Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.

• От­кройте базу данных Сластена Лили

• Разверните окно программы до раз­меров полного экрана.

Как создать сложную форму

В Microsoft Access для подобной процедуры лучше всего воспользоваться Мастером форм. Мастер создаст обе формы и принудит их действовать за­одно. Он даже автоматически установит между ними связь, если будут вы­полнены два условия:

• главная форма создана на основе таблицы или запроса;

• подчиненная форма создана на основе таблицы, взаимосвязан­ной с таблицей главной формы, или на основе таблицы или зап­роса, содержащих поля с имеющих то же имя и тип данных, что и ключевое поле таблицы главной формы.

В планируемой вами сложной форме главная форма основана на таблице Заказчики, так что первое условие выполнено. Ключевым полем этой таблицы является Код заказчика.

Для подчиненной формы будет использован запрос Заказы с общей суммой, в котором также есть поле Код заказчиков и, таким образом второе условие так­же выполнено. Этот запрос содержит информацию о заказах каждого кли­ента, и именно эти сведения и нужно отобразить в подчиненной форме.

• В окне базы данных щелкните на объекте Формы и в ней щелкните на кнопке Создать.

• В открывшемся окне Новая форма дважды щелкните на строке Мастер форм.

• В первом окне в списке Таблицы/Запросы выделите пункт 3аказчики.

• Для вашей формы выберите двойным щелчком следующие име­на полей таблицы: Фамилия, Имя, Штат/Провинция и Телефон.

• Снова обратитесь к полю списка Таблицы/Запросы и выделите там пункт Запрос: Заказы с общей суммой.

• Выберите двойным щелчком следующие имена из списка Дос­тупные поля: Код заказа, Дата заказа, Всего. После этого щелкните на кнопке Далее.

Предупреждение. При переносе некоторых полей рядом с их име­нами будет появляться имя исходной таблицы. Это вызвано осо­бенностями работы Microsoft Access с русским алфавитом. Сразу после создания ваша форма из-за этого может работать некоррек­тно. Однако, переключив ее в режим конструктора и восстановив там правильные имена полей и надписей, Вы легко поправите дело.

• На вопрос Мастера, какой выбрать тип представления данных, щелкните на строке Заказчики.

• Если не включена по умолчанию опция Подчиненные формы , включите ее и щелкните на кнопке Далее.

• Выберите для формы Табличный макет и щелкните на кнопке Далее.

• Выберите из списка стилей Стандартный и щелкните на кнопке Далее.

• Измените заголовок формы на Заказчики и заказы и щелкни­те на кнопке Готово. Microsoft Access сохранит под этим на­званием сложную форму. Присвойте подчиненной форме имя Подчиненная для заказчиков и заказов. После этого откроется новая форма.

• Переключитесь в режим конструктора и исправьте содержимое полей, содержащих кроме самих имен полей, название таблицы, удалив названия таблиц.

Подчиненная форма присоединена к основной. Чтобы убедиться в этом, про­листайте несколько записей заказчиков.

• Перейдите к записи следующего заказчика щелчком на навига­ционной кнопке следующей записи. Содержание подчиненной фор­мы будет соответствовать заказам, сделанным вторым клиентом.

• Переключитесь в режим конструктора. Наряду с привычными управля­ющими элементами главной формы в нижней части окна находится родин большой прямоугольник, представляющий управляющий эле­мент подчиненной формы. Среди его свойств есть такое, которое от­вечает за связь с соответствующей записью главной формы.

• Щелкните где-нибудь в прямоугольнике управляющего элемен­та подчиненной формы и затем — на кнопке Свойства па­нели инструментов. Откроется лист свойств подчиненной формы.

• Закройте лист свойств. Программой не предусмотрено отобра­жение подчиненной формы в режиме конструктора. При необхо­димости просмотреть и отредактировать ее, нужно открыть под­чиненную форму в режиме конструктора из объекта Формы окна базы данных. Щелкните на значке Подчиненная для заказ­чиков и заказов, затем - на кнопке Конструктор. Мастер фор­мы разместил по текстовому окну на каждое поле, перенесенное сюда из запроса.

• Закройте подчиненную форму

• Закройте главную форму и сохраните внесенные изменения.

Как создать командную кнопку, открывающую форму

Совсем необязательно, чтобы дополнительные сведения все время находились перед глазами. Можно поместить в форму экранную командную кнопку, щел­кнув на которой, Вы при необходимости открывали бы другую форму.

• Откройте форму Заказчики и заказы в режиме конструктора.

• В панели элементов щелкните на кнопке Мастера, если она еще не выделена. Там же щелкните на кнопке Кнопка.

• Щелкните в форме на свободном месте, где будет располагаться кнопка, например, справа от поля Фамилия. Откроется первый диа­лог Мастера.

• В списке Категории выделите строку Работа с формой.

• В списке Действие выделите строку Открытие формы, а потом щелкните на кнопке Далее.

Форма Поставка содержит всю необходимую нам информацию о тарифе дос­тавки в выбранный регион.

• В списке второго диалога Мастера выделите форму Поставка и щелкните на кнопке Далее.

• Выделите опцию Открыть форму для отобранных записей и щелкните на кнопке Далее.

• Чтобы указать поля, содержащие совпадающие данные, выде­лите поле Штат/Провинция из таблицы Заказчики и заказы и поле По­ставка в штат/провинцию из таблицы Поставка, после чего щелкните на кнопке с двуглавой стрелкой, расположенной между списками, и щелкните на кнопке Далее.

• Щелкните на опции Текст, затем выделите текст в поле От­крытие формы и наберите Тариф на поставку, после чего щелкните на кнопке Готово. Форма Заказчики и заказы появит­ся в режиме конструктора уже с кнопкой Тариф на поставку. Теперь с ней можно работать.

• Переключитесь в режим формы.

• Щелкните на командной кнопке Тариф на поставку, чтобы открыть форму Поставка. Появляется запись, относящаяся именно к тому заказу, который выведен в форме при щелчке на кнопке.

• Перейдите к другой записи формы Заказчики и заказы.

• Снова щелкните на командной кнопке Тариф на поставку. Запись в форме Поставка изменилась, поскольку речь теперь идет о другом регионе.

• Сохраните форму Заказчики и заказы, после чего закройте обе формы.

Как провести вычисления в форме

Поля, содержащие значения имени и фамилии клиента в форме Заказчики и заказы, присоединены к соответствующим полям таблицы Заказчики. Но в силу ряда причин, в частности экономии места на экране, имеет смысл предста­вить эти данные в одном поле. Чтобы это осуществить, нужно воспользо­ваться расчетным элементом управления. Он связан не с полем, а с выра­жением. В выражении могут быть объединены текстовые значения из нескольких полей базовой таблицы или запроса, а также могут производить­ся вычисления с использованием значений полей.

• Откройте форму Заказчики и заказы в режиме конструктора.

• Выделите щелчками поля Имя и Фамилия, держа нажатой клави­шу Shift.

• Нажмите клавишу Delete, чтобы удалить оба поля вместе с надписями.

• Щелкните на кнопке Поле на панели инструментов.

• Щелкните в области данных формы в том месте, где предпола­гаете поместить верхний левый угол управляющего элемента. В этом месте появится поле. Оно пока не привязано ни к одному объекту базы данных, о чем говорит текст в нем, представляю­щий слово Свободный.

• Поместите указатель в текстовое поле, когда он примет вид вер­тикальной черточки, произведите щелчок.

• Напечатайте: =[Имя]&» «&[Фамилия] и нажмите клавишу Enter. Не забудьте поставить пробел между двумя знаками ка­вычек, иначе потом имя и фамилия в поле сольются. Имена полей должны быть заключены в квадратные скобки.

• Переключитесь в режим формы, чтобы посмотреть на резуль­тат. В поле теперь находится полное имя заказчика.

• Вернитесь в режим конструктора.

Когда Вы вставляли в форму новое поле, ему была присвоена надпись, на­против Поле19. Вам нужно поменять ее на более информативную.

• Щелкните на надписи нового поля и поместите туда указатель, чтобы он принял вид вертикальной черты.

• Дважды щелкните на тексте надписи. Весь текст окажется вы­деленным.

• На его месте напечатайте: Имя заказчика. Размер рамки над­писи изменяется, так что в ней уместится весь текст.

• Перенесите поле данных вправо, чтобы надпись не заслоняла данных.

• Переключитесь в режим формы и выберите команду меню Окно -По размеру формы.

• Сохраните форму и закройте ее.

Окончание занятия

• Для перехода к следующему уроку щелкните на кнопке Закрыть окно базы данных или выберите команду меню Файл- Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл - Выход. Вы закроете окна и вый­дете из программы.

КОНТРОЛЬНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ К ЗАНЯТИЯМ 10-13

Вы повторите пройденное и потренируетесь:

• добавлять в форму надписи;

• добавлять в форму связанный инструмент управления;

• добавлять в форму рисунок;

• суммировать в запросе данные;

• задавать параметры запроса;

• создавать отчет на основе параметрического запроса.

Теперь, когда Вы научились вставлять в форму новые управляющие эле­менты, Вы можете доработать другие формы базы данных Сластена Лили и сделать их более удобными в обращении, а также повысить точность и дос­товерность данных.

Сценарий

По компании «Сластена Лили» разнеслась весть о том, что формы базы дан­ных, оказывается, поддаются переработке и после этого становятся более удобными. В отделах поняли, что, имея дело с более удобной формой, можно повысить скорость обработки информации. Кроме того, формы приобрета­ют привлекательный вид и могут служить в рекламных целях при проведе­нии мероприятий в самой компании и при встречах с клиентами. Вы согла­сились помочь в усовершенствовании форм базы данных в целях развития связей фирмы.

Этап 1. Добавьте в форму надпись

Отдел маркетинга заинтересован в упрощении процесса распознавания дан­ных, содержащихся в форме. Для этого нужно добавить в форму Продажи на­боров надпись и заменить цветовую гамму.

1. Откройте форму Продажа наборов в режиме конструктора.

2. Добавьте в заголовок формы надпись, воспользовавшись инст­рументом Надпись панели элементов.

3. Введите с клавиатуры текст надписи: 4-й квартал.

4. Воспользуйтесь функцией Цвет текста, чтобы сделать надпись светло-серой. Попробуйте применить опцию копирова­ния формата, чтобы поменять внешний вид надписи за один шаг.

5. Для улучшения читаемости измените размер шрифта надписи.

Подробнее Смотрите

О добавлении в форму надписи Занятие 10

Об изменении размера управляющего элемента Занятие 10

О кнопке Цвет текста Занятие 10

Этап 2. Добавьте в форму присоединенный управляющим элемент

При вводе информации о конфетах компании «Сластена Лили» было бы хо­рошо иметь перед глазами сведения о весе наборов. С этой целью вам пред­стоит добавить в форму Продажи наборов присоединенный элемент управле­ния, демонстрирующий вес наборов конфет. Также вам предстоит изменить название элемента, чтобы в случае обра­щения к этому элементу в другой форме или запросе оно несло конкретную информацию.

1. В форме Продажи наборов освободите место для нового текстового поля. Лучше, если поле будет находиться под названием набора, но выше серой линии, разделяющей основную и подчиненную фор­мы.

2. Перетащите в освобожденную зону поле Вес набора из окна Список полей, создав присоединенный элемент управления.

3. Поскольку вес выражается трехзначным числом, подберите размер нового поля так, чтобы все число, обозначающее вес, по­мещалось в нем целиком.

4. В листе свойств измените свойство Подпись напечатав: Вес набора.

5. Переключитесь в режим формы, чтобы оценить результаты. При необходимости измените размер текстового поля.

6. Вернувшись в режим конструктора, выделите надпись нового текстового поля и задайте для надписи темно-синий цвет.

7. В листе свойств замените имя надписи на Вес набора.

8. Закройте форму и сохраните изменения.

Подробнее Смотрите

О добавлении в форму присоединенного элемента управления Занятие 10

Об установках свойств присоединенного элемента управления Занятие 10

Этап 3. Добавьте в форму картинку

В отделе кадров узнали, что Вы можете создать форму с картинкой. Им дав­но уже хотелось иметь формы со сведениями о сотрудниках, где кроме тек­стовых данных были бы их фотографии. Понимая, что пока это невозможно, ори попросили вас вставить в форму Сотрудники хотя бы логотип компании.

1. Откройте форму Сотрудники в режиме конструктора.

2. С помощью инструмента Изображение панели элементов создайте в области заголовка формы управляющий элемент в виде рамки графического объекта.

3. Вставьте в рамку логотип компании.

4. Посмотрите, как выглядит форма в режиме формы.

5. Вернитесь в режим конструктора. В листе свойств задайте свой­ству Имя значение Логотип.

6. Закройте форму и сохраните изменения.

Подробнее Смотрите

О добавлении в форму картинки Занятие 11

Об изменении размеров внедренного объекта Занятие 11

Этап 4. Создайте сложную форму

К вам поступила просьба о включении в форму сведений о тарифах на по­ставку в заданный регион. Вы должны сконструировать сложную форму, со­держащую список тарифов по каждой транспортной компании.

1. Воспользуйтесь Мастером форм, чтобы создать на основе таб­лицы Транспорт главную форму, а на основе таблицы Поставка - под­чиненную форму.

2. Добавьте в главную форму поля Код транспорта, Транспортная ком­пания и Доставка авиатранспортом.

3. Добавьте в подчиненную форму поля Поставка в штат/провинцию и Тариф.

4. Назовите главную форму Тарифы на поставку, а подчиненную -Подчиненная для тарифов на поставку.

5. Закройте форму.

Подробнее Смотрите

О совместной работе двух форм Занятие 12

О создании сложной формы Занятие 12

Этап 5. Создайте командную кнопку

Форма презентации конфет была очень хорош принята в компании, благо­даря возможности ее использования в рекламных целях. Однако клиенты заинтересованы в ее подробной информации по представляемым продук­там. В связи с этим в форме надо создать командную кнопку, щелчком на которой можно было бы открывать форму Конфеты.

1. Откройте форму Презентация конфет в режиме конструктора..

2. Добавьте в форму командную кнопку, воспользовавшись инст­рументом Кнопка (Command Button) на панели элементов.

3. Присвойте кнопке функцию открытия формы Конфеты.

4. Выделите поле Название как поле с совпадающими данными.

5. Напечатайте текст Подробности конфет в качестве надписи на кнопке.

6. Переключитесь в режим формы, чтобы проверить, как работа­ет кнопка.

7. Закройте обе формы и сохраните сделанные изменения.

Подробнее Смотрите

О создании командной кнопки Занятие 12

Этап 6. Создайте комбинированное поле

Подчиненная форма заказов содержит текстовое поле, в которое оператор вводит код заказанного набора. Этот управляющий элемент присоединен к полю Код набора таблицы Подробности наборов. Оператору было бы удобнее вы­бирать код из списка, особенно если вместе с кодом будет указано название набора. Подобные сведения в том виде, как их можно было бы отобразить в списке, содержит запрос Список наборов.

1. Откройте подчиненную форму наборов в режиме конструктора.

2. В области данных удалите текстовое поле Код набора.

3. Воспользуйтесь кнопкой Поле со списком и замените удаленное текстовое поле комбинированным полем списка. При­соедините его к полю Код набора таблицы.

4. Задайте форму ниспадающего списка, чтобы он соответствовал запросу Список наборов.

5. Удалите надпись, присоединенную к комбинированному полю.

6. Установите такую последовательность переходов, чтобы ком­бинированное поле выделялось в форме первым.

7. Закройте Подчиненную форму заказов и сохраните изменения.

8. Откройте форму Заказы и проверьте действие комбинированно­го поля. Затем закройте форму.

Окончание занятия

1. Для перехода к следующему Занятию щелкните на кнопке Закрыть окна базы данных или выберите команду меню Файл - Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

2. Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл - Выход. Вы закроете окна и вый­дете из программы.

Занятие 13

СОЗДАНИЕ ПОДРОБНОГО ОТЧЕТА.

Цель занятия: пользоваться Мастером подробного отчета; просматривать и распечатывать отчет; разбираться в структуре отчета и изменять ее; • представлять группы записей, исключать повторы.