Окончание занятия

• Щелкните на кнопке Закрыть окно базы данных или выберите команду меню Файл - Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл - Выход.

Занятие 4

ПОИСК ИНФОРМАЦИИ.

Цель занятия: научиться находить запись, содержащую заданное значение; фильтровать записи, чтобы выделить подмножество родственных записей; сортировать записи.

Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.

• От­кройте базу данных Сластена Лили

• Разверните окно программы до раз­меров полного экрана.

Как вести поиск записи или группы записей

• В окне базы данных щелкните на объекте Формы, а затем дважды щелкните на значке Перечень заказчиков. Откроется форма с первой записью.

• Щелкните в любом месте фамилии заказчика. Сейчас важно, что фамилия находится на общем сером фоне.

• Щелкните на кнопке Найти на панели инструментов. По­явится окно Поиск и замена. Если окно закрывает содер­жание формы, Вы можете перетащить его в другое место за стро­ку заголовка.

• В поле Образец введите имя клиента: Valerio.

• В принципе Вы можете провести проверку во всех полях, но по­скольку вам известно, что в поле Образец находится фамилия кли­ента, Вы можете сузить область поисков, выбрав опцию Фамилия в поле Поиск в:, и тем самым, ускорить выполнение процедуры. В поле Совпадение: выберите Поля целиком

• Щелкните на кнопке Найти. Появляется запись клиент­ки, которой Вы должны позвонить, но на всякий случай удосто­верьтесь, что заказчика с такой фамилией больше нет.

• Щелкните в диалоге на кнопке Найти далее. He найдя другого клиента с такой фамилией, Microsoft Access выводит об этом сообщение на экран.

• Щелкните в сообщении на кнопке ОК.

• Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть окно поиска.

Как организовать поиск записи по неполным сведениям

• В форме Перечень заказчиков щелкните на первой строке поля Ад­рес. При этом вам необязательно возвращаться к первой записи — программа проведет поиск от текущей записи по всему списку.

• Щелкните на кнопке Найти на панели инструментов. Появ­ляется окно Поиск и замена, в поле Образец кото­рого все еще хранится фамилия предыдущего заказчика.

• Введите в поле Образец фрагмент названия улицы Stew.

• Щелкните на стрелке у поля Совпадение и выделите из списка пункт С любой частью поля.

• Щелкните на кнопке Найти. Microsoft Access покажет вам адрес с улицей «Stewart».

• Щелкните в диалоге на кнопке Найти далее. Microsoft Access покажет еще один адрес, который Вам не подходит, ибо за­данный фрагмент находится в середине слова.

• Щелкните в диалоге на кнопке Найти далее. Других ад­ресов, удовлетворяющих заданному вами условию, в списке об­наружено не будет.

• Щелкните на кнопке Закрыть в окне Поиск и замена и затем закройте форму.

Как пользоваться фильтром для поиска группы взаимосвязанных записей

Предположим, Вы разрабатываете новый набор с конфетами из белого шо­колада. В этой связи вам хотелось бы иметь перед глазами список всех по­добных изделий. Microsoft Access предоставляет в ваше распоряжение два способа: фильтрации по выделенному и изменения фильтра. При выборе данных Вы воспользуетесь обоими.

• Откройте форму Конфеты. Откроется форма с описанием первой по списку конфеты.

• В панели инструментов щелкните на стрелке у кнопки Вид и выберите в открывшемся списке пункт Режим таблицы. В столбце Сорт шоколада перечислены сорта шоколада, ис­пользуемые при изготовлении той или иной конфеты.

• Щелкните где-нибудь в поле Сорт шоколада.

• С помощью функции поиска найдите в столбце первое упоминание сорта «белый».

• В панели инструментов щелкните на кнопке Фильтр по выделен­ному. Все записи, содержащие в графе Сорт шоколада сло­во белый останутся на экране, а остальные будут удалены. В об­ласти навигационных кнопок в нижней части окна таблицы Вы можете увидеть, что здесь отображены только отфильтрованные записи.

Как добавить критерий

Поскольку Вы заранее решили сделать новый набор возможно дешевле, вам хотелось бы отобрать из представленного списка конфеты стоимостью мень­ше 145 руб. Чтобы ввести новый критерий, Вы должны воспользоваться спо­собом изменения фильтрации.

• В панели инструментов щелкните на кнопке Изменить фильтр. Откроется диалог Фильтр. Критерий «белый» уже содержится в поле Сорт шоколада, поскольку Вы его задали ранее. Теперь остается задать фильтр для данных поля Стоимость.

• С помощью горизонтальной полосы прокрутки переместите гра­фу Стоимость, чтобы она была видна на экране.

• Щелкните в ячейке столбца Стоимость. Справа появится кнопка со стрелкой. Щелкните на стрелке и выберите новый критерий в открывшемся списке.

• Прокрутив список, найдите в нем значение 145 и щелчком вы­делите его. Теперь фильтр покажет вам записи конфет, стоимость которых совпадает с данным числом. Вам же нужны записи, где стоимость не превышает указанного критерия. Следовательно, вам необходимо еще ввести в фильтр оператор сравнения.

• Щелкните слева от числа, чтобы поместить туда курсор, и на­печатайте знак «<». Оператор сравнения укажет программе оста­вить в списке только записи, у которых стоимость удовлетворяет указанному условию, т.е. она меньше, чем 145 руб.

• В панели инструментов щелкните на кнопке Применение фильтра. После этого в списке останется две записи, удовлетво­ряющие обоим критериям.

• Чтобы вернуть на экран все записи, щелкните на кнопке Удалить фильтр, которая появилась на месте кнопки Применение фильтра.

Как сортировать записи

• При открытой на экране форме Конфеты щелкните в поле Назва­ние конфет.

• В панели инструментов щелкните на кнопке Сортировка по возра­станию. Кроме того, указав на пункт Сортировка меню Записи, Вы можете щелкнуть на пункте По возраста­нию. В данном случае «возрастание» означает, что сор­тировка идет от первых букв алфавита к последним.

Предупреждение. Функция сортировки по русскому алфавиту в Microsoft Access выполняется, к сожалению, некорректно. Рассортируйте записи по порядку номеров

• Щелкните в любой ячейке столбца Стоимость.

• В панели инструментов щелкните на кнопке Сортировка по убыванию. Кроме того, указав на пункт Сортировка меню Записи, Вы можете щелкнуть на пункте По убыванию.

• Закройте форму Конфеты.

Microsoft Access при выходе из формы автоматически сохраняет записи от­сортированными. Поэтому, когда Вы в следующий раз откроете форму, кон­феты в ней будут располагаться по стоимости. Фильтры вместе с формами не сохраняются.

Как создать дополнительные фильтры

Создадим фильтр, с помощью которого можно получить список заказчиков, появившихся с 15 декабря 1996 года, дня начала кампании.

• Откройте форму Перечень заказчиков. В данном случае лучше пользоваться режимом формы, а не таблицы, так что проверьте, какой именно режим представления активизирован.

• В панели инструментов щелкните на кнопке Изменить фильтр.Диалоговое окно, которое при этом откроется, будет иметь несколько иной вид, чем прежде. Это объясняется тем, что Вы со­здаете фильтр из режима формы.

• Нажмите четыре раза клавишу Tab, чтобы курсор распола­гался между надписями Адрес и Тел. О расположении курсора мож­но судить по появлению кнопки со стрелкой, находящейся справа от курсора.

• Щелкните на кнопке и из открывшегося списка выберите пункт Canada. Теперь это слово появится в качестве критерия в окне фильтра по выделенному критерию. Обработать информацию про­стым фильтром можно уже сейчас, если щелкнуть на кнопке При­менение фильтра. Но в нашем упражнении будет использо­ван комплексный фильтр и задан порядок сортировки.

• Выберите команду меню Фильтр - Расширенный фильтр. Откроется диалоговое окно. В нем уже установлен критерий, который Вы задали своими предшествующими действиями. Теперь надо отобрать записи по дате первого заказа и затем отсортировать их.

• Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в сетку характеристик фильтра в поле следующего столбца.

• Щелкните на кнопке, открывающей список полей формы. Про­крутите список и выделите пункт Дата заказа.

• Щелкните в находящемся чуть ниже поле сортировки. Щелк­ните на появившейся здесь кнопке со стрелкой и выделите в от­крывшемся списке пункт По убыванию. Теперь список заказчиков в первых строках покажет клиентов, сделавших свои заказы последними.

• Чтобы задать дату, от которой начинается отсчет, щелкните в поле Условие отбора, находящемся строкой ниже. Увидев здесь мигающий курсор, введите с клавиатуры выражение, озна­чающее «15 декабря или позже»: >=15-дек-96 и нажмите клавишу Enter. После этого Microsoft Access поместит дату между зна­ками «#», указывая, что в выражении используется формат даты/времени.

• В панели инструментов щелкните на кнопке Применение фильтра. По изменению информации в области навигационных кнопок Вы поймете, что фильтр сработал. Вы можете просматри­вать информацию о заказчиках, щелкая на навигационных кноп­ках, а можете увидеть их список, если перейдете в режим табли­цы. Расширенный (комплексный) фильтр одинаково работает для обоих режимов представления.

• В панели инструментов щелкните на стрелке у кнопки Вид и выберите в открывшемся списке пункт Режим таблицы. Также Вы можете воспользоваться командой меню Вид - Режим таблицы.

Окончание занятия

• Для перехода к следующему уроку щелкните на кнопке Закрыть окно базы дан­ных или выберите команду меню Файл - Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл – Выход. Вы закроете окна и выйдете из программы.

Занятие 5

ПЕЧАТЬ ОТЧЕТОВ И ПОЧТОВЫХ НАКЛЕЕК.

Цель занятия: научиться открывать и просматривать отчет перед печатью; распечатывать отчет; создавать и распечатывать наклейки с почтовыми адресами.