Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.

• От­кройте базу данных Сластена Лили

• Разверните окно программы до раз­меров полного экрана.

Что такое элементы управления

Элемент управления - это графический объект в форме или отчете, пред­назначенный для отображения данных или для выполнения определенных действий. Наиболее распространенный тип элемента управления для пред­ставления данных носит название текстового поля. Текстовое поле позво­ляет размещать текст или числа. Вы можете использовать его для ввода но­вых данных или изменения уже имеющихся. Другой тип элементов управления, флажок, используется для ввода сообщений Да/Нет. Третий тип управляющих элементов, надпись, предназначен для размещения текста, который служит в качестве заголовка формы или содержащегося в ней поля.

Также существуют такие элементы как линии, рамки и командные кнопки. В вашем распоряжении будут также элементы управления, позволяющие открывать списки, включать в формы и отчеты рисунки, диаграммы и прочие объекты.

Каждый элемент управления обладает рядом свойств, таких, как цвет и расположение в данной форме. Вы сами можете определить, как он будет выглядеть, где размещаться и как функционировать.

Как изменить внешний вид формы

Допустим, что вам необходимо создать форму для базы данных, с информацией о наличии шоколадных наборов на складе при инвентариза­ции

• В окне базы данных щелкните на объекте Формы, после чего щелкните на кнопке Создать. Откроется окно Новая форма. В нем надо указать способы, какими будет создана Ваша база данных.

• Поскольку в форме должно быть поле с указанием количества наборов на складе, лучшей основы для формы, чем таблица Набо­ры, не найти. Поэтому в комбинированном поле списка в нижней части окна щелкните на кнопке со стрелкой и выберите в открыв­шемся списке пункт Наборы.

• В списке программ-мастеров дважды щелкните на строке Мас­тер форм. Откроется первое диалоговое окно Мастера.

• В списке Доступные поля дважды щелкните на пунктах Код набора и Количество на складе, после чего щелкните на кнопке Далее.

• Среди вариантов макетов выделите опцию В один столбец и щелкните на кнопке Далее.

• В качестве художественного оформления фона и надписей выберите Стандартный и щелкните на кнопке Далее.

• Назовите новую форму Инвентаризация, после чего щелкните на кнопке Готово. Мастер завершит создание формы и откроет ее в режиме формы. При выбранном макете название поля и его данные для каждой записи выровнены по вертикали.

• Щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов.

• Щелкните на стрелке кнопки Вид панели инструментов и в ниспадающем списке щелкните на пункте Конструктор.

В режиме формы форма разделена на три секции. В верхней части находит­ся заголовок формы, а в нижней - примечания. Основное содержание при­ходится на область данных, где представлены поля таблицы Наборы.

• Увеличьте размер окна формы, чтобы были видны все три секции.

Облас­ти заголовка и примечаний пока пусты, но Вы можете ввести туда информацию, которая будет появляться в других режимах представления формы и при печати.

Как включить в форму надпись

Надпись - это управляющий элемент формы. Здесь содержится текст, ко­торого нет в базовой таблице, но который должен быть в открытой форме. Ввести такой текст можно только с клавиатуры.

• Ухватитесь указателем мыши за верхний край полосы Примечания формы и перетащите полосу немного вниз, увеличив тем самым размер секции области данных.

• Нажмите клавишу Shift, и не отпуская ее щелкните последовательно на полях Код набора и Количество. Поля и надписи станут выделенными.

• Подведите указатель к одному из полей. Когда указатель примет вид раскрытой ладони перетащите оба поля немного вниз, оставив в верху место для заголовка.

• Щелкните на кнопке Надпись на панели элементов формы.

• В области данных формы щелкните над именем поля Код набора.

• Напечатайте (Январь-Июнь) и нажмите клавишу Еnter. Microsoft Access выделит элемент управления, и вокруг него появят­ся манипуляторы, размеров в виде квадратиков. Перетаскивая их, Вы можете менять размеры элемента управления. Нет необходи­мости изменять размеры вновь введенного элемента управления, но, возможно, целесообразно несколько переместить его.

• Перетащите над­пись в нужное место тем же способом, которым Вы перемещали поля

Как изменить размер шрифта и цветовую гамму

• Выделите надпись. Вокруг нее должны появиться манипулято­ры размеров.

• Установите для созданной вами надписи размер 12 пунктов. Вы можете впечатать число 12 в поле размеров, предварительно щел­кнув в нем мышью, или, открыв список стандартных размеров, выбрать соответствующий кегль.

Примечание. Если Вы щелкнете на надписи после того, как она была выделена, Microsoft Access поместит в нее курсор, что даст возможность редактировать текст. Пока курсор находится в тек­сте надписи, Вы не сможете изменить размер шрифта. В этом слу­чае щелкните указателем мыши вне надписи, а затем еще раз щел­кните на ней, чтобы вновь ее выделить.

После увеличения размера шрифта, текст не помещается в отведенном для него месте.

• Убедившись, что надпись еще выделена, выберите команду Формат - Размер - по размеру данных.

• Если новое расположение надписи в форме вас не устраивает, переместите ее в новое положение.

• Щелкните на полосе Область данных формы Инвентаризация. Ее цвет изменится, тогда как цвет полос заголовка и примечаний останется прежним.

• Щелкните на стрелке у кнопки Цвет фона панели ин­струментов. Откроется палитра.

• Щелкните на клетке светло-серого тона. Фон формы будет из­менен.

• Щелкните на надписи Январь-Июнь, отображающей период ин­вентаризации.

• Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните после­довательно на надписях Код набора и Количество на складе. Вокруг всех трех надписей появятся манипуляторы размеров, показывая, что надписи выделены.

• Щелкните на стрелке кнопки Цвет текста и в открывшейся палитре выберите темно-синий цвет. Затем щелкните на кнопке Цвет фона. Поскольку Вы не меняли заданный ранее цвет, фон всех надписей поменяется на светло-серый. Если текущий цвет на кнопке Цвет фона не совпадает с желаемым, вам при­дется повторить шаги 2 и 3 предыдущего упражнения.

• Выберите команду Файл - Сохранить, чтобы зафиксиро­вать сделанные вами изменения в форме Инвентаризация.

Как добавить в форму поле (связанный элемент управления)

Когда вам нужно вывести на экран информацию из поля или ввести в него данные, следует использовать связанный элемент управления. Он соеди­нен с полем таблицы или запроса, лежащего в основе создаваемой формы. Например, текстовое поле Код набора формы Инвентаризация связано с одно­именным полем таблицы Наборы. В режиме формы в этом текстовом поле отображаются обозначения наборов конфет, которые хранятся в таблице.

Работать с формой будет намного про­ще, если в ней будут отображены также названия наборов и их вес. Кроме того, работникам склада не обойтись без информации о том, выпуск каких наборов был прекращен за последние шесть месяцев.

• Ухватитесь указателем мыши за верхний край полосы Примеча­ния формы и перетащите полосу вниз. Точный размер области данных вас сейчас не должен волновать, позже Вы може­те отрегулировать его по своему желанию.

• Текстовое поле Название набора удобнее расположить непосредствен­но под полем Код набора. Следовательно, поле Количество на складе вместе с надписью надо переместить ниже. Если управляющие элементы еще выделены, щелкните где-нибудь в форме за пределами элементов управления. Сняв, таким образом, выделение, перетащи­те надпись Количество на складе вниз. При перетаскивании указатель примет вид раскрытой ладони, а текстовое поле окажется как бы привязанным к надписи и будет двигаться вместе с ней.

Совет. Если Вы хотите переместить текстовое поле, не трогая надпи­си, поместите указатель мыши в верхний левый угол поля. Указатель примет форму руки с вытянутым пальцем. Теперь перетащите тек­стовое поле. Оно будет двигаться независимо от присоединенной к нему надписи. Манипулятор размера в верхнем левом углу элемента уп­равления имеет больший размер и называется манипулятором пе­ремещения. Вы можете пользоваться им для независимого переме­щения элемента управления и присоединенной к нему надписи.

• Щелкните на кнопке Список полей панели инструментов Откроется окно Наборы, похожее на находящееся в верхней части окна конструктора запроса. Также как цветовую палитру, его можно перетащить в любое место окна, чтобы оно не перекрывало область данных формы, но в то же время не находилось слишком далеко.

• Выделите в списке пункт Название набора и перетащите его в фор­му, отпустив кнопку мыши в том месте, где должно находиться поле (но не надпись). Microsoft Access создаст в этом месте поле, а слева от него соответствующую надпись. Это поле будет привяза­но к полю Название набора таблицы Наборы.

• Перетащите поле Количество на складе повыше, чтобы все три поля располагались равномерно по высоте.

• Используя манипуляторы размеров поля и надписи, отрегули­руйте их ширину, чтобы текст в них помещался целиком.

• Щелкните на кнопке Представление формы. Во вклю­чившемся режиме формы в новом поле Вы увидите текущее на­звание кондитерского набора. Если хотите, прокрутите несколько записей, чтобы посмотреть, как меняется информация в полях формы.

• Щелчком на той же кнопке панели инструментов переключи­тесь снова в режим конструктора

Нетрудно заметить, что внешний вид новой надписи Название набора отли­чается от заданного вами стиля оформления. Однако можно добиться, чтобы Microsoft Access автоматичес­ки присваивал добавляемым полям и надписям установленную Вами цве­товую гамму.

• При необходимости изменить цвет надписи Название набора выделите ее щелчком, затем щелкните на стрелке у кнопки Цвет тек­ста, выберите в открывшейся палитре темно-синий цвет. Щелчком на кнопке Цвет фона откройте другую палитру и выберите там светло-серый цвет. Теперь данную над­пись можно использовать как образец для других вновь вводи­мых элементов.

• Не снимая выделения с надписи, выберите команду Формат - За­дать стандартные свойства. Теперь вводи­мые в форму надписи будут темно-синими на светло-сером фоне.

Примечание. Вы можете изменить стиль надписи, не прибегая к цветовым палитрам. Выделите элемент с требуемым стилем офор­мления и щелкните на кнопке Копировать формат . Если Вы теперь щелкнете на надписи, стиль которой предстоит изме­нить, то она тут же переймет все графические атрибуты надписи-образца.

• В списке полей щелкните на имени Вес. Затем нажмите клави­шу Ctrl и щелкните на имени Прекращено.

• Ухватившись за одно из имен, перетащите его (а заодно переме­стится и другое) в область данных и отпустите под полем Количество на складе, но выше полосы Примечания формы. В форме возникнут еще два поля с надписями, выполненными темно-си­ними буквами на светло-сером фоне. Если места для обоих полей не будет хватать, Microsoft Access переместит полосу примеча­ний немного вниз, чтобы в области данных поместились добавля­емые элементы.

• Переключитесь в режим формы и посмотрите, как выглядят результаты ваших действий. Если некоторые поля скрыты или, наоборот, место используется неэффективно, выберите команду меню Окно - По размеру формы .

• Вновь переключитесь в режим конструктора.

• Поменяйте местами поля так, чтобы сверху вниз они шли в сле­дующем порядке: Код набора, Название набора, Вес, Количество на складе и Прекращено. Кроме того, сделайте расстояние по вертикали меж­ду полями Вес и Количество на складе больше, чем между другими полями — тогда данные в форме будут представляться в виде двух блоков.

Как создать флажок

Тип данных в поле Прекращено таблицы Наборы является логическим, т. е. поле может содержать только два значения Да или Нет. Тем не менее, оно являет­ся текстовым. Понятно, что заменив тестовое поле флажком, Вы облегчите работу с ним.

• Щелкните на текстовом поле Прекращено и нажмите клавишу Delete.

Совет. Если Вы выделяете щелчком не поле, а присоединенную к нему надпись, то при нажатии клавиши Delete. Microsoft Access уберет с экрану только саму надпись, а поле останется нетронутым. Придется еще раз щелкнуть на поле и вновь нажать клави­шу De1ete.

• В панели инструментов щелкните на кнопке Флажок.

• Перетащите из списка полей пункт Прекращено в нижнюю часть области данных. Когда Вы отпустите кнопку мыши, в этом месте появится флажок, связанный с полем Прекращено таблицы Наборы.

Совет. Если вместо слова Прекращено рядом с флажком появится выражение Поле19, значит флажок не связан с полем таблицы. Удалите флажок вместе с надписью и повторите попытку. Важно сначала выделить инструмент Флажок на панели инст­рументов, а потом перетаскивать имя из списка полей.

• Переключитесь в режим формы и щелкните на флажке, чтобы проверить,как он работает.

Как устанавливать свойства

Каждый элемент управления имеет собственный набор свойств, определя­ющий его внешний вид и способ действия. Вы можете связать элемент управления с другим полем, изменив значение данного свойства.

Каждой области формы присущ свой набор свойств. Например, меняя цвет фона области Заголовок формы, Вы изменяете одно из свойств этой области. Наконец, вся форма в целом имеет свой набор свойств, определяющий, как она выглядит и функционирует. Свойством является и расположение в форме управляющих элементов.

• Дважды щелкните на кнопке выделения, которая расположена слева от горизонтальной линейки формы в режиме конструктора и внешне напоминает «Черный квадрат» Малевича. После этого откроется лист свойств, в котором перечислены свойства текущей формы. Теперь Вы можете воспроизвести список свойств отдель­ного элемента управления или области формы щелчком на соот­ветствующем имени элемента управления или области формы.

• Выведите на экран по очереди свойства различных управляю­щих элементов и областей формы и проверьте, как меняется при этом содержание листа свойств. Например, для начала дважды щелкните на поле Код набора, изучите его свойства, а потом присо­единенной к полю надписи. Дважды щелкните на на свободном ме­сте области данных или на полосе Область данных и просмот­рите список свойств области формы.

• Просмотрев наборы свойств нескольких элементов и областей формы, щелкните на кнопке выделения формы. На экране появит­ся список свойств самой формы.

Как поменять сетку

Сетка в виде тонких пересекающихся линий позволяет равномерно распо­лагать элементы в окне формы.

• Если сетка не видна на экране, выберите команду Вид - Сетка.

• В листе свойств формы найдите свойства Число делений по Х и Число делений по Y. Значения этих свойств были заданы Мастером при конструировании формы. Они определяют точность позиционирования элементов при перетаскивания их мышью и выражаются в числе шагов перемещения на единицу длины (дюйм или сантиметр). Следовательно, чем больше число, тем точнее можно регулировать положение элемента.

• Попробуйте изменить значения свойств, задав по очереди числа 2,4 и 10 для измерений по горизонтали и вертикали. Проверьте дей­ствия установок, щелкнув за пределами поля установки свойства и попытавшись перетащить текстовое поле или надпись.

• Установите шаг по вертикали и по горизонтали равным 4 и вый­дите из листа свойств щелчком за пределами его окна или щелч­ком на кнопке Закрыть.

Некоторые пункты листа свойств имеют кнопку построителя, с помощью которых Вы можете задать значение данного свойства. При выделении та­кого свойства с правого края строки появляется кнопка с многоточием. По­строитель позволяет создать выражение для выделенного свойства.

• В форме Инвентаризация дважды щелкните на текстовом поле Ко­личество на складе, открыв его лист свойств.

• Во вкладке Макет щелкните на пункте Цвет границы.

• Щелкните на появившейся справа кнопке построителя. Откро­ется диалог, в котором Вы можете выбрать цвет рамки из стан­дартной палитры или подобрать другой, если ни один из готовых цветов вам не нравится.

• Щелкните на темно-голубом прямоугольнике и затем на кнопке ОК.

• Теперь в строке значений свойств Вы видите число, которое со­ответствует выбранному вами цвету.

• Чтобы сильнее выделить поле, щелкните в строке Ширина грани­цы, щелкните на появившейся справа кнопке со стрел­кой и в открывшемся списке выберите значение 2 пункта (2 pt). Зак­рыв лист свойств, Вы убедитесь, что поле в форме стало выглядеть гораздо значительнее.

Как выровнять управляющие элементы

Элементы формы должны располагаться в определенном порядке - тогда и работать с формой будет удобнее.

• Откройте щелчком меню Формат.

• Если команда Привязать к сетке не включена (около ее имени нет галочки), щелк­ните на ней. В противном случае закройте меню, не производя ни­каких дополнительных действий.

• Выделите текстовое поле Код набора и слегка подвигайте его в разных направлениях. Поскольку команда Привязать к Сетке включена, элемент управления перемещается последователь­но от одного узла сетки к другому.

• Переместите текстовое поле Название набора таким образом, что­бы по вертикали между ним и текстовым полем Код набора осталось одно деление сетки. Затем переместите элемент управления Вес, чтобы между ним и текстовым полем Название набора тоже ос­талось одно вертикальное деление.

• В нижней части области данных выровняйте элементы управ­ления Количество на складе и Прекращено, чтобы между ними также осталось одно вертикальное деление.

• Щелкните на верхней надписи (но не на текстовом поле), нажми­те клавишу Shift, после чего щелкните на оставшихся заголов­ках всех пяти элементов управления формы.

• Выберите команду Формат - Выровнять - По левому краю. Левые края всех полей окажутся на одной линии.

• Выделите три верхних текстовых поля (но не надписи): Код на­бора, Название набора и Вес.

• Выберите команду Формат - Выровнять - По левому краю. Левые края всех полей тоже окажутся на одной линии.

• Произведите те же действия для текстового поля Количество на складе и флажка Прекращено.

• Переключитесь в режим формы, посмотрите, как выглядят управляющие элементы формы, и вернитесь в режим конструк­тора.

Как отформатировать форму Инвентаризация

Предположим, Вы хотите, чтобы данные текстовых полей Код набора, Название набора и Вес выглядели так, будто они написаны не в текстовых полях, а не­посредственно на поверхности формы. Тем самым Вы подскажете пользова­телю, что эту информацию менять не следует.

• Выделите текстовое поле Код набора и, нажав и не отпуская клавишу Shift, выделите текстовые поля Название набора и Вес (не путайте текстовые поля и надписи)

• Щелкните на стрелке у кнопки Цвет фона панели инструментов.

• В открывшейся палитре выберите светло-серый цвет.

• Чтобы сделать невидимой и границу поля, щелкните на стрелке у кнопки Цвет границы и в палитре щелкните на коман­дной кнопке Прозрачный. В режиме конструктора гра­ницы полей все равно будут видны.

• Поскольку текст должен контрастировать с фоном, щелкните на стрелке кнопки Цвет текста и в палитре щелкните на черном цвете.

• Выделите поле Количество на складе и приведите его атрибуты в соответствие с остальными управляющими элементами.

• Выделите все надписи и сделайте их рамки невидимыми.

• Переключитесь в режим формы и посмотрите, какой стала до­работанная форма.

Кондитерские наборы в фирме «Сластена Лили» выпускаются весом 250,375 и 500 граммов. По умолчанию числовые данные выравниваются, или вык­лючаются вправо. Из-за этого столбец данных получается рваным. Поэто­му, привести оформление полей к одному стилю.

• Переключитесь в режим конструктора.

• Дважды щелкните на текстовом поле Вес, чтобы выделить его и одновременно открыть лист свойств.

• Прокрутите список свойств, пока не дойдете до пункта Выравни­вание текста.

• Щелкните на кнопке По левому краю панели инструмен­тов. В строке со значением свойства теперь написано По левому краю.

• Закройте лист свойств. Чтобы увидеть результаты, переклю­читесь в режим формы.

Для облегчения работы с формами базы данных Сластена Лили некоторые поля в них образуют группы, разделенные толстой серой линией. Сделаем то же самое для формы Инвентаризация.

• Переключите форму Инвентаризация в режим конструктора.

• Откройте форму Конфеты и посмотрите, что из себя представля­ет разделительная линия. Закройте форму Конфеты и выделите форму Инвентаризация.

• Щелкните на кнопке Линия панели инструментов.

• Ниже поля Вес проведите линию по всей длине формы. Чтобы линия получилась строго горизонтальной, во время рисования дер­жите нажатой клавишу Shift.

• Щелкните на стрелке у кнопки Ширина границы па­нели инструментов и в открывшемся наборе выберите образец с цифрой 2.

• Для просмотра результатов переключитесь в режим формы.

• Отрегулируйте размер окна формы, выбрав команду Окно - По размеру формы.

Совет. Если эта команда меню недоступна, проверьте, не увеличено ли до максимума окно формы. Если так, щелкните на кнопке Восстановить в правом верхнем углу окна, а затем выберите ука­занную команду.

• Сохраните форму с внесенными в нее изменениями.

Как создать всплывающую подсказку

• Переключитесь в режим конструктора и дважды щелкните на флажке Прекращено, чтобы открыть его лист свойств.

• С помощью полосы прокрутки вкладки Все доберитесь до пункта Всплывающая подсказка и в строке значения свойства напе­чатайте: Поставьте флажок, если производство прекращено.

• Переключитесь в режим формы и укажите на флажок. Под ука­зателем мыши появится подсказка с введенным вами текстом.

• Сохраните и закройте форму.

Окончание занятия

• Для перехода к следующему уроку щелкните на кнопке Закрыть окно базы данных или выберите команду Файл- Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду Файл - Выход. Вы закроете окна и выйдете из программы.

Занятие 11

РАБОТА С РИСУНКАМИ И ДРУГИМИ ОБЪЕКТАМИ

Цель занятия: научиться включать в форму рисунок; дополнять форму элементом управления (рамкой объекта), которая позволяет воспроизвести объект из записи; эффективно размещать текст в рамке.

Работая с формами и отчетами Microsoft Access, Вы можете пользоваться картинками, диаграммами и прочими объектами, созданными в других программах. Более того Вы можете хранить графические объекты в таблицах базы данных и воспроизводить их в форме наравне с прочими данными, такими как текст и числа.