значень таблиці і запитів. Створення: в основному вікні БД відкриваємо вкладку Отчьоти – Мастер Отчьота. Потім у вікні списку таблиці Запроси вибирають таблицю або запит на базі яких створюємо звіт, з»являється вікно «Доступні поля», вибираємо кнопку > , далі вибираємо поле, по якому відбувається групування даних, активізуємо поле і >. В цьому вікні можна визначити критерії для групування значень. В наст. вікні визначають які підсумки будуть розраховуватися. В наст. вікні – критерії сортування значень. В наст.вікнах вибираємо вид та стиль звіту, в останньому – назву, кнопка”Готово”. Для роботи зі звітами використ.такі графічні елементи: кн.”Надпісь” для створ.текстових полів, кнопка “Поле“ для створ.розрахункових полів. Для створ.текстового поля активіз.кнопку”Надпісь” вказівник стає + і малюємо поле. Для створ.розрахункового поля актив.кнопку”Поле”,з”являється 2 поля: для назви і визначення значень, активізуємо поле і свойства.

Створення розрахункових полів у запитах. 1)Створення власноруч нового розрахункового поля. Курсор – у вільне поле, у рядок поле , далі пишемо назву поля. Далі розрахунок цього поля, потім перейти у режим таблиці.2)За допомогою вікна “Построітель”. Для цього встановити курсор у вільне поле запиту, активізувати кнопку “Построїть”,(або права миша команда Свойства – Далєє – Далєє – Кнопка) з”являється вікно “Построітель вираженій”,ліва частина – перелік усіх компонентів БД, середня – перелік полів,що містить відкритий компонент, у верхній частині поля- для формул та кнопки для створ.формул. вибираємо двічі клацнувши або виділити і кнопку вставити, потім дія і ОК. З”являється значення.

Розрахунок заг.функцій в звітах. Звіт відкривають у режимі конструктора кнопкою Поле, створюють поле в частині Прімєчаніє Отчьота. Після створення із меню правою мишею команда Свойства – Данние – Данние, з”являється вікно Построітель вираженій, ліворуч - перелік функцій Встроєнниє Функції, в третій частині вибираємо функції, середня частина містить категорії функцій, кнопка Вставити. З”являється у вікні назва функції AVG (Expr), треба виділити те, що в дужках, замість нього: активізувати “Звіт по” або відповідний об”єкт і шукаємо потрібне і кнопка ОК.