5.3. Контроль

Контроль – процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

В функцию контроля входят учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей. Появление отклонений в деятельности фирмы от плана может потребовать срочных решений, что осуществляется через функцию координации и регулирования.

Таким образом, место и значение контроля определяется тем, что он является способом организации обратных связей.

Типы контроля:

• стратегический (или управленческий) – связан со стратегическим планированием и управлением;

• тактический (или административный) – основной задачей является слежение за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

Виды контроля (временной фактор):

• предварительный;

• текущий;

• заключительный.

Формы контроля:

• финансовый контроль является основой общего управленческого контроля и осуществляется на основе получения от каждого подразделения финансовой отчетности по стандартным формам. Финансовый контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организации – производство, маркетинг и непосредственно само управление. Он включает себя - бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей и отдачи инвестиций.

• производственный контроль включает в себя шесть функций:

• маршрутизация, то есть последовательность операций;

• загрузка, то есть распределение работ;

• производственные графики, определяющие время, когда должна производиться каждая операция;

• предварительная оценка стоимости выполнения работ;

• диспетчирование – процесс текущего упорядочивания работы;

• отправка – завершающая стадия, в которой проверяется, выполнены ли планы.

• маркетинговый контроль базируется на анализе возможностей сбыта; анализе доли рынка; анализе соотношения между затратами на маркетинг и объемом сбыта; наблюдении за отношением с клиентами.

• контроль качества, включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при исполнении, надежность в эксплуатации, является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиции на рынке.

Характеристики эффективного контроля:

• стратегическая направленность;

• ориентация на результаты;

• соответствие деятельности;

• своевременность;

• гибкость;

• простота;

• экономичность.

5.4. Координационные процессы

Координация - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.

Координационные процессы подразделяются на принятие решений и коммуникационные процессы.

5.4.1. Принятие решений. Процесс принятия решений

В процессе управления менеджерам приходится принимать большое количество решений на стадиях планирования, организовывания, мотивирования, контроля и координации. Так, составление плана на предстоящий плановый период связано с принятием таких решений, как цели деятельности, необходимые ресурсы, способы достижения поставленных задач. Процесс организовывания неизбежно вызывает необходимость принятия решений по вопросам о структуре производства и управления, об организации производственного процесса, вспомогательных служб и обслуживающего производства, об организации труда рабочих и специалистов. Процесс контроля связан с принятием решений о том, что, как и когда контролировать, какие виды и формы контроля использовать, как производить анализ полученной информации и каким образом корректировать процессы в соответствии с данными контроля и т. д.

Принятие решений – это сознательный выбор из имеющихся альтернатив направления действий сокращающее разрыв между настоящим и будущим желательным состоянием организации.

Решения, типичные для основных функций управления.

Планирование:

1. Какова наша сверхзадача или природа нашего бизнеса?

2. Какими должны быть наши цели?

3. Какие изменения происходят во внешнем окружении и как они отражаются и могут отразиться в будущем на организации?

4. Какие стратегию и тактику следует выбрать для достижения поставленных целей?

Организация деятельности:

1. Каким образом следует структурировать работу организации? Как целесообразно укрупнить блоки выполняемых работ?

2. Как скоординировать функционирование этих блоков, чтобы оно протекало гармонично и не было противоречивым?

3. Принятие каких решений следует доверять людям на каждом уровне организации?

4. Следует ли изменять структуру организации из-за изменений во внешнем окружении?

Мотивация:

1. В чем нуждаются мои подчиненные?

2. В какой мере эти потребности удовлетворяются в ходе деятельности?

3. Если удовлетворение работой и производительность моих подчиненных возросли, то почему это произошло?

4. Что мы можем сделать, чтобы повысить уровень удовлетворенности работой и производительность подчиненных?

Контроль:

1. Как нам следует измерять результаты работы?

2. Как часто следует анализировать результаты?

3. Насколько мы преуспели в достижении наших целей?

4. Если мы недостаточно продвинулись к поставленным целям, то почему это произошло, и какие коррективы следовало бы внести?

Рис. 5.4. Основные этапы процесса принятия решений

Основным элементом процесса принятия решений является проблема, под которой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому. Выработка плана действий по устранению проблемы составляет суть процесса принятия решений.

Модели принятия решений

Науку о принятии решений («исследование операций») характеризуют следующие особенности:

1. Использование научного метода;

2. Системная ориентация;

3. Использование моделей.

Научный метод в управлении.

Реализация научного метода состоит из трех этапов:

Рис. 5.5. Иллюстрация использования научного метода в управлении

Системная ориентация.

Применяя научный метод для решения проблем управления, следует помнить, что организация - это открытая система. Поэтому особенностью научного подхода к управлению является системная ориентация.

Использование моделей.

Моделирование часто необходимо в силу сложности проблем управления и трудности проведения экспериментов в реальной жизни.

Модель – это представление объекта, системы или идеи в некоторой форме, отличной от самой целостности.

Базовые типы моделей:

• Физическая модель представляет то, что исследуется с помощью увеличенного или уменьшенного описания объекта или системы.

• Аналоговая модель представляет исследуемый объект аналогом, который ведет себя как реальный объект, но не выглядит как таковой.

• Математическая модель описывает свойства и характеристики объекта с помощью символов.

Число всевозможных моделей науки управления почти также велико, как и число проблем, для решения которых они были разработаны. Кратко поясним некоторые из них.

Таблица 5.1

Модели науки управления

Модель	Область применения в бизнесе
Теория игр - метод моделирования оценки воздействия принятого решения на конкурентов. Изначально разработали военные.	Прогнозирование реакции конкурентов на изменение цен, новые компании поддержки сбыта, предложения дополнительного обслуживания, модификацию и освоение новой продукции.
Модель теории очередей	Определение оптимального числа каналов обслуживания.
Модель управления запасами	Запасы – сохраняемые ресурсы, которые используются для того, чтобы удовлетворить текущие потребности или потребности определенного периода (запасы составляют до 40% ежегодно инвестируемого капитала). Определение времени размещения заказов на ресурсы и их количества, а так же массы готовой продукции на складах. Целью данной модели является сведение к минимуму отрицательных последствий накопления запасов, что выражается в определенных издержках.
Модель линейного программирования	Определение оптимального способа распределения дефицитных ресурсов при наличии конкурирующих потребностей. Типичные варианты применения: укрупненное планирование производства, планирование ассортимента изделий, маршрутизация производства изделий, управление технологическим процессом, регулирование запасов, планирование распределения продукции, распределение рабочих.
Имитационное моделирование	Как метод моделирования, имитация обозначает процесс создания модели и ее экспериментальное применение для определения изменения реальной ситуации. Сложные ситуации, например: определение ожидаемого прироста произ­водительности и прибыли в результате применения новой технологии; определение ожидаемого объема сбыта в связи с изменением цен;
Экономический анализ	Определение объема производства, обеспечивающего безубыточность, прибыли на инвести­руемый капитал, величины чистой прибыли.

Практически любой метод принятия решений, используемый в управлении, можно рассматривать как разновидность моделирования. Однако по традиции термин "модель" обычно относится лишь к методам общего характера, рассмотренным выше. В дополнение к моделированию, имеется ряд методов, способных оказать помощь руководителю в поиске объективно обоснованного решения по выбору из нескольких альтернатив той, которая в наибольшей мере способствует достижению целей.

Таблица 5.2

Методы принятия решений

Метод	Сущность	Область применения
Платежная матрица	Платеж – это денежное вознаграждение или полезность, являющееся определенной стратегией в сочетании с конкретными обстоятельствами.	Требуется установить, какая альтернатива способна внести наибольший вклад в достижение целей.
Дерево решений	Схематическое представление проблемы принятия решений.	Сложные ситуации, когда результат принимаемого решения влияет на последующие.